Платформа для управления денежными потоками проектного бизнеса • Muhtar

Главное о кейсе

Muhtar — инструмент для руководителя, который показывает не список задач, а приближение точки, после которой проект начнёт терять прибыльность, если вовремя не вмешаться.

Muhtar появился не из продуктовой презентации и не из мечты сделать «ещё один таск-трекер». Он вырос из очень практичной боли проектного бизнеса: проекты идут, люди работают, заказчик что-то согласовывает, команда увлекается, часы тихо накапливаются, а в какой-то момент руководитель открывает реальность и видит, что прибыль уже съедена.

В проектной компании это происходит не громко. Не красной сиреной. Просто один фиксированный проект внезапно забирает маржу нескольких нормальных проектов. И если увидеть это в конце, остается только красиво страдать, объясняться с заказчиком и обещать себе в следующий раз считать внимательнее.

Мы сделали Muhtar, чтобы сигнал о проблеме появлялся заранее: не когда проект уже сгорел, а когда ещё можно вмешаться и принять решение.

Muhtar связывает проектный план, фактические трудозатраты, загрузку команды, этапы, сроки и деньги в одну управленческую картину. Это не система ради учета и не инструмент для микроконтроля людей. Это способ держать перед глазами экономику проекта: где мы в плане, где уже вышли за рамки, где сэкономили, где пора идти к заказчику за допником, а где нужно принять внутренний убыток и поменять процесс.

Задачи Собаки Павлова:
- Собрать сервис, который показывает руководителю не просто задачи, а финансовое состояние проектов.
- Связать план, факт, загрузку людей, этапы, сроки и бюджеты в одной системе.
- Дать ранние сигналы, когда проект начинает выходить за рамки.
- Проверить, насколько внутренняя боль проектного бизнеса универсальна для международного рынка.
- Перейти от внутреннего инструмента к продукту, который можно адаптировать под разные модели проектной работы.

Проблемы бизнеса которые решали:
Собака Павлова — проектная команда. У нас бывают разные типы проектов: фиксированные, почасовые, пакетные, с разной степенью неопределенности. И чем больше в проекте человеческой, исследовательской, дизайнерской и коммуникационной работы, тем сложнее честно предсказать, сколько он займет.

Обычные инструменты закрывали куски задачи, но не закрывали боль целиком. Jira и аналоги помогают вести задачи. Таблицы помогают считать. Финансовые документы помогают фиксировать факт. Но руководителю проектного бизнеса нужен не набор разрозненных мест, а один ответ: что сейчас происходит с проектом с деньгами?

Нам нужно было видеть:
— сколько часов заложено в проект и в каждый этап;
— сколько уже потрачено;
— где перерасход;
— кто именно тратит ресурс;
— сколько времени осталось;
— какие сроки уже просрочены;
— где проблема на нашей стороне, а где на стороне клиента;
— когда нужно идти разговаривать, пока разговор еще возможен.

Главная задача была не «сделать трекер». Главная задача — вернуть руководителю маленькой проектной компании видимость бизнеса.

Выдающееся о процессе:
- Мухтар вырос из реальной внутренней эксплуатации, а не из кабинетной гипотезы.
- Продукт проверяли через кастдевы с разными типами управленцев.
- В процессе появилась новая стратегическая рамка: Мухтар не только коробочный таск-трекер, а набор «кубиков» — данные, API, интерфейсы и кастомные сценарии, из которых бизнес может собрать свою модель управления.

Muhtar is a manager's tool that shows not a list of tasks, but rather the approaching point at which a project will begin to lose profitability if not addressed in a timely manner.

Muhtar didn't emerge from a product presentation or a dream of creating "yet another task tracker." It grew out of the very practical pain of project-based business: projects are ongoing, people are working, the client is approving something, the team gets carried away, the hours quietly pile up, and at some point the manager wakes up to reality and sees that the profit has already been eaten up.

In a project-based company, this doesn't happen loudly. It doesn't sound like a red siren. It's just that one fixed project suddenly takes away the margin of several normal projects. And if you see this at the end, all you can do is suffer beautifully, explain it to the client, and promise yourself to be more careful next time.

We designed Muhtar to alert us to problems early: not when the project has already failed, but when it's still possible to intervene and make a decision.

Muhtar connects the project plan, actual effort, team workload, stages, deadlines, and budgets into a single management picture. This is not a system for accounting purposes or a tool for micromanaging people. It's a way to keep a clear overview of the project's economics: where we're on track, where we've already exceeded the project's scope, where we've cut corners, where it's time to go to the client for additional work, and where we need to accept an internal loss and change the process.

Sobaka Pavlova's Tasks:
- Create a service that shows CEOs not just tasks, but the financial status of projects.
- Connect the plan, actual effort, team workload, stages, deadlines, and budgets in a single system.
- Provide early warning signs when a project is starting to go beyond its scope.
- Test the extent to which the internal pain points of project business are universal to the international market.
- Transition from an internal tool to a product that can be adapted to different project work models.

Business tasks solved:
Sobaka Pavlova is the project team. We have different types of projects: fixed, hourly, batch-based, with varying degrees of uncertainty. And the more human, research, design, and communications work a project involves, the more difficult it is to accurately predict how long it will take.

Traditional tools covered parts of the task, but didn't completely address the pain. Jira and similar tools help manage tasks. Spreadsheets help with calculations. Financial documents help record facts. But a project manager doesn't need a collection of disparate details, but a single answer: what's happening with the project's finances?

We needed to see:
— how many hours were allocated to the project and to each stage;
— how much had already been spent;
— where there was overrun;
— who exactly was using resources;
— how much time was left;
— which deadlines were already overdue;
— where the problem was on our side and where it was on the client's side;
— when it was time to talk while we still had time.

The main goal wasn't to "create a tracker." The main goal is to restore the visibility of a business to the head of a small project company.

Highlights of the process:
- Mukhtar grew out of real internal operations, not from a backroom hypothesis.
- The product was tested through CTOs with different types of managers.
- A new strategic framework emerged during the process: Mukhtar is not just a boxed task tracker, but a set of building blocks—data, APIs, interfaces, and custom scenarios—from which a business can assemble its own management model.

Как проект изменил жизнь пользователей

Muhtar помогает руководителю не держать весь бизнес в голове.

В маленьких проектных командах часто все работает на личной памяти и опыте владельца: он примерно знает, кто чем занят, какой клиент тяжелый, где проект завис, кто перегружен, а где команда слишком оптимистично оценила задачу. Но в какой-то момент проектов становится слишком много, и «на кончиках пальцев» перестает работать.

Muhtar делает эту картину видимой.

Руководитель может открыть дашборд и увидеть, какие проекты сейчас в работе, где есть риск, где ничего не происходит, где сроки уже уехали, где перерасход по этапу, а где команда идет нормально.

Менеджеру Muhtar помогает не приносить плохие новости слишком поздно. Вместо «мы тут увлеклись и потратили плюс 50 часов» появляется нормальный рабочий разговор: «вот здесь мы вышли за рамки, вот почему, вот что предлагаем делать».

Заказчику это тоже полезно. Не обязательно пускать его на всю внутреннюю кухню, но можно объяснять решения фактами: почему нужен допник, почему после паузы со стороны клиента нельзя мгновенно вернуть ресурсы, почему проект движется именно так.

Muhtar helps CEOs avoid having to keep the entire business in their heads.

In small project teams, everything often relies on the CEO's personal memory and experience: they know roughly who's doing what, which clients are challenging, where the project is stalled, who's overloaded, and where the team has overestimated the task. But at some point, there are too many projects, and "being at your fingertips" becomes unworkable.

Muhtar makes this picture visible.

CEOs can open a dashboard and see which projects are currently in progress, where there are risks, where nothing is happening, where deadlines have already been missed, where there are cost overruns for a stage, and where the team is progressing normally.

Muhtar helps managers avoid delivering bad news too late. Instead of "we got carried away and wasted 50 hours," a normal working conversation emerges: "Here we went beyond the scope, here's why, here's what we propose."

This is also beneficial for the client. It's not necessary to let him into the inner workings of everything, but you can explain decisions with facts: why additional work is needed, why resources can't be immediately returned after a pause on the client's part, why the project is moving the way it is.

Бизнес-задача и ее решение

Muhtar собирает данные о проекте и превращает их в управленческую картину.

Сотрудники вносят время по проектам, этапам и задачам. Менеджеры видят свои проекты. Руководитель видит все: план, факт, людей, сроки, бюджет по часам, перерасходы и красные зоны.

В карточке проекта можно увидеть, где команда уже вышла за рамки, где осталась в плане, где сэкономила, а где пора принимать решение.

Для нас важна не сама цифра, а разрыв между тем, сколько уже сделано и сколько ресурса на это потрачено. Если этап оценён в 100 часов, команда использовала 90, а завершила только 60%, формально лимит ещё не превышен. Но Muhtar уже видит риск: оставшиеся 10 часов не покрывают оставшиеся 40% работы. Это не ещё один учёт потраченного времени, а ранний сигнал, который позволяет пересобрать объём, перераспределить ресурсы или поговорить с заказчиком до того, как проект начнёт съедать маржу.

Muhtar collects project data and transforms it into a management picture.

Employees enter time by projects, stages, and tasks. Managers see their projects. CEOs see everything: the plan, the actual time, the people, the deadlines, the budget by hours, overruns, and red zones.

The project card shows where the team has already exceeded the budget, where they're still on schedule, where they've saved, and where it's time to make a decision.

For us, it's not the number itself that's important, but the gap between how much has already been done and how much resources have been spent on it. If a stage is estimated at 100 hours, the team has used 90 but only completed 60%; technically, the limit hasn't yet been exceeded. But Muhtar already sees the risk: the remaining 10 hours don't cover the remaining 40% of the work. This isn't just another time tracking exercise, but an early signal that allows you to reassess the scope, reallocate resources, or discuss it with the client before the project starts eating into your margins.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Ключевой крафт Muhtar — в переводе хаоса проектного бизнеса на язык управляемых сущностей.

Мы не стали начинать с красивой универсальной коробки. Сначала мы описали собственную модель управления: проекты, этапы, роли, плановые часы, фактические часы, сроки, люди, перерасходы, решения руководителя.

Затем появилась управленческая логика:
— не все часы одинаковые;
— разные специалисты имеют разную стоимость для бизнеса;
— один и тот же перерасход может быть проблемой, а может быть осознанным решением;
— просрочка не всегда означает провал, если она возникла по причине, которую руководитель принял;
— проект важен не как список задач, а как живая экономическая система.

В Muhtar заложены коэффициенты стоимости времени: час дизайн-лида, джуниора и фрилансера не должен одинаково влиять на экономику проекта. Продукт показывает не только «сколько работали», но и как эта работа влияет на деньги.

Отдельное направление развития — Muhtar как набор модулей. Мы смотрим на продукт не только как на готовый интерфейс, но и как на платформу: данные, API, интеграции и кастомные представления, которые можно адаптировать под разные модели проектного бизнеса.

Потому что у разных команд разная реальность. У кого-то главное — часы. У кого-то — загрузка людей. У кого-то — статусы и дедлайны. У кого-то — счета, оплаты и кассовые разрывы. Платформа должна уметь собираться вокруг этой реальности, а не заставлять бизнес притворяться, что он работает «как в шаблоне».

Muhtar's key craftsmanship lies in translating the chaos of project-based business into manageable entities.

We didn't start with a pretty, one-size-fits-all solution. First, we described our own management model: projects, stages, roles, planned hours, actual hours, deadlines, people, cost overruns, and management decisions.

Then a management logic emerged:
— Not all hours are created equal;
— Different specialists have different business values;
— The same cost overrun can be a problem, or it can be a conscious decision;
— A delay doesn't always mean failure if it arose for a reason determined by the manager;
— A project is important not as a list of tasks, but as a living economic system.

Muhtar incorporates time value coefficients: an hour spent by a design lead, a junior, or a freelancer shouldn't have the same impact on the project's economics. The product shows not only how much work was done, but also how that work impacts the bottom line.

A separate development direction is Muhtar as a set of modules. We view the product not only as a ready-made interface, but also as a platform: data, APIs, integrations, and custom views that can be adapted to different project-based business models.

Because different teams have different realities. For some, the most important thing is hours. For others, it's people's workload. For others, it's statuses and deadlines. For others, it's invoices, payments, and cash flow gaps. The platform must be able to assemble around this reality, rather than forcing businesses to pretend that they operate “like a template.”

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Самый важный этап работы над Muhtar — честная проверка собственной боли.

Мы начали с внутреннего инструмента, который закрывал наши задачи. Потом пошли разговаривать с другими командами. Эти разговоры быстро показали: нельзя продавать Muhtar как «еще одну Jira». В этом нет ни правды, ни силы. Jira уже есть. Monday уже есть. YouTrack уже есть. Excel вообще бессмертен.

Muhtar решает другую задачу. Он не конкурирует с таск-трекерами за право хранить задачи. Он отвечает на вопрос руководителя: где сейчас мой проект с точки зрения денег, людей и риска?

Еще один инсайт — продукт нельзя развивать только через внутренние хотелки. Поэтому команда разделила рабочий внутренний Muhtar и продуктовую ветку для экспериментов. Внутренний контур продолжает помогать в реальной работе, а продуктовая ветка позволяет быстрее проверять гипотезы без риска сломать ежедневный процесс.

Сейчас Muhtar находится на этапе поиска Product–Market Fit: команда проводит кастдевы, систематизирует инсайты, проверяет международный спрос и собирает продуктовую рамку вокруг тех болей, которые повторяются у разных бизнесов.

The most important step in working on Muhtar was an honest assessment of our own pain points.

We started with an internal tool that covered our own tasks. Then we started talking to other teams. These conversations quickly revealed that Muhtar couldn't be sold as "another Jira." That's neither true nor powerful. Jira already exists. Monday already exists. YouTrack already exists. Excel is immortal.

Muhtar solves a different problem. It doesn't compete with task trackers for task storage. It answers the manager's question: where is my project now in terms of money, people, and risk?

Another insight: a product can't be developed solely through internal wish lists. Therefore, the team separated the internal Muhtar workflow and the product branch for experiments. The internal framework continues to support real-world work, while the product branch allows for faster testing of hypotheses without the risk of disrupting the daily process.

Muhtar is currently in the Product-Market Fit phase of its search: the team is conducting custdev interviews, systematizing insights, testing international demand, and assembling a product framework around the pain points that recur across businesses.

Прочая информация о кейсе

Международный контекст
Мы проверяли Muhtar через кастдевы с разными проектными бизнесами и руководителями команд. Важным подтверждением стала международная UX-команда, которая описала почти ту же картину: задачи живут в Monday, загрузка людей — в отдельной таблице, финансы — в другой таблице, отчеты для клиентов собираются вручную.

И это не потому, что люди плохо организованы. Наоборот: они уже собрали рабочую систему из доступных инструментов. Просто эта система держится на ручном труде и постоянном переключении между местами.

В интервью прозвучала очень точная потребность: нужен инструмент, который соединяет project management, time tracking, resource allocation и finances. Для маленькой команды это не роскошь, а способ понимать, есть ли прибыль, не перегружены ли люди и можно ли брать следующий проект.

Это стало для нас важным сигналом: боль не локальная. Она не только про российский рынок и не только про дизайн-студии. Она возникает в проектном бизнесе везде, где команда продает время, экспертизу и результат, а управляет этим через разрозненные сервисы и таблицы.

Результат
Muhtar уже стал для нас способом смотреть на проекты иначе. Не как на набор задач, которые надо довести до конца, а как на поток решений: где заработать, где не потерять, где остановиться, где поговорить с заказчиком, где поменять оценку, где признать, что процесс требует другой настройки.

Мы сделали платформу, которая выросла из внутренней боли, но оказалась понятной другим проектным командам. И теперь развиваем ее как международный сервис для digital-индустрии: для небольших агентств и проектных бизнесов, которым не нужен тяжелый корпоративный комбайн, но критически нужна видимость денег, ресурсов и рисков.

Muhtar — это не про то, чтобы люди красивее заполняли часы.
Это про то, чтобы проектный бизнес раньше видел правду о своих деньгах.

International Context
We tested Muhtar through custdevs with various project businesses and team leaders. A key confirmation came from the international UX team, which described a nearly identical picture: tasks live in Monday, people's workloads are in a separate table, finances are in another table, and client reports are compiled manually.

And this isn't because the team is poorly organized. On the contrary: they've already assembled a working system from available tools. It's just that this system relies on manual labor and constant switching between places.

The interview highlighted a very specific need: a tool that combines project management, time tracking, resource allocation, and finances. For a small team, this isn't a luxury, but a way to understand whether there's profit, whether people are overloaded, and whether the next project can be taken on.

This was an important signal for us: the pain isn't local. It's not limited to the Russian market and not just to design studios. It arises in the project business wherever a team sells time, expertise, and results, managing them through disparate services and spreadsheets.

Result
Muhtar has already become a way for us to view projects differently. Not as a set of tasks that must be completed, but as a flow of decisions: where to make money, where to avoid losses, where to stop, where to talk to the client, where to change the estimate, where to acknowledge that the process requires a different setup.

We created a platform that grew out of internal pain, but proved relatable to other project teams. And now we're developing it as an international service for the digital industry: for small agencies and project businesses that don't need a heavy corporate combine, but critically need visibility into money, resources, and risks.

Muhtar isn't about making people fill their time more beautifully.
It's about helping project businesses see the truth about their money sooner.

Скриншоты