Рейтинг сервисов для ведения корпоративной базы знаний (Wiki) и хранения документации 2016

1. Кто в компании должен отвечать за базу знаний — руководители отделов, старшие менеджеры, вся команда, HR-менеджер?

Никита Михеенков, Nimax
Инициаторами работы над базой у нас выступают руководители отделов, они пишут инструкции, правила и регламенты. Но если кто-то из сотрудников хочет внести свой вклад, любой может принять участие. Особенно поощряется создание документов, которые позволяют зафиксировать проблемы и избежать их повторения.

2. Большинство корпоративных баз знаний используют разметку wiki. Затрудняет ли это внедрение и использование таких систем в коллективе, где не все с ней знакомы? Как обойти эту проблему?

Никита Михеенков, Nimax
Мы тестировали несколько wiki-систем, но решили, что в смешанной команде, состоящей не только из программистов, wiki-разметка становится препятствием. В итоге наша база знаний — это аккуратно разложенные по папкам Google-документы и таблицы.

Константин Коломеец, ex: Яндекс
Wiki-разметка — одно из самых серьезных препятствий во внедрении wiki в компаниях, если есть возможность использовать программые решения, использующие wysiwyg-редакторы, надо это делать.

Если такой возможности нет, постараться максимально сократить возможности вики-разметки, чтобы ее было проще запомнить. Также стоит упрощать оформление самых первых или наиболее популярных страниц, поскольку к вики-разметке таких страниц сотрудники будут прибегать в качестве примера и «шпаргалки».

Выпустить действительно «шпаргалку»: небольшой листочек с наиболее востребованными элементами разметки, который сотрудник повесит на рабочем месте перед глазами и в который будет подглядывать.

3. Каким образом можно превратить базу знаний из пассивного хранилища данных (как это обычно бывает) в ежедневный рабочий инструмент команды?

Никита Михеенков, Nimax
Вероятно, информация из базы знаний должна быть связана с системой управления проектами, и каждая единица информации должна быть привязана к определенным событиям. Найти такую систему мы пока не смогли.

Константин Коломеец, ex: Яндекс
Во-первых, выступить в качестве примера: опубликовать и поддерживать в актуальном состоянии интересную для коллег информацию о своей области ответственности. Если они задают вопрос, который есть в wiki, отвечать максимально кратко, отправляя их за полной информацией в wiki. Если задают вопрос, ответа на который в wiki еще нет, добавлять ответ в wiki, потом уже отвечать сотруднику — так же ссылкой.

Во-вторых, рассказывать сотрудникам, какая информация есть в wiki, наладить эффективную поисковую систему и обозримый каталог информации. Чтобы сотрудники обращались к базе знаний, они должны хотя бы примерно понимать, ответы на какого рода вопросы там есть.

В-третьих, пока компания не успела зафиксировать на wiki-страницах какую-либо содержательную информацию, можно записать, кто за что отвечает. Даже такая простая wiki будет решать одну из важных задач — соединять сотрудников друг с другом.

4. Должна ли база знаний дополняться системой обучения сотрудников (LMS), позволяющей отслеживать процесс ознакомления каждого сотрудника с представленной в базе информацией?

Никита Михеенков, Nimax
Что базы знаний в отрыве от процесса обучения не очень перспективны. Возможно, правильнее использовать для управления знаниями не базы, а как раз LMS-системы, формируя в них курсы для сотрудников и отслеживая прогресс.

5. Должны ли быть разделены базы знаний по проектам (опыт компании) и общая база знаний, описывающая систему работы в компании (методология компании)?

Константин Коломеец, ex: Яндекс
Если компания занимается потоковой проектной работой, и проекты отличаются друг от друга минимально, то можно организовывать общую базу, релевантную опыту всех команд. Если же проекты, которые делает компания, заметно отличаются друг от друга, полное объединение будет стоить дорого, а пользы от этого будет минимум: участники из разных команд попросту не найдут релевантной им информации.