Рейтинги сервисов для автоматизации таск-трекинга 2016

1. Каковы плюсы и минусы использования своей системы управления проектами для контроля времени, затрачиваемого специалистами?

Максим Десятых, Redmadrobot
Плюс своей системы — она создается релевантной конкретным процессам.

Всеволод Иванов, Touch Instinct
Большинство систем подразумевают позадачное фиксирование временных затрат сотрудников. В случае аутстаффинга заказчик еженедельно оплачивает одинаковое количество часов. При расчете окупаемости мы лишь учитываем, на каком проекте был занят сотрудник. Бюрократичность всех раздражает, а смысла в ней особого нет. Написание своей системы учета может быть удобнее в такой ситуации, но нужно быть готовым тратить силы и время на ее поддержку и развитие.

Константин Коломеец, ex: Яндекс
Плюс в использовании собственной системы управления проектами только один: система вашей собственной разработки позволит учесть какую-то особенность, до которой нет дела разработчикам коробочных решений. Например, вам надо хранить в системе очень много данных, или интегрировать с другой вашей собственной информационной системой, или поддерживать IE6.


Зато минусов много.
Во-первых, стоимость. Практически всегда сторонняя система управления проектами обойдется компании дешевле, чем разработка аналога, пусть и сильно урезанного по функционалу.

Во-вторых, скорость разработки. Компании, занимающиеся системами управления проектов, на протяжении многих лет анализируют обратную связь и опыт внедрения продуктов в организациях. Этот опыт никак не получить за более короткий срок, даже если собрать большую команду.

В-третьих, качество. Продукты, существующие на рынке, разрабатывались годами и годами оттачивались. В собственной системе обязательно будут ошибки, которые могут привести к остановке работы или потере данных. Использование сторонней системы не убережет от ошибок полностью, но позволит сильно снизить вероятность их возникновения. Плюс сторонние продукты зачастую гораздо качественнее проработаны с точки зрения интерфейса и погружения пользователя, а это напрямую влияет на стоимость внедрения и эксплуатации.

Ольга Куликова, Articul
Один большой плюс — свою систему можно идеально настроить под свои бизнес-процессы. Один большой минус — система требует поддержки и развития, а для этого необходимо тратить ресурсы, а значит, деньги. Стоимость коммерческого продукта всегда ниже, чем своей системы.

Максим Малышев, Notamedia
Плюсы: если система хороша, то может развиться как отдельное направление бизнеса. Можно гибко заточить под свои бизнес-процессы.

Минусы: требует отдельной команды на поддержку и развитие. С возрастом копит ошибки и баги, исправление которых откладывается «на потом», и в результате они никогда не правятся. Если ключевой разработчик уходит, то развивать и поддерживать становится очень тяжело.

Ольга Павлова, «Собака Павлова»
Мы не верим в самописные решения и не используем их.

Если это вопрос о том, чтобы поговорить о плюсах и минусах используемой нами системы, то у нас Basecamp в производстве и Pipedrive (CRM) в продажах. Используем не для учета времени (это отдельно) и не для планирования, а для общения с клиентами и для простоты ответа на вопрос «Что делаем дальше?». Иногда помогает.

Личные таск-менеджеры у каждого свои.

Дмитрий Провоторов, «Мануфактура»
Плюс собственной системы управления проектами в возможности «заточить» ее точно под процессы производства. Основной минус — это затраты на ее проектирование, разработку и дальнейшую поддержку и развитие. Безусловно, готовые решения сегодня гибкие, их много, и это позволяет подобрать оптимальный вариант для большинства компаний.

2. Какие факторы влияют на выбор системы управления проектами? Какое количество систем будет разумным протестировать, чтобы убедиться в том, что выбранная система подходит лучше всего?

Максим Десятых, Redmadrobot
Простота работы с системой и кастомизации, релевантность существующим в компании процессам. Процесс поиска лучшего решения может никогда не закончиться, нужно просто остановиться на том решении, которое ближе всего к идеалу на данный момент.

Константин Коломеец, ex: Яндекс
Скорость внедрения и эксплуатации: сколько сил и времени займет отражение бизнес-процессов в информационной системе, насколько просто ваши сотрудники освоят ее интерфейс, сколько сил потребуется на поддержку.

Поддержка инфраструктуры, уже существующей в организации. Это и технологический стек, на базе которого реализована система (если ПО нужно разворачивать на своих серверах), и интеграции с другими информационными системами.

Динамика развития продукта и риски, связанные с прекращением его поддержки. «Вечных» информационных продуктов не бывает, и с некоторой вероятностью компания, которая стоит за развитием какой-то информационной системой, может прекратить работу. Чтобы последствия такой ситуации минимально сказались на работе компании, важно понимать, например, что данные из системы управления проектами в любой момент можно «спасти».

Ольга Куликова, Articul
Система должна подходить под ваши бизнес-процессы, быть удобной, недорогой, легко настраиваемой и поддерживаемой.
5–10 систем для тестирования — оптимальное количество, чтобы сделать идеальный выбор.

Евгений Лобанов, AGIMA
На выбор системы управления проектами в первую очередь влияют задачи, которые необходимо будет решать. Глобально, есть системы, которые обеспечивают удобную коммуникацию между участниками команды, а есть те, которые еще и предоставляют дополнительный функционал для разработчиков (функции баг-трекера, возможность интеграции с системой контроля версий, возможность автоматической сборки и деплоя и т.п.). На данный момент функционал тикет-систем очень обширен, и необходимый минимум для реализации проектов есть практически во всех системах: фильтрация и поиск по таскам, наличие разных типов задач, саб-таски, статусы, группировка по версиям и итерациям и т.д.

Но все-таки важно понимать сложность и потребность проектов. Если проект сложный в техническом плане, то нужно смотреть в сторону систем управления проектами, которые включают в себя баг-трекер и прочие возможности для разработчиков. Если же задача — оптимизировать и упростить коммуникацию и процесс организации работ над проектами, не требующими объемной и сложной разработки, то достаточно будет более простой системы.

Важно, чтобы выбранная система управления проектами была актуальной и обновляемой со стороны разработчиков, иначе можно столкнуться с необходимостью ее замены, а это будет очень сложно, когда она уже сильно интегрирована во внутренние процессы. Также на выбор системы влияет удобство ее интерфейса. Сейчас не обязательно тестировать таск-трекеры, чтобы определиться с выбором. Разработчики систем дают подробное описание функционала, а интерфейс и механику взаимодействия можно посмотреть на видео. Я бы рекомендовал рассмотреть всех основных игроков рынка и определиться, что ближе всего по функционалу и механикам пользовательского интерфейса.

Максим Малышев, Notamedia
На выбор системы управления проектами влияют простота использования, низкой порог вхождения, возможность отслеживать ключевые показатели, сохранение истории изменений, гибкость настроек, открытый код, API.

Если сформировать четкие функциональные и бизнес-требования, то количество систем при тестировании можно сократить до одной.

Никита Михеенков, Nimax
Больше всего на выбор системы управления проектами влияет совпадение предлагаемого функционала и бизнес-процессов компании. Чем тщательнее систему выбирают и тестируют, чем шире выборка, тем меньше потом настраивать и «допиливать».

Ольга Павлова, «Собака Павлова»
Много времени на выбор нет смысла тратить: все системы примерно одинаково плохи. Мы взяли Basecamp — на момент выбора она лучше всех уведомляла об изменениях по почте.

Дмитрий Провоторов, «Мануфактура»
Их можно выделить много — скорость запуска, возможность интеграции сторонних сервисов, удобство интерфейса, надежность и безопасность, обеспечение сохранности данных. Но всегда самым ключевым фактором является возможность встроить систему в процессы так, чтобы она ускоряла работу и помогала ее выполнять, а не тормозила процессы. Мы рассматривали 5 систем управления проектами для выбора оптимального варианта.

3. Когда есть смысл разрабатывать свою систему управления проектами? Дает ли «самописная» система больший контроль над процессами, чем готовые решения?

Максим Десятых, Redmadrobot
Когда 3 самые популярные не подошли, свой прототип в Google Spreadsheets отлично работает и есть миллион-другой рублей на автоматизацию.

Всеволод Иванов, Touch Instinct
Именно для управления проектом писать систему нет смысла. Существующие инструменты позволяют сконфигурировать что угодно: любые workflow, наборы полей и т.д. Разработка таких систем стоила много, а на поддержку уходит еще больше. Единственное, что может иметь смысл — написание плагинов и дополнений для существующих систем. Можно упростить систему для конкретного случая, а можно добавить дополнительную функциональность.

Константин Коломеец, ex: Яндекс
Над процессами — нет. Современные системы гибки и позволяют поддержать любой рабочий процесс, существующий в современных организациях. Если ваш процесс не укладывается в workflow системы управления проектами, скорее всего с процессом что-то не так.

Разрабатывать свою систему разумно, когда нужна интеграция с существующей нетривиальной инфраструктурой, либо когда существующие системы управления проектами не подходят по нефункциональным требованиям: не позволяют работать с большим объемом данных или работают исключительно в облаке, что по каким-то причинам не может себе позволить ваша организация.

Ольга Куликова, Articul
Разрабатывать свою систему управления проектами есть смысл, когда есть лишнее время и деньги. Если своя система спроектирована правильно, она, несомненно, удобнее, ведь вы ее делали «под себя».

Евгений Лобанов, AGIMA
Сейчас есть огромное количество тикет-систем под все возможные задачи и потребности. Многие из систем дают возможность гибко настраивать workflow, устанавливать плагины под необходимый вам функционал, а также предоставляют возможности для разработки этих плагинов и API для интеграции с другими системами.

В разработке «самописной» системы управления проектами я не вижу смысла. Это потянет множество дополнительных вопросов по поддержке и сопровождению этой системы, при этом вряд ли обеспечит больший контроль над процессами. Даже если требуется очень специфический функционал, то проще кастомизировать уже готовый трекер, чем писать его с нуля.

Максим Малышев, Notamedia
Наибольший контроль над процессами появляется в результате симбиоза уже готовой системы, которая покрывает 90% потребностей компании, и дописанных к ней модулей, которые предназначены для управления и контроля над конкретными уникальными бизнес-процессами компании. Но вообще это сильно зависит от контекста. Если в организации бизнес-процессы все уникальные, то можно задуматься и над «самописной» системой — это вопрос оценки трудозатрат на свое решение и внедрение готового.

Никита Михеенков, Nimax
«Самописная» система позволяет перейти от «кусочной» автоматизации к построению ERP, которая учитывает все нюансы процессов и объединяет информацию о задачах, затраченном времени, финансовые и другие данные. Такой уровень информатизации компании резко улучшает ее управляемость и конкурентоспособность.

Ольга Павлова, «Собака Павлова»
Никогда. Нет смысла. Тем, кто хочет «поиграть в больших мальчиков», достаточно Jira — вот уж «укастомизируйся».

Дмитрий Провоторов, «Мануфактура»
Да, дает. Стоит разрабатывать в том случае, если готовые решения не способны обеспечить 80% требований. Нужно описать процессы внутри компании, составить список метрик, которые нужно контролировать. На основе этого формализовать список требований к системе, что она должна уметь делать. Если какая-то из существующих систем соответствует требованиям на 80% и более — можно использовать ее, доработав до нужного функционала расширениями или надстройками.

4. На какие категории делятся системы управления проектами в зависимости от типа задач или пользователей?

Ольга Куликова, Articul
Есть системы, которые хорошо поддерживают процессные работы, например, поддержку. Есть системы, которые хорошо поддерживают проектные работы. Есть системы, которые объединяют в себе и то, и другое.

Ольга Павлова, «Собака Павлова»
Категоризация не помогает принять решение о внедрении. Может быть, для продажников стоит отдельные выделить (их рынок и выделил — и называет теперь CRM).

Дмитрий Провоторов, «Мануфактура»
Waterfall, scrum, канбан. Есть системы, заточенные на простоту (Trello), есть — на нужды разработчиков (Jira). Есть минималистичные (Basecamp), есть супергибкие комбайны (Target Process).

5. Как повлияло распространение agile-методов на функционал систем управления проектами?

Максим Десятых, Redmadrobot
Вместо диаграмм Ганта распространились списки задач и мессенджеры. Планы остаются инструментом отчетности, для решения повседневных задач любые средства хороши.

Евгений Лобанов, AGIMA
Благодаря распространению гибких методологий почти во всех современных системах по управлению проектов появился функционал scrum/канбан-досок, полноценные бэклоги проектов, из которых можно формировать скоуп задач в рамках спринтов, инструментарий для планирования спринтов, появились возможности по группировке задач не только по версиям, но и по epic (большая история пользователя, которая включает наличие явной ценности для него).

Также появились специфические для гибких методологий типы задач: story, epic и т.д. У многих тикет-систем появилась возможность интеграции с инструментами для CI (continuous integration — автоматическая сборка и деплой).

Максим Малышев, Notamedia
Появились графические дашборды, drag-and-drop, визуальное маркирование состояний.

Ольга Павлова, «Собака Павлова»
Худо повлияло. Раньше не фиксировали current state — и стыдились этого. Теперь не фиксируют — и гордятся.

Дмитрий Провоторов, «Мануфактура»
Функционал большинства систем управления проектам был готов к agile-методам. А дальше все зависело от пользователей — будут ли они использовать эту методологию или нет. И, как показывала практика, барьер часто в голове.

6. Являются ли системы управления проектами необходимым условием эффективного распределения времени сотрудников? При каких условиях можно обойтись без них, и к чему это может привести?

Максим Десятых, Redmadrobot
Про некоторые системы можно сказать, что времени на работу с ними тратится больше, чем на решение самих задач. Но когда сотрудников больше 30–50, без них уже никак — требуется и «единая точка входа», и прозрачность процессов для коллег и руководства.

Всеволод Иванов, Touch Instinct
На больших проектах (таких как создание операционной системы) задачи должны учитываться и ставиться в единой системе. Если жизненный цикл проекта мал (например, над ним работает только 1 разработчик), учет всех задач вносит лишнюю бюрократию. Поэтому для маленьких проектов в систему учета имеет смысл заносить только баги, а задачи просто обсуждать с разработчиками. Необходимо учитывать все задачи, только если над проектом одновременно трудятся несколько разработчиков.

Константин Коломеец, ex: Яндекс
Работать без системы управления проектами могут только очень маленькие команды, у которых есть возможность собраться утром в одной комнате и проговорить планы каждого на день. И то, скорее всего, у каждого из участников такой планерки будет с собой лист бумаги, на котором перечислены его задачи и результаты. И это уже простейшая система управления проектами.

Отсутствие системы управления проектами в большей компании может привести к замедлению рабочих процессов, поскольку у сотрудников нет возможности знать, кто за что отвечает и в каком состоянии находится та или иная задача. Из-за такого незнания обязательно будут возникать взаимонепонимание, накладки и двойная работа.

Ольга Куликова, Articul
Системы управления проектами являются необходимым условием эффективного ведения проектов. Управлять временем сотрудников можно с помощью простых систем контроля времени.

Евгений Лобанов, AGIMA
Системы управления проектами являются необходимым условием для эффективного распределения времени сотрудников. В современном мире разработка более или менее серьезного и крупного проекта невозможна без использования тикет-систем, так как это добавляет определенные риски по планированию рабочей нагрузки, распределению ресурсов, контролю процесса разработки, а также подтверждению выполненного скоупа задач. В условиях заказной разработки возникает естественное желание данные риски минимизировать, поэтому не вижу смысла отказываться от использования систем управления проектами.

Максим Малышев, Notamedia
Являются. Можно обойтись без них, если в команде не больше трех человек, но и в этом случае придется что-то «городить» из Google Docs или таблиц Exel. Отсутствие системы приведет к тому, что будет потеряна история выполненной работы, комментарии с обнаруженными проблемами, будут размыты приоритеты между задачами. В итоге это приведет к простоям, лишним переговорам, срыву сроков и удорожанию стоимости проекта.

Никита Михеенков, Nimax
Иногда я слышу о компаниях, в которых проекты ведут «на словах», через чат, почту или таблицы. Наверное это возможно, если организация работает «вне рынка» или еще не встретилась с конкуренцией более профессиональных компаний. На нашем рынке это возможно только в микрокомандах.

Ольга Павлова, «Собака Павлова»
Если задачу нужно решить, инструмент возникает сам собой. Хоть на бумажке, хоть в Excel. Если задача второстепенная, никакой инструмент не поможет. Банальность, конечно, но вера в волшебные инструменты так сильна, что волосы дыбом — потому и повторяюсь, и повторяюсь, и повторяюсь.

Дмитрий Провоторов, «Мануфактура»
В большинстве случаев формализованные процессы производства и заточенные под них системы управления проектами облегчают обучение новых сотрудников и их интеграцию в проекты, разработчикам помогают держать фокус, менеджерам — визуализировать ситуацию. На небольших проектах сроком реализации до 2 недель можно обходиться без системы управления проектами. Но если таких проектов сотни или проекты гигантские, то уже становится невозможно удержать в поле зрения все необходимые задачи.

7. Какие тренды этого рынка вы бы могли отметить в последние годы в технологиях, клиентском сервисе, поведении пользователей и других аспектах, которые кажутся вам важными?

Константин Коломеец, ex: Яндекс
За последние годы системы управления проектами стали пользоваться спросом не только среди разработчиков, но и среди сотрудников непрограммистских профессий: дизайнеров, менеджеров разного толка и других специалистов.

Отчасти это связано и с тем, что таск-трекеры понемногу упрощают свои интерфейсы, дают быструю обратную связь, их использование все реже сопровождается мыслью «Боже, зачем я пишу это в трекер, ведь можно зайти в соседнюю комнату и поговорить».

Отдельно интересно, что в последние годы многие большие компании берут свои внутренние сервисы и упаковывают в публичный продукт, доступный другим компаниям. Это не только двигает вперед достаточно консервативную отрасль enterprise-софта, но и позволяет примерить на себя процессы, существующие в больших и успешных компаниях.

Ольга Куликова, Articul
Системы управления проектами «переехали» в облака.

Никита Михеенков, Nimax
Появляется все больше очень простых систем, не обремененных сложным функционалом, настройками и возможностями «допиливания». Такие системы подходят хорошо для какой-то одной конфигурации системы управления проектами и так же однозначно не подходят для всех остальных. Соответственно, и внедряются они очень легко и изящно.

Ольга Павлова, «Собака Павлова»
Тренд «А давайте всю деятельность компании загоним в один инструмент!» — заметен и понятен. Тренд эксплуатации брендов и создания фан-клубов тоже сложно не заметить. Опять же «дашбордики» пользуются негаснущей популярностью. И, конечно, весело следить за тем, как системы ищут, перебирают способы монетизации.

Полезных для бизнеса трендов мало, и они технологически плохо проработаны. Это не критика, просто задачи на автоматизацию здорово усложнились.

Дмитрий Провоторов, «Мануфактура»
Во-первых, интеграции — возможности подключать сервисы и приложения для расширения функционала и сборки нужного. Во-вторых, влияние методологий scrum и канбан на функционал проектов и их интерфейсы. В-третьих, подписная система оплаты, SааS-решения. Наконец, доступ с мобильных устройств.

8. Оказало ли влияние на системы управления проектами распространение практики удаленной работы и если да, то какое?

Максим Десятых, Redmadrobot
Скорее наоборот, удаленная работа стала популярней от появления таких систем. Если результаты видны всем участникам процесса и коммуникация не прерывается, сидеть в офисе на расстоянии вытянутой руки уже не так критично.

Константин Коломеец, ex: Яндекс
Для распределенной команды система управления проектами — один из важнейших коммуникационных инструментов, который организует рабочий диалог вокруг задач, то есть, собственно, работы. Чтобы при удаленной работе поддерживать контакт с остальной командой, хорошо подходит чат, но чтобы обсуждать конкретные рабочие задачи, таск-трекер вне конкуренции.

Ольга Куликова, Articul
Для системы управления проектами нет разницы, где территориально находится сотрудник.

Максим Малышев, Notamedia
Да. Как иначе собрать в кучу текущую работу команды, которая рассредоточена по странам и часовым поясам?

Никита Михеенков, Nimax
В нашем случае, наоборот, эксперименты с корпоративными зимовками, несколькими офисами и внештатными сотрудниками ускорили внедрение инструментов удаленной работы и дисциплину их регулярного использования. Сейчас у нас под запретом прямое взаимодействие без постановки задач в системе управления проектами как с удаленными, так и со штатными сотрудниками. Нельзя просто подойти и поставить задачу.

Ольга Павлова, «Собака Павлова»
Когда привлекаются удаленные работники, никакой таск-менеджмент никакого уровня не нужен. Нужна постоянная коммуникация (Slack, электронная почта).

Дмитрий Провоторов, «Мануфактура»
Безусловно, оказало, в первую очередь на функционал и возможности доступа.