Заключение договора за два дня. Автоматизация для клиентов FESCO

Главное о кейсе

Новый процесс заключения договора укладывается в 2 дня. Соответственно подача заявки осуществляется быстрее, потому что сразу после подписания договора, функция подачи становится доступной. Личный кабинет FESCO становится самостоятельной коммерческой единицей, что позволяет начать работу с клиентом без участия менеджера.

Бизнес-задача и ее решение

Транспортная группа FESCO — одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса.
Клиенты FESCO — различные компании, отправляющие от нескольких единиц до нескольких сотен контейнеров с грузом в месяц. Их объединяет одна задача: максимально быстро, безопасно и по минимальной стоимости доставить груз из точки А в точку Б. Как правило, такая доставка происходит несколькими видами транспорта — судном, поездом и автотранспортом до склада клиента. FESCO полностью отвечает за всю цепочку доставки груза — от принятия груза у отправителя до передачи получателю. Варианты маршрута и цену доставки клиенты чаще выбирают в автоматическом режиме через личный кабинет MY.FESCO. Если клиента устраивают условия, он согласовывает детали, оформляет букинг и запускает перевозку в работу через личный кабинет.

ПРЕДПОСЫЛКИ
Первая причина. Автоматизация заключения типового договора — логичное развитие личного кабинета, еще один шаг на пути к полностью цифровой перевозке. FESCO хотели, чтобы клиент не переписывался по электронной почте, не путался в шаблонах, не тратил на это время. А просто, заполнив форму с реквизитами, получил готовый договор и отправил его на подписание.
Заключение договора онлайн позволит повысить уровень прозрачности процесса подписания. Клиент в личном кабинете сможет отследить статус и получить информацию о ходе процедуры.
Вторая причина — сократить нагрузку на менеджеров FESCO. Онлайн заключение типового договора освобождает их от рутинных задач. И менеджеры могут направить свои ресурсы на уникальные, более сложные процессы.
У FESCO много услуг и много договоров. Один из договоров — КДЕ (договор на международные и внутрироссийские интермодальные и железнодорожные перевозки) закрывает практически 90% заказов. Именно его автоматизировали первым.

КАК КЛМЕНТЫ ЗАКЛЮЧАЮТ ДОГОВОР ОНЛАЙН
На первом этапе важно познакомить клиентов с новым инструментом. Какие шаги согласования его ждут, какие документы нужно подготовить и что он в итоге получит. Бывают случаи, когда шаблон типового договора не подходит клиенту и нужно связаться с менеджером, обговорить индивидуальное предложение. А никому не хочется это осознавать после всех шагов заполнения. Поэтому на первом же шаге можно скачать шаблон договора.
Некоторым клиентам FESCO удобнее работать с договорами на бумаге. Поэтому вторым важным пунктом было предусмотреть возможность заключения договора на бумажном носителе.
Клиент FESCO заполняет реквизиты, загружает необходимые для подписания документы. Интеграция с сервисом Дадата очень упрощает заполнение реквизитов. Они автоматически подставляются по ИНН. А при загрузке документов везде есть сноски, как правильно оформить документ, какой тип, размер и разрешение должны быть у файла. Это ускоряет процесс согласования, минимизирует ошибки.
Система подставляет данные в договор и фактически формирует готовый к подписанию документ. Если клиента все устраивает, то он запускает процесс подписания договора. Модуль этот договор отправляет на проверку во внутреннюю систему FESCO — ЭлАр. Тут начинается работа транспортной компании. Проверки в отделах, подписание по ЭДО или отправка оригиналов.
Модуль интегрирован с внутренней системой учета ЭлАр, куда стекаются данные и по внутреннему согласованию и по ЭДО. Клиент видит в личном кабинете весь процесс согласования со статусами. Статусы по каждому договору всегда актуальные.
Материал для заключения договора может не устроить менеджеров FESCO. Предположим, что скан плохого качества и его нужно переделать. В этом случае клиент видит предупреждение, исправляет ошибку и направляет договор на повторное согласование.
Интеграция помогла сохранить работу менеджеров FESCO в привычном русле. Им не нужно привыкать к интерфейсу личного кабинета, переучиваться. Их работа также происходит в ЭлАр и ЭДО. А данные из ЭлАр переходят в личный кабинет.
Ситуация с бумажными договорами чуть сложнее. Там больше этапов согласования и контроля за клиентом. Если в случае ЭДО, после согласования происходит оповещение клиента, что нужно подписать договор, или что договор отозван по прошествии 30 дней. То, в случае с бумажным вариантом, кроме напоминая нужно получить дополнительную информацию у клиента. Первое — подтверждение отправки оригинала. При проектировании мы посоветовали для этого реализовать специальную форму во всплывающем окне. Клиент указывает дату отправки и трекер. Так система фиксирует индикатор слежения и рассчитывает, когда истекает срок получения подписанного договора. Второе — подтверждение получения оригинала. Здесь тоже остановились на всплывающем окне.
Договор может задержаться или клиент не знал о получении в момент первого оповещения. Поэтому мы настроили “бесконечное” всплывающее окно. Каждые 5 дней, пока клиент не подтвердит получение, его ждет напоминание с номером договора и ссылкой на обращение менеджеру.
В жизни процесс согласования не всегда строится по идеальной схеме. Клиент может срочно переключиться на другую задачу и остановиться на середине заполнения договора. Поэтому мы заложили в процесс сохранение договора со второго шага формирования (выбор способа подписания). В разделе “На согласовании” можно продолжить заполнение на том этапе, на котором остановился. Или отказаться от договора, если услуга стала неактуальной.
Железнодорожные перевозки — специфическая отрасль, особые термины, принципы, процессы. Нам помог опыт разработки личного кабинета клиента для ПГК. Команда за два с половиной месяца разобралась в логике работы личного кабинета. Мы поняли, как архитектурно встроить новый модуль. И более того, сделать его механизм универсальным. При разработке мы заложили в модуль алгоритм для удобного дублирования. В дальнейшем можно взять кусок кода, который отвечает за функционирование модуля и наложить его на автоматизацию согласования других договоров. Например, согласование дополнительных соглашений.

Прочая информация о кейсе

Создание модуля заключения и подписания типового договора для транспортной компании

Скриншоты