UMN: сайт, приложение и CRM-система. Версия 2023

Главное о кейсе

Ural Music Night — уникальный международный фестиваль, который с 2015 года ежегодно происходит в Екатеринбурге. В центре города возводят сотню концертных площадок, где выступают артисты самых разных жанров, а тысячи зрителей свободно путешествуют от сцены к сцене. Завершается фестивальная ночь по традиции на главной площадке, где хедлайнер фестиваля вместе со всеми зрителями поет «Луч солнца золотого…», приветствуя рассвет.

UMN давно уже перешагнул рамки городского и даже российского ивента — в 2020 году, когда из-за пандемии отменили большинство концертов и фестивалей, наша «Ночь Музыки» стала самым крупным мероприятием в мире.

Организовывать фестиваль в заданные сроки, выстраивать и оптимизировать взаимодействие между артистами, организаторами и зрителями помогает цифровая инфраструктура — мобильное приложение, сайт и CRM-система. Их разработкой, поддержкой и обновлением с 2018 года занимается команда Doubletapp.

Каждый год мы совершенствуем экосистему фестиваля:
• в 2019 году в приложении расширился набор функций, обновился дизайн. Мы перезапустили сайт и настроили интеграцию с приложением.
• В 2020 году создали CRM-систему, автоматизировали все процессы по организации фестиваля и перенесли их на онлайн-площадку. Благодаря нашей помощи фестиваль удалось организовать в минимальный срок.
• В 2021 году фестиваль планировался на 25 июня, а прошел 22 октября — его перенесли из-за ковидных ограничений. Трансляцию с 11 крупнейших площадок фестиваля посмотрели 4 млн 750 тысяч зрителей.
• В 2022 году был установлен новый рекорд посещаемости: более 400 тысяч зрителей. 3000 артистов 100 сцен, 430 часов музыки; трансляция на сайте велась с 10 концертных площадок. 30 тысяч скачиваний приложения, топовые места в сторах в категориях «Развлечения» и «Мероприятия».
• 23 июня 2023 года фестиваль объединил более 360 тысяч участников из 7 стран — на 100 сцен вышли более 3000 артистов. С 11 площадок выступления транслировались онлайн на сайте проекта. Несмотря на высокие нагрузки, сайт, приложение и CRM-система отработали стабильно и без сбоев.

Как проект изменил жизнь пользователей

У жителей и гостей города, которые хотят провести ночь на фестивале, разбегаются глаза от обилия сцен и артистов, расположенных в разных локациях. Как пройти в библиотеку к нужной сцене в нужный момент и не пропустить выступление любимых артистов? Где находятся сцены? В каком порядке выступают артисты? Как построить маршрут на всю ночь, чтобы попасть на несколько площадок? Как синхронизировать маршрут с друзьями? Как понять, куда идти, если не владеешь русским языком?

Сотрудники Doubletapp не пропустили ни одной «Ночи Музыки» и хорошо понимают проблему зрителей изнутри — нужен стабильно работающий сервис для навигации внутри фестиваля.

Наша команда создала мобильное приложение под iOS и Android. Зрители могут и на сайте, и в приложении изучить программы выступлений всех артистов на всех площадках, узнать, где находятся сами площадки, составить маршрут между сценами и поделиться маршрутом с друзьями. Иностранные гости получили всю информацию на английском. Приложения без сбоев работают в местах скопления людей, где нагрузка на сеть велика.

Мы облегчили работу организаторам — они получили CRM-систему для автоматизации всех рабочих процессов. Doubletapp в «коронавирусном» 2020 году буквально спас мероприятие: несколько раз фестиваль переносили, дважды — почти отменили. Каждый раз нужно было пересогласовывать все со всеми (графики приезда и выступлений артистов; аренда, довоз, монтаж и настройка оборудования, организация площадок и т. д.), тратить время и нервы, нести репутационные и финансовые риски. Когда внедрили CRM, за 17 дней удалось организовать все мероприятие и уложиться в заданные сроки. Разработка Doubletapp сэкономила организаторам 6000 человеко-часов и ускорила их работу в 18 раз. В итоге в 2020 году фестиваль посетило 170 тысяч зрителей, для которых играли 700 артистов на 50 сценах.

Факт: в 2020 году Ural Music Night стал самым крупным фестивалем на Земле!

Бизнес-задача и ее решение

Фестиваль с каждым годом становится популярнее, участников и зрителей все больше:
2015-й — 70 тыс. зрителей и 1000 артистов;
2023-й — 360 тыс. зрителей и 3000 артистов.

Устроителям UMN нужно помочь зрителям лучше ориентироваться в пространстве фестиваля, а также скоординировать работу множества сцен — с таким запросом организаторы Ural Music Night пришли в Doubletapp в 2018 году, а мы менее чем за 3 месяца разработали, протестировали и запустили мобильное приложение сразу под две платформы (Android & IOS), которое помогает решить большинство этих проблем.

В 2019 году функционал приложения мы расширили и обновили дизайн, а также пересобрали сайт и настроили интеграцию с приложением.
В этом же году команда Doubletapp организовала в рамках фестиваля приезд и выступление группы «Эпидемия» — наш концерт посетило семь тысяч человек.

В 2020 году команда Doubletapp помогла в кратчайшие сроки организовать фестиваль, предложив организаторам перевести процессы в CRM. Ранее все вопросы решались в мессенджерах, гугл-документах и таблицах, а также через созвоны и переписку. За 4,5 месяца мы изучили аналогичные продукты, поняли, что существующие решения подразумевают большое количество ручного труда, поэтому решили найти свой вариант.
Мы опросили организаторов, описали и проработали все возможные сценарии взаимодействия пользователя с системой, сформировали ТЗ, превратили прототипы в дизайн и создали собственную CRM, которая автоматизировала работу с входящими заявками и организацией выступлений на площадках. В итоге устроители уложились в 17 дней и фестиваль состоялся 18 сентября всем ковидам назло.

В 2021 году UMN прошел 22 октября в COVID-free формате. На 52 сценах сыграли 1300 артистов, концерты посетили 50 тыс. зрителей. И в темные ковидные времени фестиваль продолжался.

В 2022 году офис Doubletapp и сам превратился в концертную площадку — мы организовали квест, победители которого попали на наш квартирник, где выступили хэдлайнеры Ural Music Night Кристина Кошелева и Максим Свобода. Всего на фестивале в этом году было более 400 тысяч зрителей, которые посмотрели выступления 3000 артистов на сотне сцен. С десяти крупнейших площадок велась трансляция выступлений.

23 июня 2023 года фестиваль объединил более 360 тысяч участников из 7 стран — на 100 сцен вышли более 3000 артистов. С 11 крупнейших сцен выступления транслировались онлайн на сайте проекта. Несмотря на высокие нагрузки, сайт, приложение и CRM-система отработали стабильно и без сбоев.

Doubletapp традиционно участвует и в фестивальных конференциях — в 2022 году Frontend team lead Павел Рожков выступил с докладом о создании CRM-системы фестиваля, а в 2023 году креативный директор Doubletapp Павел Яценко и ведущий графический дизайнер Павел Лаптев провели мастер-класс «Брендинг в музыкальной индустрии. Как с хорошим логотипом получить больше фанатов» — изложили теоретические основы вопроса и разобрали на примерах, насколько удачны бренды участников конференции.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Подробнее об устройстве CRM: внутри нее есть, условно, два большие части — для организаторов и для артистов.
Как выглядит система для артиста: регистрируется, заполняет все поля в анкете (к каждому полю мы прописали подсказки), отправляет заявку, отслеживает ее статус. Неверно или не до конца заполненную заявку отправить не получится. Если заявку примут, то, перед выступлением нужно будет согласовать техрайдер.
В момент подачи заявка проходит первичную автоматическую модерацию на стороне бэкенда: все поля должны быть верно заполнены, чтобы организаторы получали только готовые для дальнейшей работы заявки. Сравним этот вариант работы с более ранним, когда артист отправлял заявку на электронную почту, модератор изучал ее, обнаруживал неточности или неполноту, писал ответное письмо с просьбой доработать заявку, зачастую звонил — и так до бесконечности. Сейчас вся информация хранится в единой базе, удалось существенно снизить процент неправильно заполненных заявок и сэкономить время организаторов.

Для устроителей в системе предусмотрены роли эксперта и администратора.
Эксперт отвечает за музыкальную концепцию и работу одной или нескольких сцен: составляет список выступающих для каждой сцены, согласует время выступления и саундчека, загружает информацию об оборудовании, фотографии сцены, логотипы партнеров, афиши.
Весь этот процесс согласуется с общим расписанием работы площадки, со свободным временем артиста (которое он указывает в анкете), а также с общим фестивальным таймингом, учитывающим перерывы между выступлениями и необходимость организации репетиций. Учтены ситуации, когда один артист играет в нескольких коллективах — время выступлений корректируется в интересах искусства.
Подготовленные экспертом документы финально модерирует и вычитывает администратор. Он проверяет анкеты артистов, анкеты и таймлайны сцен.

Все технические и бытовые райдеры артистов, информация по полиграфии на сценах, охране, волонтерам, мерчу агрегирована на отдельной странице CRM-системы.

Данные в CRM синхронизируются с сайтом и приложением. Когда организатор утвердил время и место выступления артиста, указал в базе значение «согласовано», все данные автоматически публикуются в расписании на сайте и в приложении.

В 2022 году в CRM-системе и на фестивальном мерче появились маскоты, созданные в дизайн-отделе Doubletapp. Их ровно столько же, сколько ролей в CRM-системе: артист, организатор и эксперт. Удобство интерфейса и визуальная привлекательность важны ничуть не меньше, чем набор функций. Поэтому при разработке системы мы уделили внимание не только технической начинке, но и красивой картинке.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ДЕТАЛИ
Для ускорения работы CRM-системы и приложения при разработке применили SPA (Single Page Application) подход — весь код, необходимый для работы, загружается при первом запуске, а пользователю по запросу открывается для работы только конкретный модуль. При переходе к следующему модулю перезагрузки не требуются — страницы динамически подгружаются с сервера без обновления страницы.

Чтобы в момент проведения ивента вся инфраструктура работала безупречно, команда Doubletapp на время фестивальной недели наращивает физические мощности, оптимизирует код — системы кэширования, чтобы запросы обрабатывались быстрее.

Опыт, полученный при разработке CRM для UMN, лег в основу разработки аналогичного проекта для фестиваля New/Open: мы использовали то, что особенно удалось, а также учли ошибки и переписали те вещи, работу которых можно улучшить.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Из интервью с Екатериной Пологовой, исполнительным директором фестиваля UMN:

«Мне кажется, что самое такое важное конкурентное преимущество Doubletapp — это отсутствие страха браться за неподъёмные идиотские задачи, которые поступают от подрядчика, потому что наш запрос достаточно нестандартный. Ну так или иначе всё удалось реализовать, всё работает.

Нужно ещё отметить вовлеченность в процесс и стремление к оптимизации, потому что мы всё равно со своей стороны видим, вы — со своей стороны видите, как это там можно удобнее сделать. Ну и соответственно, когда все пытаются сделать удобнее, в итоге получается наиболее классное решение».

Прочая информация о кейсе

23 июня 2023 года прошел девятый по счету фестиваль «Уральская Ночь Музыки». 3000 музыкантов из 7 стран сыграли на 100 площадках, на 11 сценах были установлены по нескольку камер, концерты транслировались онлайн. В CRM было обработано 3852 заявки от артистов.

Более 360 тысяч человек посетило фестиваль лично, но сайт и приложение выдержали нагрузку. Работа сайта, приложения и CRM-системы были под круглосуточным контролем команды мониторинга.

Скриншоты