Личный кабинет менеджера, который полностью автоматизирует оплату и продление массового продукта

Главное о кейсе

Раньше менеджеры выставляли счета вручную каждому клиенту. Так как продуктом пользуются более 1 000 средних и крупных компаний по всему миру, это требовало много времени, а также клиентам иногда забывали выставить счет и подписка неожиданно заканчивалась.

Необходимо было максимально ускорить и упростить процесс оплаты и продления лицензий на массовый продукт, а также уменьшить количество ошибок, связанных с человеческим фактором (например, забыли вовремя прислать счет на продление).

Разработанный личный кабинет (ЛК) менеджера полностью автоматизировал процесс оплаты. Менеджерам необходимо лишь контролировать процесс.

Как проект изменил жизнь пользователей

ОПЛАТА

Клиенты своевременно получают счета на почту, как при первой установке, так и при продлении лицензии на продукт.

НАПОМИНАНИЕ ОБ ОПЛАТЕ

С определенной периодичностью клиенты получают письма на почту с напоминанием о счете и другой полезной информацией.

ОФЛАЙН-ЛИЦЕНЗИИ

Для клиентов с закрытым контуром реализована возможность использовать продукт без предоставления доступа к системе.

Бизнес-задача и ее решение

ЗАДАЧА

Itgrix – коннектор IP-телефонии и CRM. Продуктом пользуются по подписке более 1 000 средних и крупных компаний по всему миру.

Раньше менеджеры выставляли счета вручную каждому клиенту – это требовало много времени, а также клиентам иногда забывали выставить счет и подписка неожиданно заканчивалась.

РЕШЕНИЕ

Для решения этих проблем мы создали личный кабинет (ЛК), с помощью которого автоматизировали оплату и продление лицензии.

Все оплаты происходят автоматически. Менеджерам остается лишь контролировать процесс и подключаться в момент, когда системе не хватило каких-то данных – например, не заполнены необходимые контакты.

Кроме того, в ЛК ведется статистика по активным клиентам – сколько, каким продуктом пользуются, на каком языке.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

НОВЫЙ КЛИЕНТ

Клиент устанавливает коннектор внутри своей CRM. В этот момент в ЛК появляются данные об установке – кто установил приложение, какую CRM и какой тариф он использует. Эта информация нужна для подбора тарифа Itgrix.

Также в CRM Itgrix создается задача на менеджера – связаться с новым клиентом и помочь с настройкой, а также сделка по продаже лицензии.

АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ТАРИФА

Подходящий клиенту тариф Itgrix система подбирает самостоятельно. Для этого мы предусмотрели справочник лицензий, в котором для всех возможных вариаций поддерживаемых CRM указаны соответствующие им лицензии Itgrix.

АВТОВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТА

С помощью интеграции с 1С ЛК автоматически формирует счет для нового клиента на минимально возможный срок лицензии и направляет на почту. Пробный период длится 2 недели – за это время клиент должен оплатить счет для продления лицензии.

Если у клиента уже есть оплаченная лицензия, за 14 дней до ее окончания система снова формирует счет и отправляет его на почту клиенту. После оплаты лицензия продлевается автоматически.

Все выставленные счета с актуальными статусами менеджеры видят в ЛК.

ОПЛАТА И СДЕЛКА В CRM

Клиент оплачивает счет. Наш API вносит в ЛК платежи, привязывая их к соответствующим клиентам – данные собираем при помощи интеграции с эквайрингом (например, Тинькоф), а для всех банков и электронных кошельков, где интеграция не предусмотрена, данные собираются с электронной почты, куда отправляются чеки.

После этого в 1С автоматически формируется акт и направляется клиенту на почту, а сделка в Битрикс24 переводится в статус Успех.

Также информация об успешной оплате появляется в виде сообщения в ветке мессенджера Discord – это позволяет менеджерам оперативно отслеживать оплаты.

НАПОМИНАНИЕ ОБ ОПЛАТЕ

Для реализации автоматической рассылки с напоминанием об оплате мы разработали функционал настройки писем внутри ЛК – можно задать контент, триггеры для отправки писем, добавить ссылки.

Для контроля и ведения статистики информация об успешно и неуспешно отправленных письмах появляется в Discord.

ОФЛАЙН-ЛИЦЕНЗИИ

Некоторые клиенты в целях повышения безопасности данных имеют закрытый контур системы без возможности считывания характеристик автоматически, но для работы приложения необходимо получить вводные данные.

Тогда клиент присылает характеристики системы, а менеджер формирует лицензионный ключ, по которому клиент сможет использовать коннектор.

В таком случае новый клиент заводится вручную в ЛК – далее он пойдет по той же цепочке автоматизации.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

.

Скриншоты