Система управления бизнесом ГК «Рубин»

Заказчик: «Рубин»

Исполнитель: Braind

braind.agency

Главное о кейсе

Чтобы учитывать эти особенности, в компании использовалась сложная бизнес-логика. Основная сложность использования разных единиц измерения заключается в необходимости иметь «обменный курс» — количество конфет в одном килограмме. Фактическое измерение этого значения в рамках одной поставки давало огромную погрешность на больших объемах продажи, поэтому в компании использовали плавающее значение, которое с течением времени уточнялось.

Мы ввели обменный курс высокой точности (5 знаков после запятой) .
Ввели возможность подогнать обменный курс (штук в килограмме) по данным склада — зная реальные остатки на складе и количество Конфет, которые ушли в подарки, можно посчитать средний вес штуки на большом объеме Конфет. Уточнения веса позволяет точнее считать себестоимость подарка и готовить верные бухгалтерские документы.
При этом в ERP установлены защиты от случайных опечаток в значениях, анализирующие косвенные признаки ошибки, например, вес одной штуки после перерасчета не может быть меньше определенного и другие.

Если для создания заказа на производство на реальном складе хватает товаров, а в ERP не хватает, есть возможность прямо в интерфейсе создания заказа автоматически скорректировать вес Конфеты для создания заказа. В начале сезона, когда данные по весу одной штуки ещё не достаточно точны эта возможность экономит очень много времени.

Для каждой Конфеты хранится список входящих в её состав ингредиентов и КБЖУ. Это позволяет автоматически получить уникальный список ингредиентов и КБЖУ для каждого из подарков.
Размер подарков варьируется в широком диапазоне, что требует разного размера этикета. Для решения этой проблемы создан конструктор форматов этикета для разных видов подарков. В нём можно настроить размер этикета, выводимые данные и отправить нужное количество на принтер, который печатает этикет на самоклеящейся бумаге.

После окончания сезона генерируется полный пакет документов для бухгалтерии. Его можно скачать единым архивом. При этом в документах используются финально уточненные данные по весу, что позволяет точно расчитывать себестоимость продукции, размер НДС к возмещению и другие важные данные.

-------------------------------------------

The company used complicated business logic to take this peculiarities into account. The main difficulty in using different measures is in necessity in “exchange rate” to know how many Candies is there in one kilo. Direct measuring of this value within one delivery gives a huge error on a large sales volumes, so Rubin used floating value adjusted over time.

In ERP we’ve introduced the exchange rate of high accuracy (5 decimal places). Special function adjusts the exchange rate (pieces in kilo) to the stock data. When we know the real amount in stock and the number of pieces were put in goodie bags we can count the average weight of Candy using large volumes which gives us high accuracy. Specifying the weight of one Candy in large volumes makes cost calculation more accurate and gives an opportunity to form the accounting records.
At the same time ERP has protection against accidental typos in values. System analyzes indirect signs of an error, for example, the weight of one piece after recalculation can’t be less than preset.

Sometimes according to ERP there is not enough Candies to create the batch but according to the real warehouse everything is enough. To make creating the batch possible in this situation, there is an opportunity to push the button in the interface to correct weight of Candy automatically.
In the beginning of the season the information about the weight is inaccurate and this function saves much time.

The list of included ingredients and Calories/Proteins/Fats/Carbos (CPFC) is stored for each Candy. So we can make the list of unique ingredients and CPFC automatically for each goodie bag. There is a wide range of goodie bags’ sizes which demands wide range of label sizes. To solve this problem we’ve created label configurator where operator can choose the size, the output data and print the necessary amount of labels.

After the end of the season the full package of accounting records is generated in one click. Accountant can download it in a single archive. All documents are made using the final weight information, which leads to accurate cost, VAT amount and other important data.

Бизнес-задача и ее решение

Разработанная ERP автоматизирует типовые бизнес-процессы компании
— Приём товара на склад
— Ведение складского учёта
— Формирование листов заказа для сборки на производстве
— Формирование этикета
— Расчет себестоимости
— Формирование бухгалтерских документов, закрывающих сезон

Некоторые особенности работы компании
— Новогодние подарки собираются на производстве партиями.
— В составе одного новогоднего подарка содержится упаковка, разные наименования кондитерских изделий (далее «Конфет»), дополнительные вложения (магнитики, игрушки).
— Состав подарка одного артикула в разных партиях может отличаться.
— Каждый подарок должен иметь этикет с корректным составом вплоть до ингредиентов отдельных Конфет.
— Приход Конфет на склад происходит в тоннах, а расход в подарки в штуках.
— Вес одной Конфеты нельзя посчитать точно, т.к. он меняется не только от поставки к поставке, но и внутри одной поставки. На объемах в сотни тонн погрешность может достигать сотен килограмм.
— Цена одних и тех же Конфет в разных поставках отличается.
— Размер НДС в разных поставках одних и тех же Конфет может отличаться.
— Необходимо рассчитывать себестоимость каждого подарка.
— В расчете себестоимости необходимо учитывать, что в подарок могут попасть Конфеты одного типа из разных поставок по разной цене.
— По окончанию сезона необходимо сформировать всю необходимую бухгалтерии документацию по каждой партии.

-------------------------------------------

ERP automates the following Rubin’s business processes
— Goods receipt
— Warehouse inventory control
— Forming the assembly sheet of ordered goodie bags
— Making labels
— Cost calculation
— Making accounting records closing the season

Company’s workflow peculiarities
— Christmas goodie bags are gathered in batches
— One goodie bag consists of package, different confectionery (henceforth referred as Sweets) and additional things like magnets or toys.
— Goodie bags of one SKU can consist of different parts in different batches.
— Each goodie bag should have the label with correct information about composition up to the ingredients of each Sweet.
— Arrival of Sweets is in kilograms but distribution in goodie bags is in pieces
— Weight of the similar Sweets couldn’t be counted accurately because it isn’t the same even within one delivery. While working with hundreds of tons, the error can reach hundreds of kilograms.
— The price of the same Candies in different deliveries is different.
— The amount of VAT in different deliveries of the same Candies could be different.
— In cost calculation we should take into account that in one goodie bag there could be the same Candies from different deliveries at different price.
— In the end of each season all accounting paperwork about each batch should be made.

Прочая информация о кейсе

Рубин — один из лидеров в производстве сладких новогодних подарков в России. Компания имеет 70+ отделений, 800+ человек в штате и производственные мощности на 5 млн подарков в год.

Рубину требовалась помощь в автоматизации бизнеса. На выполнение типовых процессов уходило очень много времени. Учёт работал на сложных связанных excel-файлах, т.к. стандартные складские решения компании не подходили. Заказы на производство также составлялись в excel-файлах с ручным контролем остатков по складу. По мере увеличения оборота, компании становилось все сложнее управлять документооборотом и складом, и мы помогли автоматизировать многие ежедневные типовые операции.

-------------------------------------------

Rubin Group is one of the leaders in the sweet Christmas goodie bags production in Russia. Today company has more than 70 branches, 800 employees and 5 million goodie bags a year manufacturing capacity.

Rubin Group needed help in the sphere of business automation. Typical business processes took too much time. Warehouse accounting worked through the complex connected excel-files because ordinary warehouse software didn’t match the company’s processes.
Production order forms were made via excel too, engaging manual control of the warehouse left-over.
As the turnover grew it took more and more efforts to manage the paperwork and the warehouse efficiently. So we have helped Rubin to automate many of daily routine operations.