BrickCRM — Программный комплекс для автоматизации работы IT-компании

Главное о кейсе

1. Управлять компанией стало проще. Мы видим все важные экономические показатели фирмы в одном месте. Принимаем решения не потому что “так чувствуем”, а потому что видим цифры.

2. Процессы стали чётче, так как часть из них теперь зафиксирована в программе.

3. Личные цели сотрудника и команды синхронизировались, а начисление премии стало прозрачным.

Работа на этом не заканчивается, мы продолжаем улучшать и свои процессы, и их реализацию в нашей системе.

Начали разработку раздела Бухгалтерия, в котором будем вести учет договоров, счетов и актов. Все документы будут формироваться автоматически, а информация по счетам и актам - синхронизироваться с Проектами, что поможет менеджеру проекта оперативно видеть данные по оплатам, не забывать получать закрывающие документы, а также программа будет самостоятельно передавать данные в справочник доходов.

Далее будем улучшать Кабинет сотрудника - выводить его достижения, информацию о продвижении по карьерной лестнице. Здесь же хотим сделать в дальнейшем таблицу компетенций - список знаний, который необходим сотруднику на его должности, с разделением по грейдам.
Конечно, не простая и большая работа. Но мы уже сделали дизайн, и результат нас очень вдохновляет!

==================================================

1. Managing a company just got easier. We see all the important economic indicators of the company in one place. We make decisions not because we “feel” that way, but because we see the numbers.
2. The processes have become clearer, as some of them are now fixed in the program.
3. The personal goals of the employee and the team were synchronized, and the accrual of bonuses became transparent.

The work does not end there, we continue to improve both our processes and their implementation in our system.

We started developing the Accounting section, in which we will keep records of contracts, invoices and acts. All documents will be generated automatically, and information on invoices and acts will be synchronized with Projects, which will help the project manager to quickly see payment data, remember to receive closing documents, and the program will independently transfer data to the income directory.

Next, we will improve the employee's account - display his achievements, information about career advancement. Here we want to make a table of competencies - a list of knowledge that an employee needs in his position, divided by grades.
This is, of course, not an easy job. But we have already made the design, and the result inspires us very much!

Бизнес-задача и ее решение

Итак, начнем сначала.

У нас уже была реализована CRM-часть программы. Здесь заводили новые заявки, вели историю переписок, отслеживали актуальные статусы лидов, вели базу контактов.

С желания видеть в этой же программе не только список заявок, но и актуальные финансовые показатели началась история этой разработки.

1. В первую очередь, создали базу Проектов и связали ее с базой Лидов (заявка, которая переходит в статус “Сделка”, прикрепляется к Проекту).

2. Разработка идет спринтами, поэтому внутри Проекта реализовали Спринты: по каждому задается период, сумма, планируемые и фактические трудозатраты. Здесь же на диаграмме Ганта можно создать план работ, отследить оплаты и расходы (сторонним подрядчикам). Для удобства менеджеров сделали Шаги - этапы, по которым проходит каждый Спринт.

3. Чтобы контролировать KPI сотрудников сделали раздел Эффективность с делением по сотрудникам, проектам и задачам.
Сотрудники. Здесь смотрим план и факт трудозатрат, отслеживаем недобор и перебор часов отдельно по каждому сотруднику.
Проекты. Выводится информация по проектам и его спринтам: запланированные часы и реальные. Помогает оперативно реагировать, в случае превышения работы по спринту.
Задачи. Аналогичная информация по отдельным задачам. Сразу можно посмотреть, какая работа вызвала сложности и сделать выводы.
Для учета фактически затраченного времени реализовали синхронизацию с Redmine - там мы замеряем время работы над каждой задачей.

4. Для того, чтобы рассчитать плановое количество часов работы для каждого сотрудника, сделали разделы Сотрудники и Рабочее время. План зависит от должности и уровня, а также учитывает отпуска, отгула и больничные.

5. Теперь на основе имеющихся данных можем строить график доходности в разделе Финансы (смотрим план и факт), на отдельных страницах вносятся все доходы и расходы.

6. Сделали отдельные кабинеты для каждой должности. Теперь любой сотрудник может сам отслеживать свою эффективность.

7. Менеджер проекта видит данные по своим проектам и спринтам, отслеживает результаты своей команды (от чего зависит и его KPI). Чтобы ему было удобнее планировать нагрузку, выводим информацию о том, сколько работы имеется для каждого сотрудника (т.е. поставлены на него задачи в Redmine), если меньше 8 часов (то есть одного рабочего дня) - подсвечиваем, чтобы ПМ мог оперативно среагировать.

8. Доработали функционал для менеджера по продажам - реализовали дашборд с планом и фактом продаж, и на этой же странице собираются все активные задачи (на сегодня, неделю и все).

9. Для маркетолога вывели сводку по источникам лидов и сделок, конверсию. Страница для создания email-рассылки была сделана ранее, добавили возможность создания разных групп пользователей для рассылки.

10. В Справочниках задаются динамические элементы: источники лидов, шаги воронки продаж для сейлза, шаги спринта на ПМов, должности, города, фильтры и др.


В итоге получился программный комплекс, где в зависимости от должности, каждый видит нужные ему данные.
Реализованы кабинеты:
- менеджера по продажам,
- маркетолога,
- менеджера проектов,
- сотрудника,
- партнера - в кабинете могут отслеживать статусы заведенных лидов и видеть начисленные бонусы,
- клиента - на данный момент не используется, планируем сделать более полезным и дать доступ всем нашим Клиентам.


Для удобства сотрудников и оперативного контроля за результатами, некоторый функционал продублировали также в мобильном приложении.

==================================================

So let's start over.

We have already implemented the CRM part of the program. New requests were saved here. We kept a history of correspondence, tracked the current status of leads, and maintained a database of contacts here.

With the desire to see in the same program not only a list of requests, but also current financial indicators, the history of this development began.

1. First of all, we created a database of Projects and linked it to the database of Leads (a request that goes into the “Deal” status is attached to the Project).

2. Development proceeds in sprints, so Sprints were implemented within the Project: for each, a period, amount, planned and actual labor costs are set. Here, on the Gantt chart, you can create a work plan, track payments and expenses (for third-party contractors). For the convenience of managers, Steps were made - the stages that each Sprint goes through.

3. To control the KPI of employees, we made an Efficiency section divided by employees, projects and tasks.
Employees. Here we look at the plan and the fact of labor costs, track the shortfall and overdo of hours separately for each employee.
Projects. Information is displayed on projects and its sprints: planned hours and real ones. Helps to respond quickly, in case of exceeding the work on the sprint.
Tasks. Similar information for individual tasks. You can immediately see which work caused difficulties and draw conclusions.
To take into account the actual time spent, we implemented synchronization with Redmine - there we measure the time spent on each task.

4. In order to calculate the planned number of hours of work for each employee, we made sections Employees and Working hours. The plan depends on the position and level, and also takes into account holidays, time off and sick leave.

5. Now, based on the available data, we can build a profitability graph in the Finance section (look at the plan and the fact), all income and expenses are entered on separate pages.

6. Created separate personal areas for each position. Now any employee can track their own performance.

7. The project manager sees data on his projects and sprints, monitors the results of his team (which also affects his KPI). To make it more convenient for him to plan the workload, we display information about how much work is available for each employee (i.e. tasks assigned to him in task tracker), if less than 8 hours (i.e. one working day) - highlight so that the PM can respond quickly.

8. We finalized the functionality for the sales manager - we implemented a dashboard with a plan and a fact of sales, and all active tasks are collected on the same page (for today, a week, and all tasks).

9. For the marketer, we displayed a summary of the sources of leads and deals, conversion. The page for creating an email newsletter was made earlier, we added the ability to create different user groups for the newsletter.

10. Directories contain dynamic elements: lead sources, sales funnel steps for sales, PM sprint steps, positions, cities, filters, etc.


The result is a software system, where, depending on the position, everyone sees the data he needs.
Personal areas:
- sales manager,
- marketer,
- project manager,
- employee
- partner - in the account they can track the status of the leads and see the accrued bonuses,
- client - currently not used, we plan to make it more useful and give access to all our clients.


For the convenience of employees and operational control over the results, some functionality was also duplicated in the mobile application.

Прочая информация о кейсе

Сапожник с сапогами - подходящее название для нашего кейса. Как компания специализирующаяся на автоматизации бизнес-процессов, мы решили, что обязаны оцифровать свои ежедневные операции, чтобы иметь возможность их контролировать и улучшать.


Почему мы не выбрали существующее решение, а сделали свое?

Если коротко: не нашли вариант, который идеально подходил бы под наши процессы, а подстраиваться под функционал существующих программ не захотели. И также важным моментом для нас является возможность динамичных изменений, что проще всего, когда инструмент полностью в ваших руках.

==================================================

“The cobbler at last wears the best shoes” is a fitting name for our case. As a company specializing in business process automation, we have decided that we must digitize our daily operations in order to be able to control and improve them.


Why didn't we choose an existing solution, but made our own?

In short: they didn’t fit our processes, but we didn’t want to adapt to the functionality of existing programs. And also an important point for us is the possibility of dynamic changes, which is easiest when the tool is completely in your hands.

Скриншоты