Документооборот и СДОиК

Главное о кейсе

В результате разработки сервисов «Документооборот» и «СДОиК»:
• Объем работы выполняемый менеджером увеличился в 5 раз, что позволило увеличить объем обучений при том же количестве штатных единиц
• Был организован запуск двух филиалов в других городах с едином центром обработку документов в головном офисе
• Подписаны договора с 20-ю организациями на ежемесячное и ежегодное предоставление сервисов
• Внедрение кейса:
• в учебном центр с филиалами по России на базе, которого создавалось решение
• 17-ти учебных центров по России, в качестве платного сервиса
• 4-х промышленных предприятия по России, в качестве платного сервиса

Бизнес-задача и ее решение

Быстрый рост бизнеса поставил перед руководством компании непростую задачу. Вкладываться в аренду новых площадей и трудоустройство новых сотрудников или произвести автоматизацию всех процессов в компании.

Были поставлены следующие задачи:
1. Оптимизировать рабочее место менеджера учебного центра и специалиста по охране труда. Необходимо, чтобы один специалист смог выполнить работу нескольких, т.е. увеличение объема работ, давало бы значительно низкий коэффициент нагрузки.
2. Создать платформу для онлайн обучения сотрудников, расширив её возможностью контроля за процессом обучением, прохождением медицинских комиссий и выдачей средств индивидуальной защиты.
3. Создание сервиса документооборота, который бы позволил за счет однократного, автоматизированного внесения данных использовать их при создании документов, сопутствующих процессу обучения.
4. Создание данных решений, как SaaS-сервисов, которые можно продавать другим учебным организациям, промышленным предприятиям и прочим смежным организациям, перед которыми стоят аналогичные задачи.

Решение:
1. Был проведен анализ бизнес процессов учебного центра и разработана функциональная схема будущих сервисов.
2. На основании данных, полученных в ходе анализа бизнес процессов был разработан прототип системы и техническое задание.
3. Реализована поэтапная программная разработка сервиса и его последующее внедрение.

Функциональные особенности сервисов:
• Ведение сотрудников предприятия, выдача доступов на обучения, приглашения
• Контроль процесса обучения в разделе статистика
• Внесение контрольных дат по медицинским комиссиям
• Автоматизированное оповещение
• Отметка о выданных средств индивидуальной защиты
• Интерактивная таблица ведения заявок на обучение (замена таблицы эксель)
• Создание и импорт из docx файла заявок на обучение
• Генерация протоколов по направлениям обучения
• Генерация журналов по направлениям обучения
• Генератор приказов на зачисление и отчисление
• Ведение базы данных организаций, контактных лиц
• Генерация договоров на обучение
• Генератору удостоверений РнаВ с подгрузкой фотографий рабочих
• Универсальный генератор Дипломов / Свидетельств / Удостоверений
• Связка с сервисом СДОиК — создание доступов на онлайн-обучение при создании новой заявки на обучение

Прочая информация о кейсе

Командой по разработке сервисов Web Digital Team была реализована группа SaaS-сервисов для учебных центров и промышленных предприятий.

Системы «Документооборот» и «Система Дистанционного Обучения и Контроля» – это совокупность двух сервисов, которые позволяют комплексно подойди к системе промышленной безопасности на предприятии.

С помощью данных систем можно организовать полный контроль:
• над обучением сотрудников,
• пожарной безопасности предприятии,
• выдачи средств индивидуальной защиты,
• медицинских комиссий,
• упростить и автоматизировать сопутствующий документооборот,
что позволит уменьшить влияние человеческого фактора.

Скриншоты