Как мы перешли от хаоса в расчетах к системной работе со сметами

Главное о кейсе

Мы перенесли процесс пресейла и оценки проектов из разрозненных таблиц в системный модуль на базе Битрикс24. Было: менеджеры тратили часы на ручной расчет смет, брали цифры «с потолка», а компания теряла деньги из-за заниженных бюджетов или отпугивала клиентов непрозрачными наценками. Стало: внедрена система с умным расчетом сопутствующих ролей, скрытым распределением рисков и нарезкой боевых задач прямо из коммерческого предложения. Процесс согласования бюджетов стал быстрым, бесшовным и безопасным для рентабельности.

Как проект изменил жизнь пользователей

Менеджеры избавились от страха математических ошибок и сломанных формул. Процесс стал интуитивным: сотрудник вбивает только базовые часы профильного специалиста, а модуль сам рассчитывает и добавляет время на код-ревью (5%), арт-дирекшн (5%) и менеджмент (10%), а также налоги (НДС 5% или 20%). Отпала необходимость плодить файлы — менеджер собирает несколько версий бюджета («вилки цен») в одном окне. Жизнь клиента тоже стала проще: он получает аккуратный документ в выделенной внешней группе, где может быстро согласовать смету и получить уведомление в Telegram, не путаясь в технических терминах.

Бизнес-задача и ее решение

Глобальная задача заключалась в ликвидации финансовых потерь и «ценовых качелей» на старте проектов. Мы разработали инструмент, который сделал ценообразование железобетонно аргументированным. Главное улучшение для бизнеса — безопасная работа с неопределенностью. Если проекту нужен срочный расчет, модуль позволяет заложить рисковый буфер (10–20%), но не выводит его отдельной пугающей строкой. Алгоритм пропорционально «размазывает» риски по всем задачам. Это гарантированно страхует экономику компании и снимает возражения заказчика на этапе согласования.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Ориентируемся на Low-code возможности платформы: мы реализовали глубокую интеграцию пресейла с производством, разделив процесс на два изолированных пространства. Support-группа служит витриной для клиента, а в Dev-группе формируется зеркальная смета для команды со всеми скрытыми техническими этапами. Главная техническая фича — бесшовная генерация бэклога: выделенные строки согласованной сметы в один клик превращаются в боевые задачи в Битрикс24, куда проданные часы автоматически подтягиваются в качестве системного планового времени.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

В процессе проектирования мы поняли, что излишняя прозрачность вредит B2B-продажам. Изначально клиенты пугались внутренних этапов тестирования и заложенных рисков, что затягивало переговоры. Это привело к решению об изоляции порталов и внедрению алгоритма пропорционального распределения часов. Также выяснилось, что промежуточные расчеты создают лишний информационный шум и спамят заказчика уведомлениями. Этот инсайт перерос в механику «тихих черновиков» — теперь менеджеры могут сохранять промежуточные итерации расчетов и «вилки цен» локально, публикуя во внешнюю группу только финальный выверенный вариант.

Скриншоты