Кейс внедрения Битрикс24 производителю закладных деталей для строительства "Fastcon"

Главное о кейсе

► С чем предстояло работать?
Наш клиент — организация с финскими корнями, и российское представительство было интегрировано в группу компаний, где была общая CRM-система на базе Windows. В Битрикс24 представительство переходило неожиданно и резко: в конце 2022 их отключили от доступа к общей базе, нужно было быстро что-то предпринять, найти аналог для дальнейшей работы.

Вилен Коломеец, sales-директор Фасткон: «Наш взгляд упал на Битрикс24, так как это современная система с очень большим функционалом. Мы посмотрели промо-ролики, поговорили с коллегами из смежных областей и в итоге решили, что остановимся на ней. Выбор интегратора, который внедрит Битрикс24, был без моего участия. Та компания, которая переносила данные и организовывала нашу работу, не устроила нас, ими была подготовлена очень сырая база, и работать в ней было тяжело, многие инструменты были не настроены. Когда мы начали погружаться плотнее в процесс работы с CRM-системой, были выбраны вы.»

► Что мы сделали:
Система бронирования встреч, которая требовалась для организации работы Фасткон в Битрикс24 – задача нетипичная. С помощью смарт-процессов в Битрикс24 появился раздел «Работа над проектами». Он выстроен так, чтобы сотрудники компании могли вести проект от установления контакта и до его завершения. На стадиях этой проектной воронки настроены задачи по контролю, формированию коммерческих предложений, расчетам и сбору информации. Решение работает в связке с календарем, так как сотрудники компании активно работают с ним и ведут планировщик.

Была выстроена воронка для работы с календарем. Такая настройка позволила отслеживать ответственных – организаторов встречи, и фиксировать события в своего рода реестр. Преимущество решения в том, что за счет связи CRM с встроенным функционалом аналитики, стало возможным получать развернутую информацию по количеству встреч и участников не только с помощью воронки и конструктора отчетов, но и в предоставленном штатном разделе «Аналитика». Этот раздел может показывать загруженность сотрудника по встречам.

Как проект изменил жизнь пользователей

В разделе "Работа над проектами" в системе Битрикс24 появилась возможность вести проекты от начала до конца. Этот раздел предназначен для контроля задач на различных этапах проектной воронки, включая составление коммерческих предложений, расчеты и сбор информации.

Задачи по контролю, подготовке коммерческих предложений, проведению расчетов и сбору информации разделены по различным этапам проекта. Битрикс24 чаще всего используется в компании как общий календарь и база данных по клиентам, которых Fastcon стремился регулярно информировать о новостях, отправлять поздравления и важные сообщения о компании.

На данный момент наполнение системы счетами и документами не планируется, так как большинство сотрудников, работая “в полях” заходит в Битрикс24 с портативных устройств, которые можно легко понять. Тем не менее, в будущем Битрикс24 станет важным инструментом компании, позволив не только хранить базы данных и контактов, но и использовать их для мониторинга.

В Битрикс24 клиента мы добавили новую функцию, которая позволяет компаниям фильтровать данные о количестве визитов и групп клиентов. Такая опция была у Fastcon, когда они работали в CRM от Microsoft, так что компания была рада увидеть знакомый инструмент на новой платформе.

Первое время руководство компании приняло решение не торопить команду с освоением нового инструмента, чтобы у сотрудников было достаточно времени на привыкание к новым для них действиям, например, необходимости вносить информацию после встреч и звонков в поля CRM.

Также клиента интересовала статистика по количеству проведенных встреч. Поскольку в компании не используется CRM для продаж, была создана воронка для работы с календарем. Теперь ответственные за организацию встреч могут легко отслеживать события и фиксировать их в специальном реестре.

Благодаря интеграции CRM с функционалом аналитики, раздел "Аналитика" предоставляет детальную информацию о количестве встреч и участников, не только через воронку и конструктор отчетов. Преимущество такого подхода заключается в том, что загруженность сотрудников по встречам отображается в этом разделе.

В результате проведенных работ клиент отметил существенное улучшение контроля за сотрудниками: если раньше на постоянной основе удавалось следить за занятостью 50% сотрудников, то теперь, благодаря мобильной версии Битрикс24, можно мониторить работу еще +40% сотрудников, работающих «в полях».

Также был отмечен момент роста скорости работы над мероприятиями благодаря появлению корпоративного календаря. Время выполнения такого формата задач сократилось на 17%.

Дополнительно, появилась эффективная система отчетности, которая значительно облегчила работу руководителя. Он имеет возможность получить отчет по каждому сотруднику и проанализировать их активность. Ранее на сбор аналитики по работе команды уходило от 2 до 3 рабочих дней и не было уверенности, что заполненные сотрудниками данные на 100% соответствуют действительности. Теперь же, когда вся деятельность прозрачна и видна в CRM, подготовка отчетов занимает не более 2 часов.

Благодаря удобному ведению базы данных клиентов и контактных лиц, мы можем эффективно управлять информацией о своих региональных клиентах: руководитель может использовать удобные фильтры для отбора информации по нужным параметрам, облегчая себе планирование командировок и встреч как для руководства, так и для команды.

Бизнес-задача и ее решение

Необходимость внедрения Битрикс24

Задача 1 — Перенос клиентской базы, сохранение данных компании
Так как Fastcon оказался отрезан от остальной инфраструктуры компании, первоочередной его задачей было сохранить необходимые для работы документы и клиентскую базу, чего мы добивались переносом данные о сделках, компаниях и клиентах в Битрикс24.

Задача 2 — Удобная система контроля для сотрудников Fastcon, работающих в полях
В команде клиента много сотрудников, которые выезжают работать на дальние объекты, иными словами, в полях. Мы настроили работу Битрикс24 таким образом, чтобы все необходимые проекты пользователи могли вести с телефона, то есть, находясь вне офиса. Таким образом руководство компании смогло детально отслеживать деятельность тех подчиненных, кто не находится в данный момент в офисе.

Задача 3 — Аналитика эффективности команды
С помощью Битрикс24 клиент хотел видеть, сколько времени сотрудники затрачивают на определенные задачи и чем заняты в данный момент. Это легко реализовать с помощью переноса всех сделок, задач и проектов в CRM. Настроив необходимые поля и сделав их обязательными для заполнения, мы гарантировали стабильное поступление информации для раздела Аналитики Битрикс24. Теперь руководители бед труда отслеживают эффективность команды.

Задача 4 — Создание удобного инструмента для организации мероприятий
Клиенту требовалась удобная система для реализации, бронирования и проведения встреч. Для этого наши технические специалисты задействовали смарт-процессы. По завершению работ у клиента появился новый корпоративный календарь, где всей команде доступна исчерпывающая информация о мероприятии, детали проведения, время, дата и участники.

В CRM предстояло настроить базу клиентов, организацию проектной работы, аналитику: руководство компании было заинтересовано в возможности фиксировать и анализировать количество запланированных, проведенных встреч и их участников. Особенностью проекта является использование CRM инструментов для организации проектной работы. Настройка базы клиентов, организация аналитики и проектной деятельности — все эти задачи были поставлены перед командой CRM Academy.

Мы разработали для компании систему управления и бронирования встреч, которая автоматически интегрируется с расписанием сотрудников. Наши технические специалисты использовали для этого смарт-процессы.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Проектную работу компании реализовали на базе смарт-процессов. В CRM Битрикс24 есть разные сущности: от лидов до контактов и сделок. Когда речь идет о базовых процессах компании, таких сущностей достаточно, но когда у нас появляются нетипичные сценарии, функционала начинает не хватать. Тогда в дело вступают смарт-процессы — это конструктор, который можно использовать для разного типа задач.

Система бронирования встреч, которая требовалась для организации работы Фасткон в Битрикс24 – задача нетипичная.
Скриншот 1. – Смарт-процесс "Работа над проектами"

Таким образом в Битрикс24 появился раздел "Работа над проектами". Он выстроен так, чтобы сотрудники компании могли вести проект от установления контакта и до его завершения. На стадиях этой проектной воронки настроены задачи по контролю, формированию коммерческих предложений, расчетам и сбору информации.
Скриншот 2. – При работе с карточкой проекта автоматизирована постановка задач

Решение работает в связке с календарем, так как сотрудники компании активно работают с ним и ведут планировщик.
Скриншот 3. – Задачи имеют обязательную фиксацию результатов и контроля выполнения

Также клиента интересовала аналитика по количеству осуществляемых встреч. Так как CRM в компании не используется для продаж, вместо нее была выстроена воронка для работы с календарем. Такая настройка позволила отслеживать ответственных – организаторов встречи, и фиксировать события в своего рода реестр. Преимущество решения в том, что за счет связи CRM с встроенным функционалом аналитики, стало возможным получать развернутую информацию по количеству встреч и участников не только с помощью воронки и конструктора отчетов, но и в предоставленном штатном разделе «Аналитика». Этот раздел может показывать загруженность сотрудника по встречам.

“Сам проект штатный, простой. Но связка воронки продаж и календаря, как планировщика, интересно реализована. На момент реализации проекта у Fastcon была очень узкая направленность, нужна была автоматизация проектной работы и контроля, коммуникации и лиды не реализовывались. Цель была скорее получить удобное рабочее пространство для контроля.”
Матвей, Технический специалист CRM Academy

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Ситуация до обращения к нам:

До 2022 года практически 70% продукции компания экспортировала в Страны Скандинавии и Европы. В апреле, когда весь экспорт закрылся, нужно было экстренно сменить фокус на местный рынок. Локализация производства в Санкт-Петербурге и те станки, которые были в распоряжении на заводе, позволили быстро перестроиться. А репутация, которую заработала компания за 17 лет работы в России, и то, что Fastcon одна из немногих европейских компаний, которая приняла решение не уходить с российского рынка, позволила за 2023 год сосредоточить внимание только на рынке СНГ.

Кроме переориентации на внутренний рынок пришли перемены и в организации работы с клиентами. До обращения к нам сотрудники Fastcon работали в Microsoft Dynamics CRM, она использовалась только для хранения данных по клиентам и встречам. Когда сроки лицензии подходили к концу, первоочередной горящей задачей стало сохранить информацию, которая была накоплена за последние 8-9 лет.

Вилен Коломеец, Директор по продажам Fastcone:

“Необходимость в интеграции появилась в очень короткие, сжатые сроки. Выбор интегратора, который внедрит Битрикс24, был без моего участия. Мы старались внедрять постепенно, сначала закрывали первую нашу потребность и по мере погружения в Битрикс24 добавлять другие возможности, чтобы не пугать сотрудников и постепенно всем вместе дружно погружаться в возможности Битрикс24. Прежде всего мы с горем пополам перегрузили всю базу данных из прошлой CRM в Битрикс24. Что-то было потеряно, что-то нам пришлось восстанавливать. Та компания, которая переносила данные и организовывала нашу работу, не устроила нас, ими была подготовлена очень сырая база, и работать в ней было тяжело, многие инструменты были не настроены. Когда мы начали погружаться плотнее в процесс работы с CRM-системой, были выбраны вы и большое вам спасибо, что вы помогли нам разобраться в CRM, настроить бизнес-процессы, внедрить те инструменты, которые нужны именно для нашей конкретной работы, под наши конкретные задачи.”

Результаты внедрения системы Битрикс24::
“Как руководитель могу отметить, что первое, что стало лучше после внедрения это контроль сотрудников, я могу открыть календарь в Битрикс24 и посмотреть, чем занят каждый мой сотрудник. Во-вторых, очень удобная система отчетности: я могу выгрузить по каждому сотруднику отчет, посмотреть их активность. Третий момент – удобное ведение базы данных наших клиентов, контактных лиц. У нас очень много региональных клиентов, с помощью удобных фильтров я могу по региону или другим классификациям их отфильтровать. Также теперь мне и моим сотрудникам удобно планировать командировки и встречи.”

Почему выбрали CRM Academy для проекта:
“Считаю, что первый, кто должен изучить систему – это руководитель, чтобы правильно ставить задачи. Я начал погружаться в изучение Битрикс24, потому что система была для нас новая. Подписался на вас в ютубе, смотрел ролики, меня догоняла реклама ваших вебинаров. На вебинарах я сложил представление о вас, как о профессионалах своего дела, вы заинтересовали меня своей квалификацией. Поэтому решил, что именно вы поможете нам настроить правильно систему и организовать нашу работу в Битрикс24.”

Отзыв о работе с CRM Academy:
“Ещё раз хочу сказать спасибо вашей команде, потому что, благодаря вашей компании, было плавное внедрение и погружение в CRM-систему. Вы очень внимательно слушали наши пожелания и 10 из 10 наших пожеланий в ТЗ, было реализовано. Еще мне очень понравился ваш подход: когда-то я слушал в интервью Тараса, что нужно соблюдать темп внедрения и в проекте не должно быть пауз. Поэтому, сначала я конечно немного гневился, когда мы просили дать нам время освоиться, но нам говорили, что надо двигаться дальше. Но потом понял, что действительно все так, когда темп теряется, какие-то моменты упускаются, когда он сохраняется, процесс идёт быстро, без пауз и нюансов.

Интеграция проходила быстро, у нас первый опыт внедрения с другим интегратором был, к сожалению, не очень хороший, поэтому настройка Битрикс24 с самого начала шла с небольшими кочками. Первый интегратор предоставил нам довольно сырую базу, в которой было не очень удобно работать, плюс система для нас была новая и нужно было помимо того, что изучать её, еще и в срочном порядке переносить, добавлять клиентов, исправлять неточности в данных.

С вашей стороны было максимальное тепло и забота о нас. В процессе нашей совместной работы специалисты менялись и, что меня поразило, каждый человек, который приходил на место выбывшего в отпуск сотрудника, был с той же страстью к работе, с тем же желанием помочь нам, абсолютно погружён в процесс. Обычно люди, которые замещают коллег стараются этот небольшой период времени переждать, когда человек вернётся, и доведёт дело. С вашей стороны такого не было: был организован чат, мы практически 24 на 7 были на связи с группой поддержки с вашей стороны, нам оперативно отвечали на запросы и пожелания. Все ребята были максимально вовлечены, с искренним желанием помочь. Это безумно приятно, потому что такого уровня сервиса ты и ждёшь от компании, которая у тебя первая по внедрению таких масштабных систем.”

Планы на будущее:
“Считается, что ремонт квартиры – это процесс бесконечный, также мне кажется и настройка Битрикс24. По мере погружения и работы в Битрикс24 конечно мы замечаем вещи, которые нам хотелось бы исправить, улучшить, добавить.

Думаю что мы в ближайшем будущем обратимся к вам, чтобы вы помогли наши хотелки реализовать. Это будет прямой функционал непосредственно связанный с продажами и с нашей деятельностью по коммуникации с клиентами.”

Совет, тем кто только подходит к автоматизации продаж:
“Давать советы – это самое простое, что можно сделать, но здесь вопрос довольно ёмкий и серьёзный, могу сказать как мы выбирали. Первое, что мы сделали – начали изучать рынок, компании, которые занимаются внедрением, настройкой CRM-системы. Мне понравилось что у вас очень много контента: в Telegram-канале, в YouTube-канале. Первая наша встреча проходила онлайн и когда я увидел улыбку Тараса, понял что это химия, у нас всё сложится.
За моими плечами, более 15 лет работы в различных CRM-системах и продажах, я могу сказать, что для продаж CRM-система – Must Have. Компании, которые еще работают в Excel-таблицах или вообще без ведения учета – это, конечно, мамонт. Я не хочу никого осуждать, каждый работает, как он хочет, но для полноценного фокуса в продажах это просто необходимая вещь. Не только в продажах, но для всей компании, которая стремится к росту и развитию, CRM-система необходима, как кулер в офисе.”

Скриншоты

Видео

Комментарий заказчика

Я счастливый сотрудник и счастливый руководитель: во-первых, у меня прекрасный директор, который с пониманием относится ко всем бизнес-процессам, во-вторых, он прекрасный руководитель подбора персонала. У нас отличная команда, ребята погружаются, высказывают свои пожелания к системе. Мы в постоянном процессе разговоров и коммуникаций, у нас нет директивного «вы должны сделать это во чтобы то не стало». Мы прислушиваемся к нашим сотрудникам, получаем их обратную связь и внедряем в системе.