OnlyOffice для коробочного Битрикс24: онлайн-редактирование документов внутри инфраструктуры клиента

Главное о кейсе

В коробочном Битрикс24 сотрудники могут открывать и редактировать документы, таблицы и презентации прямо внутри портала. Это удобно, пока офисный редактор работает стабильно и отвечает быстро. Но у такого сценария есть важное ограничение: редактирование часто зависит от внешнего облачного сервиса, на который команда клиента не может повлиять.

Если внешний редактор перегружен, долго отвечает или временно недоступен, сотрудники теряют нормальный доступ к работе с файлами. Документы формально лежат в портале, но быстро открыть, поправить и сохранить их не получается. Кроме того, при использовании внешнего редактора файлы передаются за пределы корпоративного контура.

Мы собрали альтернативный сценарий на базе OnlyOffice: развернули сервер документов внутри инфраструктуры клиента и подключили его к коробочному Битрикс24 через модуль интеграции. Для сотрудников работа почти не изменилась: они по-прежнему открывают файлы из портала, редактируют документы, таблицы и презентации и сохраняют изменения обратно в Битрикс24.

Изменилась архитектура. Вместо внешнего облачного редактора появился управляемый сервер документов внутри контура клиента.

Как проект изменил жизнь пользователей

После проекта сотрудники продолжают работать с документами в привычном интерфейсе Битрикс24. Им не нужно переходить в отдельную систему, скачивать файлы на компьютер или менять порядок работы.

Пользователь открывает файл на диске Битрикс24, редактирует его в онлайн-редакторе и сохраняет изменения обратно в портал. Для него это выглядит как обычная работа с документами внутри CRM и корпоративного портала.

Для администраторов сценарий стал понятнее и управляемее. Если документ не открывается или редактор отвечает с ошибкой, проблему можно диагностировать внутри инфраструктуры клиента: посмотреть логи, проверить состояние сервиса, перезапустить контейнер или обновить сервер документов.

Что изменилось для команды клиента:
— документы редактируются внутри корпоративного контура;
— работа с файлами меньше зависит от внешнего облачного редактора;
— сотрудники сохраняют привычный сценарий в Битрикс24;
— администраторы получают доступ к логам и настройкам сервера документов;
— решение можно обслуживать и масштабировать внутри инфраструктуры клиента;
— появляется повторяемый сценарий для других коробочных порталов Битрикс24.

Бизнес-задача и ее решение

Бизнес-задача была в том, чтобы перенести обработку документов из внешнего облачного редактора внутрь корпоративной инфраструктуры и при этом не усложнить жизнь сотрудникам.

Решение должно было:
— открывать документы, таблицы и презентации из Битрикс24;
— сохранять изменения обратно в портал;
— быть привычным для пользователей;
— работать в инфраструктуре клиента;
— подходить для закрытого контура;
— давать администраторам доступ к логам и настройкам сервера документов.

Отдельно было важно не превращать проект в большую индивидуальную разработку. Нам нужен был повторяемый сценарий, который можно внедрять у других владельцев коробочного Битрикс24.

Решением стала связка из двух частей: сервер OnlyOffice для открытия и редактирования файлов и модуль в Битрикс24, который соединяет портал с сервером документов.

OnlyOffice можно развернуть на том же сервере, где работает Битрикс24, если нагрузка небольшая. Если в портале много пользователей или сотрудники активно работают с файлами, лучше выделить отдельную виртуальную машину под сервер документов.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

На старте документы в коробочном Битрикс24 редактировались через Р7-Офис, подключенный как внешний облачный сервис. При таком сценарии файлы передавались за пределы корпоративного контура, а стабильность работы редактора зависела от внешней инфраструктуры.

Мы заменили этот сценарий на OnlyOffice, развёрнутый в Docker внутри инфраструктуры клиента. Затем подготовили модуль интеграции для коробочного Битрикс24 и подключили портал к серверу документов.

В рамках проекта мы:
— развернули тестовый сервер OnlyOffice;
— проверили работу редактора с документами, таблицами и презентациями;
— подготовили модуль интеграции для коробочного Битрикс24;
— подключили сервер документов к порталу;
— проверили открытие и сохранение файлов;
— описали порядок переключения с внешнего редактора на OnlyOffice;
— собрали основу для повторяемого внедрения.

При переключении важно учитывать текущие сессии редактирования. Если сотрудники уже открыли файлы и вносят изменения, их нужно заранее предупредить: сохранить документы и выйти из редактора. После переключения они снова открывают файлы из Битрикс24 и продолжают работать уже через OnlyOffice.

Такой переход можно провести без долгого простоя: согласовать время, предупредить пользователей, переключить сервер документов и проверить работу файлов.

Отдельное преимущество OnlyOffice в этом сценарии связано с лицензированием. OnlyOffice можно использовать в бесплатной редакции Community, распространяемой по лицензии GNU AGPL v3. Для внутреннего развертывания это может быть экономически удобным вариантом при соблюдении требований лицензии.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Главный инсайт проекта: в таких задачах важно сохранить пользовательский сценарий. Если после внедрения сотрудникам приходится менять привычный порядок работы с файлами, технически правильное решение может не прижиться.

Поэтому мы сфокусировались на том, чтобы для пользователей всё осталось внутри Битрикс24. Они открывают документы там же, где привыкли, а изменение происходит на уровне инфраструктуры и интеграции.

Второй важный вывод — для закрытых контуров контроль над сервером документов не менее важен, чем сам онлайн-редактор. Когда сервис находится внутри инфраструктуры клиента, администраторы могут видеть логи, управлять настройками и быстрее разбирать ошибки.

Третий вывод — решение лучше сразу собирать как повторяемый сценарий. Подключение OnlyOffice к коробочному Битрикс24 может быть не разовой доработкой, а отдельным продуктовым направлением для компаний, которым важно контролировать работу с документами и снизить зависимость от внешних облачных редакторов.

Решение подходит именно для коробочного Битрикс24. Для облачной версии такой сценарий не применяется: инфраструктура и подключение офисного редактора остаются на стороне Битрикс24.

Скриншоты