Платформа для автоматизации адаптации сотрудников

Главное о кейсе

До реализации проекта процесс адаптации новичков проводился “вручную”: HR поддерживал связь в разных мессенджерах, использовал огромное количество приложений и инструментов. Рутинные задачи отнимали у HR и руководителей большую часть времени. Как итог, у них не оставалось возможности уделить должного внимания новичку, а также страдали их основных задачи, на которые не хватало времени.
Новый сотрудник, не чувствуя живого контакта и внимания к себе, начинал ощущать себя брошенным, дольше выходил на пиковую эффективность, не мог разобраться в задачах, терял мотивацию, и в итоге увольнялся. Это провоцировало высокую текучесть кадров на испытательном сроке, а также дополнительные затраты компании на найм нового сотрудника.

Иностранные решения, такие как SAP SuccessFactors, Oracle ушли с российского рынка. Поэтому компания Edstein создала собственную платформу для автоматизации адаптации. Все инструменты, которые необходимы для эффективной адаптации собраны в одном месте: инструменты для пребординга, шаблоны планов с автоназначением, список задач и материалов в формате чек-листа, единый онбординг - чат, функционал LMS, понятная и подробная отчетность.

Теперь процесс адаптации выстроен максимально структурировано, новичок чувствует заботу еще до первого рабочего дня, HR и руководители больше не тратят время на рутину, а компания экономит средства на найм, т.к. благодаря грамотной адаптации удалось снизить текучку на испытательном сроке на 52%.

Как проект изменил жизнь пользователей

1. HR и руководители: усиливают HR-бренд компании; сокращают отток персонала на испытательном сроке; своевременно получают обратную связь; отслеживают процесс наставничества;
2.Новый сотрудник: чувствует, что о нем заботятся; спокоен, потому что в курсе своих будущих задач; сохраняет высокую мотивацию; быстрее входит в новую роль
3.Компания: экономит деньги на подборе за счет снижения текучести; получает эффективных сотрудников в сжатые сроки; использует время руководителей и HR на более важные вопросы, взамен рутине; минимизирует сбои и дорогостоящие ошибки, сохраняя рабочие процессы
4.Процент удержания новичков увеличился на 52% с выстроенной и автоматизированной системой адаптации

Бизнес-задача и ее решение

Проект включал в себя несколько основных задач:
1.Снизить текучесть на испытательном сроке, повысить процент удержания ценных кадров, сократить расходы компании на найм новых сотрудников
Процент удержания новичков увеличился на 52% благодаря четко выстроенной системе адаптации. Вся информация собрана в одном месте, новый сотрудник поэтапно проходит все этапы адаптации, при этом чувствует “живую” поддержку и заботу со стороны HR и руководства.

2.Освободить HR и руководителей от рутинных задач
Платформа позволяет автоматизировать целый ряд важных задач: пребординг, составление и назначение планов адаптации, постановка задач на период испытательного срока, предоставление необходимых материалов и доступов, чаты для общения с новичками, обучение, аналитика процесса адаптации - все это теперь автоматизированно, ничего не надо делать “вручную”, а HR и руководитель уделяют “живое” внимание новичку, а также успевают выполнять свои непосредственные задачи. Экономия более 140 часов HR и руководителей.

3.Ускорить процесс выхода новичка на пиковую эффективность
Теперь процесс адаптации начинается еще до первого рабочего дня. На платформе есть инструменты для пребординга, которые позволяют начать адаптацию сразу после получения оффера, а гибкие настройки доступа к информации дают возможность обезопасить компанию от утечки данных.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Компания Edstein создала собственную платформу для автоматизации адаптации. Все инструменты, которые необходимы для эффективной адаптации собраны в одном месте:
1.Инструменты для пребординга: новичок начинает адаптацию сразу после получения оффера, гибкие настройки доступа к информации позволяют обезопасить компанию от утечки данных.
2.Шаблоны планов с автоназначением: автоматическое создание плана с учетом должности, отдела или руководителя - экономия времени HR и руководителя.
3.Список задач и материалов в формате чек-листа: наглядность прохождения и удобный контроль прогресса выполнения плана
4.Единый онбординг - чат: возможность общаться со всеми участниками адаптации, в том числе и до первого рабочего дня
5.Функционал LMS: можно создавать курсы, опросы, тесты и другие материалы
6.Понятная отчетность: автоматическое формирование понятных и информативных отчетов

На сегодняшний день на российском рынке нет предложений для полноценного управления процессом адаптации. Сейчас многие компании выстраивают адаптацию только на базе LMS-системы, которая не может закрыть весь запрос компаний к процессу адаптации.

Мы разработали функционал, который помогает всем участникам адаптации быть в курсе происходящего: будь то системный администратор, которому важно выполнить свою миссию по выдаче доступов и техники сотруднику, или руководитель, которому важно знать о всех сложностях, с которыми сталкивается новичок. Наш модуль обучения является хорошим дополнением к функционалу адаптации. Автоматическое назначение планов по разным признакам поможет не упустить ни одного новичка, а чат и комментарии в плане адаптации помогут решить все сложности с которыми столкнулся сотрудник. Также инструмент “уведомления” сообщит о важных событиях новичку, руководителю и наставнику.

Прочая информация о кейсе

Edstein - это отечественная платформа для автоматизации адаптации, оценки и обучения персонала, которая замещает иностранные решения, ушедшие с рынка, такие как SAP SucessFactors, Oracle, CornerStone. Платформой Edstein ежедневно пользуется более 175 000 сотрудников крупных компаний в России и СНГ. Это сотрудники СДЭК, ВК, Leroy Merlin, Wildberries, Росгосстрах, Татнефть, Теле2, и других корпораций.

Скриншоты