Приложение для управления гибким офисом INEX Multispаce

Главное о кейсе

Мобильное приложение INEX Multispace предназначено для использования в офисах, реализованных на базе концепции технологичной организации пространства Multispace, которая предполагает гибкость и насыщенность IT-решениями. Управление всеми функциями в офисе происходит при помощи мобильного приложения.

Приложение реализовано в рамках концепции ALL IN ONE, которая позиционирует продукт как единый инструмент для коммуникации сотрудника с корпоративной средой. Новый программный продукт объединяет мобильное приложение для платформ iOS, Android, Huawei, пользовательский и административный web-интерфейс, серверную часть, более 20 интеграций с внешними системами и оригинальную Business Intelligence систему. Применение приложения и аналитика Power BI позволяет «оцифровать» офис и проанализировать данные об использовании элементов инфраструктуры рабочего пространства, передвижении и сценарии работы сотрудников, пересмотреть текущие бизнес-процессы и внедрить наиболее эффективные решения.

Как проект изменил жизнь пользователей

Глобальное обновление версии приложения открыло для пользователей новый функционал, значительно расширяющий их возможности в использовании гибкого офиса и коммуникации с коллегами. Сейчас мобильное приложение Multispace позволяют каждому сотруднику удобно управлять всеми сервисами офиса, персонализировать рабочее место и выстраивать рабочий график на ежедневной основе.

Центральным элементом нового пользовательского интерфейса приложения стала интерактивная карта – удобный инструмент навигации в офисе, с помощью которой также обеспечивается доступ к ключевому функционалу. Так, можно забронировать свободные рабочие места, переговорные, кабинеты, управлять локерами; предусмотрена удобная функция поиска отделов и сотрудников. Управление инженерными системами и мультимедиа также производится через приложение.

В приложении появились защищенный корпоративный мессенджер, который позволяет осуществлять 95% деловых коммуникаций непосредственно с экрана гаджета, и возможность ознакомиться с календарем коллег для удобного планирования встреч. Доступна опция оформления пропуска для гостей.
При помощи мобильного приложения также можно заказать обед в корпоративном ресторане и отправить заявку в IT, АХО и клининговую службу.

Одним из ключевых преимуществ приложения, помимо удобства для пользователей, является значительная экономия времени. Сотрудник, использующий мобильное приложение INEX Multispace в ходе работы в умном офисе с развитой IT-инфраструктурой, экономит от 6 до 10 часов рабочего времени в месяц.
Мобильное приложение для управления офисом предусматривает ряд функциональных блоков, позволяющих быстро и эффективно решать организационные и бытовые вопросы.

Бизнес-задача и ее решение

Задачей было создание инструмента для управления гибким и технологичным офисным пространством, с понятным и дружелюбным интерфейсом. Единое приложение с уникальным функционалом должно объединять работу программных модулей, аппаратных компонентов, инженерных систем и мультимедиа, включая бронирование переговорных, рабочих мест (выбор по типологии, техническому оснащению, рядом с коллегами или определенной командой).

Основными задачами приложения являются создание максимально комфортных и продуктивных условий работы для офисных сотрудников, экономия их времени за счет автоматизации решений организационных и бытовых вопросов, максимально эффективное использование офиса и его инженерной и мультимедийной инфраструктуры.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Мобильное приложение INEX Multispace – отражение офиса в цифровом формате, а также удобный способ управления всеми его возможностями. Продукт реализован на основе микросервисной архитектуры, что добавляет гибкости решению, позволяет обеспечивать высокую доступность и сохранять модульность функций в зависимости от потребностей заказчиков.

В приложении был реализован ряд интеграций – как во внутренние системы офиса, так и с ИТ-инфраструктурой клиентов. Например, Active Directory, MS Exchange и прочие. Это, в частности, позволяет через приложение управлять климатом, светом и мультимедиа после бронирования переговорной комнаты, забронировать или открыть уже забронированный локер, использовать приложение в качестве мобильного пропуска и т.д.

Также были реализованы интеграции с несколькими системами контроля и управления доступом в здания. Так, интеграция со СКУД и Face ID позволила организовать удобный формат приглашения гостей в офис, при помощи которого для пропуска посетителей больше не требуется паспорт, пластиковые карты или личные встречи.

А интеграция service desk Итилиум позволяет управлять заявками от пользователей приложения и распределять заявки по исполнителям. Сервис отображает полный цикл обращений в системе, предоставляет отчетность по динамике обращений и SLA, обеспечивает прозрачность процессов и возможность для масштабирования.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Очевидные функции приложения для управления офисным пространством - это бронирование рабочих мест и переговорных. Но задача приложения Inex Multispace гораздо шире - стать полноценным пультом управления офисной инфраструктурой. Для этого мы добавляем в приложение функционал, позволяющий пользователями упростить и оцифровать задачи, с которыми сотрудники сталкиваются каждый день.

Так, например, был запущен модуль оформления и оплаты заказов в корпоративном ресторане через мобильное приложение. Пользователи могут ознакомиться с меню заранее, указать желаемое время готовности, спуститься в ресторан и получить блюда, когда статус заказа будет указан как «готов», и не тратить время на ожидание. Чтобы не только резиденты пространств Multispace, но и гости бизнес-центра могли воспользоваться этим сервисом, сейчас реализуется гостевая версия приложения. Также мы регулярно собираем обратную связь от пользователей и используем их пожелания для улучшения продукта – так, например, была реализована опция оформления заказа «с собой».

В приложении была реализована функция чата: доступны как личные чаты, так и групповые. Коммуникация между сотрудниками компании – важная часть эффективного бизнеса, и мы дополняем возможности приложения в этой части, в том числе через функционал публикации корпоративных новостей и другого контента. Помимо этого, мы добавили функцию чатов в сервисы заявок для управляющей компании и поддержки, что позволяет оперативно получать услуги и сервисы, и задавать актуальные вопросы онлайн.

Приложение – источник данных для аналитики по использованию офисного пространства. Так, например, регистрируемые приложением значения позволяют осуществлять анализ и визуализацию данных по использованию всех типологий рабочих пространств на основании данные о бронировании рабочих мест, переговорных, локеров, заказах в кафе. Приложение предлагает более 100 показателей для аналитики, позволяющих составить полную картину жизни офиса. Благодаря выстроенной системе менеджмент получает больше контроля и прозрачности бизнес-процессов.

Скриншоты