Система автоматизации ресторанного бизнеса "ФотоБокс"

Главное о кейсе

В завершении поговорим о результатах, которых удалось добиться после первого этапа внедрения системы.
На одном из предприятий общественно питания был внедрен Модуль «Шведская линия - Отель» системы «ФотоБокс», который позволяет в момент закрытия смены получать онлайн выгрузку, в которой в автоматизированном режиме учитываются все реализованные блюда, а также их остатки. После занесения блюда в программу у персонала нет возможности внести изменения документов (только через запрос на исправление). Таким образом персонал, во-первых, избавился от ручной бумажной работы, а во-вторых, у него больше нет возможности вынести меньше еды или заменить продукты. Кстати, чтобы исключить злоупотребления на рабочих метах и пронос блюд, минуя зону раздачи, используются дополнительные внешние датчики и камера, что делает такое злоупотребление невозможным.

Более того, вся финансовая информация по закрытию смены сразу же передается в бухгалтерию, что значительно ускоряет и упрощает процесс учета.

Также аутсорс заказчик (отель) получает базу фото выданных блюд со всеми необходимыми параметрами (кол-во, вес, температура и проч). Таким образом он может контролировать отсутствие злоупотреблений, что позволяет повышать уровень лояльности, а также оперативно и прозрачно решать все спорные вопросы.

Помимо всего прочего, использование аналитики, предоставляемой «Фотобоксом» позволяет оперативно редактировать план меню (порцию на человека) и оптимизировать затраты. В настоящий момент за счет снижения злоупотреблений и оптимизации плана-меню экономия составила 18,9%в будущем заказчик ожидает увеличить экономию до 30%.

Бизнес-задача и ее решение

Ниже рассмотрим основные задачи, за решением которых к нам обратился заказчик:
1. Оптимизация закупок, выстраивание эффективного взаимодействия с поставщиками
2. Отслеживание наличия сырья/продуктов/товаров, поддержание объемов запасов на оптимальном уровне
3. Снижение уровня злоупотреблений
4. Упрощение товарного учета и процесса инвентаризации.

Остановимся на решении каждой из этих задач подробнее:

- Оптимизация закупок, выстраивание эффективного взаимодействия с поставщиками
Система «ФотоБокс» позволяет:
• контролировать закупочные цены и расчеты с поставщиками;
• вовремя отслеживать изменение договорных закупочных цен;
• формировать заказы с учетом фиксированного минимального запаса;
• выстраивать схему закупки на неделю/месяц вперед;
• оценивать качество продукции по объему списаний на порчу и отходы;
• избегать ошибок со стороны поставщика или ресторана.

- Отслеживание наличия сырья/продуктов/товаров, поддержание объемов запасов на оптимальном уровне
Система «ФотоБокс» позволяет:
• контролировать наличие и передвижение товарных запасов;
• оценивать запасы с точки зрения товарных лимитов;
• соблюдать сроки хранения и реализации продукции;
• свести к минимуму «затоваривание» склада и порчу продуктов;
• оформлять онлайн-списания сырья/продуктов в момент отдачи;
• минимизировать складские запасы и повышать свежесть продукции.

- Снижение уровня злоупотреблений
Система «ФотоБокс» позволяет:
• контролировать перемещение продуктов между цехами;
• отслеживать каналы хищений и злоупотреблений персонала;
• видеть, насколько экономно каждый работник использует продукты;
• избегать перекладывания/не докладывания ингредиентов;
• применять персональную ответственность при недостаче;
• минимизировать проблемы, связанные с «человеческим фактором».

- Упрощение товарного учета и процесса инвентаризации
Система «ФотоБокс» позволяет:
• в любой момент «знать» местонахождение сырья и готовой продукции;
• полностью исключить ошибки при переносе данных;
• оперативно формировать отчеты по движению товарных запасов;
• создавать инвентаризации разной детализации;
• учитывать все запасы, включая вскрытые банки и упаковки;
• перейти от бумажного к электронному документообороту.

Далее перейдем к другим модулям системы «ФотоБокс» и задачам, которые они решают.

В формате ресторана система «ФотоБокс» обеспечивает соблюдение технологии приготовления блюд и норм ticket-time, учет и списание сырья/продуктов/товаров, иными словами она решает следующие задачи:
• контроль точности исполнения рецептур блюд;
• отслеживание нарушений в процессе производства и обслуживания;
• оценку фактической скорости работы персонала;
• контроль скорости исполнения заказа;
• поддержку высоких стандартов, принятых в ресторане.

В формате Food court система «ФотоБокс» обеспечивает соблюдение технологии приготовления блюд и норм ticket-time. Она решает следующие задачи:
• отслеживает нарушения при приготовлении блюд;
• оценивает фактическую скорость работы персонала;
• контролирует загрузку касс и кухни;
• контролирует скорость исполнения заказов;
• поддерживает и повышает стандарты, принятые в компании;
• повышает узнаваемость бренда благодаря приложению.

В формате «Шведский стол» система «ФотоБокс» предоставляет статистику по количеству съеденной еды, позволяет оценивать соблюдение лимитов, выделенных на питание, сравнивать план-меню и фактический объем блюд/продуктов/товаров, поданных на шведский стол, иными словами она решает следующие задачи:
• контролирует реальный расход блюд/продуктов;
• контролирует соблюдение технологии приготовления блюд;
• оценивает скорость работы персонала;
• пресекает злоупотребления и хищения со стороны персонала;
• четко учитывает остатки, подлежащие списанию;
• оценивает спрос на блюда по позициям;
• рассчитывает себестоимость блюда в рамках шведского стола;
• поддерживает и повышает стандарты, принятые в заведении.

Прочая информация о кейсе

Самые полезные технические инновации появляются тогда, когда необходимо решить какую-либо животрепещущую проблему. Так и с «Фотобоксом». Идея создания данной системы возникла в результате попыток решения одной из главных проблем рестораторов – проблемы воровства, особенно если ресторатор владеет несколькими предприятиями общественного питания, более того заведениями, расположенными в других городах.

Конечно, сейчас «Фотобокс» представляет собой не просто приложение для контроля деятельности сотрудников, а комплексную систему автоматизации ресторанного бизнеса и дорабатывается для продажи на рынках стран СНГ, а также Америки и Евразии.

Однако начиналось все именно с решения вышеупомянутой проблемы.

Чтобы подтвердить это, расскажем предысторию владельца сети ресторанов London Restaurant Group Хвистани Георгия, с которой и началась разработка «Фотобокс»:
Несколько лет назад Георгием впервые был открыт ресторан за пределами города Сочи. Это был проект в фудмолле ДЕПО Москва. На объекте был реализатор, кассир, 3 повара и бармен. Реализатором был человек, в котором Георгий был уверен на все 100%, однако, как оказалось, ни в чем уверенным быть нельзя, и вскоре он обнаружил воровство со стороны реализатора.
И это стало большой проблемой, так как предотвратить воровство в принципе не представлялось возможным. Даже если поменять реализатора. Ведь шанс воровать был у любого будущего сотрудника. Конечно, в заведении была камера видеонаблюдения, однако, чтобы обнаружить воровство, надо было сидеть 24 часа в сутки и просматривать запись, на что, соответственно, выделять время не представлялось возможным.
После случившегося Георгий стал обдумывать решение данной проблемы. В его понимании все было достаточно просто – надо добавить всего одну манипуляцию в деятельность реализаторов, а именно нажатие на кнопку, которая передает сигнал видеокамере (регистратору) о фиксации продажи. Таким образом можно было сравнивать количество реализаций и количество зафиксированных камерой продаж, а также посмотреть процессы приготовления.
Когда Георгий начал искать данный продукт в интернете, то понял, что такого нет, он также обратился к нам в компанию ItFox, чтобы мы помогли найти нечто похожее, однако проведенное исследование рынка не дало результатов, и Георгий решил реализовать данный продукт самостоятельно, который и был назван «ФотоБоксом».
Сейчас данная технология запатентована Георгием в России, также идет процесс получения патента на рынках США и стран Евросоюза.

Как мы уже говорили выше, сейчас «ФотоБокс» – это комплексная система автоматизации для ресторанов и других предприятий общественного питания. Она состоит из 4-х основных элементов:
1. Приемка товара
2. Ресторан
3. Фудкорт
4. Отель

Ниже рассмотрим подробно каждый модуль системы, а также поговорим о преимуществах, которые получат рестораторы, после внедрения данной системы в своих заведениях.

Модуль «Приемка и производство» системы «ФотоБокс» контролирует:
• приход сырья/продукта/товара;
• производство
• перемещение между цехами/складами/внутренними производствами.

Как это происходит технически?

Принимая от поставщика сырье/продукт/товар на склад приемки, сотрудник с помощью «ФотоБокса» выполняет приемку и создает внутренний документ с уникальным номером на POS-терминале.
В документе содержится вся информация о сырье/продукте/товаре:
• название;
• цена;
• дата накладной;
• дата фактического прихода;
• номер документа;
• вес и количество;
• внешний вид (фото);
• фактическая температура;
• сотрудник, который принял товар.

Одновременно создается уникальный штрих-код, которым маскируется сырье/продукт/товар. К данному штрих-коду привязана вся вышеупомянутая информация. Этикетка со штрихкодом печатается на принтере и наносится на сырье/продукт/товар.
Маркировка сырья/продукта/товара при приемке происходит оперативно. Результат — товар с уникальным номером UUID.

Далее товар передается на склад на ответственное хранение либо в один из цехов: заготовочный, холодный, горячий и др. Передача фиксируется через сканирование штрихкода дважды: в пункте А (приемки) и в пункте Б (склад или цех).
Это позволяет убедиться, что сырье/продукт/товар передан в полном объеме, и увидеть время, которое прошло от момента отправки до момента приемки в цеху/на складе (время транспортировки).
Все данные передаются на сервер, откуда поступают в другие интегрированные системы учета: 1С, R-Keeper, iiko и др.
При производстве полуфабрикатов из сырья/продуктов/товаров UUID каждому отдельному полуфабрикату присваивается новый уникальный штрих-код и создается новый внутренний документ с актуальной информацией про этот товар UUID:
• название товара/полуфабриката;
• дата производства;
• вес или количество
• сотрудник, который изготовил товар/полуфабрикат;
• цех создания.

При этом система позволяет отследить всю «историю» сырья, из которого был изготовлен новый полуфабрикат.
Далее товар/полуфабрикат отправляется на склад/в цех/на кухню — также путем двойного сканирования штрих-кода, в пункте А (передача) и в пункте Б (приемка).

Модуль «Приемка и производство» решает следующие задачи:
1. Оптимизация закупок, выстраивание эффективного взаимодействия с поставщиками
2. Отслеживание наличия сырья/продуктов/товаров, поддержание объемов запасов на оптимальном уровне
3. Снижение уровня злоупотреблений
4. Упрощение товарного учета и процесса инвентаризации.

Перейдем к следующему модулю системы "ФотоБокс", а именно к модулю "Ресторан".

Модуль «Ресторан» системы «ФотоБокс» контролирует:
• расход сырья/продукта/товара (в комплексе с модулем «Приемка и производство»);
• соблюдение технологии приготовления блюд;
• соблюдение норм ticket-time;
• скорость и качество обслуживания.

Как это происходит технически?
Официант создает заказ в программе (1С, R-Keeper, iiko и др.) с помощью POS-терминала. Сервер системы «ФотоБокс» обрабатывает информацию о заказе (дата, время, номер столика, блюда, количество блюд) и создает внутренний документ — карточка заказа.

Шеф-повар видит на мониторе POS-терминала поступившие заказы и их порядок подачи, одновременно на POS-терминал повара каждого цеха отображаются его заказы. Повар - фиксирует начало приготовления, меняя статус заказа в системе – «приступил к готовке», в POS-терминалах шеф-повара и официанта, меняется статус блюда.

С помощью функции «Инфо» повар имеет возможность получить полную информацию о блюдах: все ингредиенты, граммовку и технологию приготовления, а также увидеть, как должно выглядеть блюдо, приготовленное в соответствии с принятым в ресторане эталоном. Любые изменения шеф-повара в рецептуре обязательно фиксируются с пометкой — кухня видит актуальную информацию (вместо неудобных бумажных СТК).

Готовые блюда передаются на раздачу. Повар раздачи с помощью POS-терминала фиксирует готовность блюд/напитков. Система меняет статус заказа на «Блюдо готово» и уведомляет об этом официанта. Он получает оповещение на специальный браслет, забирает готовое блюдо с помощью «ФотоБокса» и уведомляет систему — «Блюдо забрал». Вся информация о заказе — от его создания до подачи на стол — сохраняется на сервере.

Каждое блюдо проходит через специальную раздачу «Фотобокс», благодаря которой фиксируются все характеристики приготовленного блюда – вес, температура, внешний вид.

Это позволяет системе оценить, насколько блюда и напитки по внешнему виду, весу, температуре (визуализируется по зонам с помощью тепловизора) совпадают с эталонами, принятыми в ресторане. Также она фиксирует общее время, которое ушло на приготовление блюда и сравнивает его с внутренними 7-мью принятыми стандартами. Если есть отклонения от заданных норм, система проинформирует уведомлением и пометками в программе руководителя и шеф-повара.
Данные также могут быть переданы в другие интегрированные программы (1С, R-Keeper, iiko и др.) для учета и анализа.

При расчете гость получает фискальный чек с QR-кодом. По этому коду в приложении он может увидеть всю информацию о своем заказе: фото эталонных блюд и фото блюд из его заказа, температуру по зонам, время между заказом и подачей. Гость видит, что ему приготовили именно то блюдо, которое он заказал.

Вывод: в формате ресторана система «ФотоБокс» обеспечивает соблюдение технологии приготовления блюд и норм ticket-time, а также учет и списание сырья/продуктов/товаров.

Следующий модуль системы "Фотобокс" очень похож на предыдущий, однако имеет ряд отличительных особенностей и подходит для другого вида предприятий общественного питания, где присутствует самообслуживание.

Модуль «Food court» системы «ФотоБокс» контролирует:
• расход сырья/продукта/товара (в комплексе с модулем «Прием и производство»);
• соблюдение технологии приготовления блюд;
• соблюдение норм ticket-time;
• скорость и качество обслуживания.

Детально проследим бизнес-процесс:

Кассир (или сам гость) создает заказ с помощью POS-терминала. Сервер системы «ФотоБокс» обрабатывает информацию о заказе (дата, время, блюда/товары/напитки, количество, сумма) и создает внутренний документ заказа.

Гость получает фискальный чек с QR-кодом. По данному коду в приложении он может увидеть всю информацию о своем заказе: время оформления, статус готовности, фото эталонных блюд.
Сотрудники кухни видят на мониторе POS-терминала поступившие задания на изготовление блюд и порядок их подачи, фиксируют начало приготовления, меняя статус заказа в системе.

Важно! При наличии модуля «Приемка и производство» все полуфабрикаты/продукты/товары, необходимые для приготовления блюд, учитываются с помощью штрихкодов — система фиксирует их расход.

Готовые/сформированные заказы передаются на раздачу. Перед отдачей параметры блюд: внешний вид, вес, температура — фиксируются с помощью «ФотоБокса». Это позволяет системе оценить, насколько они совпадают с эталонами, принятыми в компании, и сравнить время, которое ушло на выполнение заказа, с внутренними стандартами.

Вся информация о заказе — от его создания до выдачи — сохраняется на сервере. Данные также могут быть переданы в другие интегрированные программы (1С, R-Keeper, iiko и др.) для учета и анализа.

Далее гость (или официант, если такое обслуживание предполагается) забирает заказ. В приложении по QR-коду из фискального чека гость также может сравнить готовые блюда с эталонными и увидеть, сколько времени готовился его заказ.

Вывод: в формате Food court система «ФотоБокс» обеспечивает соблюдение технологии приготовления блюд и норм ticket-time.

Следующий модуль подходит предприятиям, которые занимаются аутсорсингом, например, организацией питания в отеле.

Модуль «Шведская линия - Отель» системы «ФотоБокс» контролирует:
• расход сырья/продукта/товара (в комплексе с модулем «Прием и производство»);
• соблюдение технологии приготовления блюд;
• соблюдение лимитов, выделенных на питание;
• фактические объемы приготовленной еды и остатков.

Как это происходит технически?

Служба питания отеля оформляет заявку на завтрак/обед/ужин для определенного количества гостей — согласно предполагаемой загрузке.

Шеф-повар в соответствии с заявкой и бюджетом, установленным на одного человека, составляет и согласовывает план-меню, вносит данные в систему «ФотоБокс». Система обрабатывает информацию о заказе (дата, время, блюда/товары/напитки, объем/вес/количество, сумма) и создает по позициям отдельные внутренние документы — для последующего списания сырья/продуктов/товаров.

С помощью функции «Инфо» су-шеф, повар раздачи, повар имеет возможность получить полную информацию о блюдах: все ингредиенты, граммовку и технологию приготовления, увидеть, как должно выглядеть на отдаче блюдо, приготовленное в соответствии с принятым эталоном. Любые изменения в рецептуре обязательно фиксируются в системе — и кухня видит актуальную информацию (вместо неудобных бумажных СТК).

В процессе приготовления блюд согласно плану-меню — при наличии модуля «Приемка и производство» — все используемые полуфабрикаты/продукты/товары, учитываются с помощью штрихкодов — система фиксирует их расход.

Перед подачей готовых блюд на стол шведской линии фиксируются с помощью «ФотоБокса». Так как блюда отдаются не порционно, а определенными партиями по весу или количеству, в систему заранее разово вводят данные о таре и гастротаре (название, размеры, вес и др.). Это позволяет учитывать фактический вес блюд на выдаче без учета посуды.

При необходимости делается возврат — к примеру, когда емкость с горячим блюдом опустела наполовину, либо когда холодные закуски пора обновить — этот момент также фиксируется с помощью «ФотоБокса»: его наименование, объем/вес/количество. Это позволяет системе рассчитать фактическую отдачу, то есть сколько точно порций съели гости в итоге. В том числе система позволяет вычислить и отследить передвижения продуктов/товаров/блюд мимо зоны выдачи с помощью дополнительных датчиков.

Вывод: в формате «Шведский стол» система «ФотоБокс» предоставляет статистику по количеству съеденной еды, позволяет оценивать соблюдение лимитов, выделенных на питание, сравнивать план-меню и фактический объем блюд/продуктов/товаров, поданных на шведский стол.

Текущая доступность работы

Стадия внедрения

Скриншоты

Видео

Комментарий заказчика

Безусловно к этому продукту надо привыкнуть. Потому что все привыкли писать на бумажках, черкать, переписывать, делать повторный переучет, в то время как продукт "ФотоБокс" помогает отказаться от бумажной работы и полностью перейти на электронный документооборот. Это позволяет в кратчайшие сроки находить недостачи или, наоборот, излишки продуктов, благодаря чему в режиме реального времени контролировать все показатели эффективности работы предприятия общественного питания.
А там, где есть контроль, есть порядок.