Система автоматизации учета питания на шведской линии отеля, которая экономит до 62 000 000 рублей в год

Главное о кейсе

В данном кейсе мы рассказываем о системе автоматизации «Фотобокс», которая позволяет сократить расходы на закупку продуктов питания для шведской линии отеля до 100 рублей на рацион одного гостя. При этом качество питания не снижается, так как экономия происходит за счет сокращения непопулярных (постоянно списываемых) блюд на основании аналитических данных, предоставляемых системой.

«Фотобокс» – полностью автоматизированная программа, которая исключает человеческий фактор, в том числе злоупотребления со стороны персонала. После внедрения системы на шведской линии отеля «Грант Отель Поляна» (вместимостью 1000 человек) в Красной поляне города Сочи, компании – аутсорсеру питания «Лондон Ресторан Групп» удалось сэкономить 100 грамм с 1 килограмма еды в отеле. В год это составляет 36,5 тонн. В денежном же выражении экономия на одном рационе - от 75 до 100 рублей, что в год выливается в очень приличную сумму - от 18 до 28 миллионов рублей.

В настоящий момент система «Фотобокс» является коммерческим продуктом, получившим Американский, Евразийский, Европейский и Российский патенты, а также аккредитации МинЦифры, декларацию соответствия, сертификат качества и сертификат ПромТех Стандарт.

Уникальность «Фотобокса» в использовании специального оборудования – фотокоробки, которая оснащена камерой, датчиками температуры с тепловизором, датчиками движения и весами, благодаря которым в систему поступают данные о каждом блюде:
- вес
- внешний вид
- температура

https://drive.google.com/file/d/1JarECHlWSA7EnpY2ic5A-ajcQWNz47xo/view?usp=drive_link - по ссылке можно посмотреть, как выглядит оборудование.

Эти данные попадают в систему для дальнейшего анализа.

Во-первых, для сравнения с эталонами (то есть для контроля качества подачи и исключения злоупотреблений), в том числе в системе фиксируется время приготовления и время отдачи блюда, что гарантирует его свежесть и соответствие нормам ХАССП и Роспотребнадзора.

Во-вторых, для дальнейшей оптимизации закупок. Это возможно благодаря тому, что все возвраты и списания блюд также проходят через фотокоробку. Таким образом, у руководителя компании-аутсорсера есть два показателя – план и факт за любой период времени (в том числе в сезоны отпусков, праздничные дни и проч.), что позволяет существенно повышать эффективность закупок и экономить от 75 до 100 рублей на один рацион. Все данные также передаются в различные системы учета 1C, iiko, Store House, SHELTER и проч. для дальнейшего анализа.

Схема работы «Фотобокс» по ссылке: https://drive.google.com/file/d/1TMUgkByMJSg-9Ar7LuUn-EkjKAfk8Xg-/view?usp=drive_link

Подробнее о том, как работает «Фотобокс», а также ответы на вопросы, которые возникли в ходе чтения превью, можно получить, прочитав кейс до конца.

Как проект изменил жизнь пользователей

«Фотобокс» – это инновация, которая решила ряд проблем компаний – аутсорсеров питания на шведской линии отелей.

***
Кстати, «Фотобокс» также используется в 15 ресторанах города Сочи, однако в ресторанах он выполняет другую функцию и больше ориентирован на снижение злоупотреблений и контроль качества подачи. Также система актуальна для сервисов доставки готовых рационов. Мы уже ведем переговоры с рядом крупных компаний доставки. Так, например, с одним из заказчиков (имя не сможем прописать по причине NDA) мы стремимся сократить 5% ошибок при сборке рационов с добавлением продуктов из-под ножа. Такая продукция составляет 30% от всего производства и повышения качества в данном случае критически важно.
***

Однако вернемся к основной теме кейса – сокращения расходов на питание на шведской линии отеля.

Компания – аутсорсер кардинально поменяла бизнес-процесс обслуживания клиентов. Теперь выдача и списание происходит через фотокоробку.

Вначале команде было сложно привыкнуть к дополнительным манипуляциям, однако вскоре эффективность их работы существенно возросла. Так, количество ошибок персонала сократилось на 68%, а рейтинг питания в отеле возрос с 80% до 94% на Я.Картах.

Кроме того, персонал существенно сократил время на заполнение:
– заборных журналов (где руками фиксировался вес и время выдачи готовых блюд)
– теплового и бракеражного журналов для соблюдения норм ХАССП, Роспотребнадзора
– отчетов о реализованных и списанных блюдах после окончания питания.
Теперь же «Фотобокс» делает это в автоматическом режиме, получая данные с фотокоробки. Без ошибок и человеческого фактора.

Что касается собственника бизнеса, то он сэкономил более 288 часов за год, которые тратил на анализ отчетов, предоставляемых ресторанами и точками питания. Раньше ему приходись «закапываться» в бумагах, пытаясь свети показатели и понять, насколько прибыльным был месяц и управляющие выполняет свою работу добросовестно. Теперь же отчеты формируются автоматически, и на них не влияет человеческий фактор – все прозрачно, достоверно и может быть использовано для планирования закупок.

И как мы уже писали выше, заказчику удалось сэкономить примерно 28 000 000 рублей за год.

Бизнес-задача и ее решение

Мы решили не писать долгую историю о том, как заказчику пришла в голову идея разработать «Фотобокс». Лучше отметим, почему систему решили использовать на шведской линии отеля, ведь вначале она была ориентирована на рестораны и фудкорты.

Во всем виновата рыба!

Как известно, красная рыба – дорогостоящий продукт, однако его присутствие на шведской линии престижного отеля – обязательно. И все бы хорошо, однако до 50% рыбы списывалось и было непонятно, почему так происходит, так как большая часть блюд (тарелок) с рыбой были полностью пустыми (их даже не хватало) по завершении питания на шведской линии. Проанализировать, в каких блюдах «проблема» было сложно из-за больших объемов производства.

Таким образом, собственнику нужен был удобный инструмент анализа, который покажет проблему и поможет ее решить.

По прошествии года можем сказать, что «Фотобокс» справился на 98% – количество списаний рыбы сократилось до 2%, за счет оптимизации меню. Собственник увидел, что рыбные котлеты пользуются спросом вместе с нарезками, а вот биточки постоянно списываются, также одни салаты из рыбы съедаются полностью, а вторые только наполовину.
Решением стало увеличить популярные блюда и сократить непопулярные, а после сократить количество закупки под нужды гостей.

https://drive.google.com/file/d/1_p8Wj_TVj4cerl5CJQCbdl0TzChYVFcn/view?usp=drive_link

Иными словами, «Фотобокс» решает главную проблему питания на шведской линии – необходимость уменьшить списания и привести «плана-меню» к реальному потреблению. Это позволяет в кратчайшее время снизить food-cost и увеличить прибыль собственника, а также увидеть объективную картину потребления и провести оперативный анализ.

О процессе разработки «Фотобокс» расскажем в соответствующем разделе, тут же остановимся только на результатах.

По завершении более чем 12 месяцев эксплуатации «Фотобокс» на шведской линии удалось добиться следующих результатов:
- экономия до 50% в «списании»
- или 15% от плана-меню
Если перевести это в деньги, то получится:
Стоимость рациона: ≈500 ₽
Факт. реализация: 350 ₽
Списание: 150 ₽
Экономия в списании 75 -100 ₽

Рассмотрим, сколько собственник экономит в год в зависимости от размера номерного фонда:
200 номеров – до 7 300 000 рублей
500 номеров – до 18 250 000 рублей
1000 номеров – до 36 500 000 рублей
1700 номеров – до 62 050 000 рублей.

---
Ну и повторим цифры, о которых мы говорили ранее:
1. Увеличили рейтинг питания отеля до 94% на Я.Картах
2. Сэкономили более 288 часов собственника на анализ отчетов
3. Сократили время бумажной волокиты персонала (заполнение журналов и отчетов вручную) на 99%
4. Уменьшили ошибки персонала на 68%

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Как и обещали, ниже расскажем, как мы разрабатывали «Фотобокс», выделим сложности и отметим технические детали, которые, на наш взгляд, заслуживают внимания.

Итак, поехали по этапам:

1. Аналитика
Огромным конкурентным преимуществом «Фотобокс» является то, что идея его создания пришла человеку, имеющему многолетний опыт в общепите и понимающему реальные проблемы отрасли. «Фотобокс» – это ноу-хау в своем роде, которое, на наш взгляд, в обозримом будущем станет стандартом в общепите. Это, кстати, подтверждает интерес со стороны крупных фудтех компаний (от сервисов доставки до ресторанных сетей).

Аналитические данные собирались на основании работы сети из 15 ресторанов и аутсорсинговых проектов заказчика (питание в отелях, на мероприятиях и прочее). Мы опросили более 200 человек как ТОП-менеджмент, так и сотрудников. Были проработаны все проблемы, которые влияют на качество блюд, а также выявлены данные, которые необходимо фиксировать для повышения финансовой эффективности бизнеса.

Результатом аналитики стал четкий план действий, необходимый для создания MVP-1 продукта, а также стандарты, по которым будет происходить тестирование и приемка.

По завершении этапа у нас были сформированы:
1. Цели и задачи продукта;
2. Проблемы, которые он решает как для собственников бизнеса (компаний-аутсорсеров), так и для пользователей (официантов, поваров, реализаторов и так далее);
3. Конкуренты (прямых конкурентов не было обнаружено, однако некоторые из бизнес-процессов так или иначе присутствовали уже в действующих системах автоматизации);
4. Структура (прототип интерфейсов)
5. Бэклог на будущее (идеи, которые хочется реализовать, однако на первом этапе они не существенны).

2. Разработка MVP1
Разработка MVP1 осуществлялась на тестовом дизайне, так как для заказчика важно удобство пользования системой линейными сотрудниками. Так, в ходе эксплуатации мы поняли, что нужно еще больше упростить интерфейс и увеличить кнопки, чтобы повара и официанты во время приготовления блюд не испытывали дискомфорта.

MVP1 представлял собой следующую систему:

1. Оборудование
Мы собирали «Фотобокс» из следующих элементов:

– Миникомпьютер
– Камера и тепловизор
– Датчики движения
– Весы
– И сама конструкция из нержавеющей стали.

https://drive.google.com/file/d/1JarECHlWSA7EnpY2ic5A-ajcQWNz47xo/view?usp=drive_link

Каждый элемент «Фотобокса» тестировался и улучшался. Так, например, изначально мы использовали однонаправленный температурный датчик, а позже поняли, что данных недостаточно и установили инфракрасную камеру с температурной матрицей. В будущем планируем подключить спектральную камеру для анализа температуры продукта не только сверху, но и в середине, что идеально для оценки качества стейков, например.

2. Бэкенд
При разработке бэкенда использовалась микросервисная архитектура. Сам бэкенд состоит из нескольких частей:
– Микросервис датчиков, который обрабатывает входящие показания веса, фото, температуры и передает в АПИ-сервер для дальнейшей обработки;
– SDK для удобной работы с Store House;
– АПИ сервер веб-приложения;
– Функционал предварительной подготовки данных с оптимизацией для формирования сравнительного отчета за 1 секунду;
– RabbitMQ (брокер сообщений) позволяющий синхронизировать данные между фотокассами (хоть 100-та шутками) и центральным сервером для формирования отчета;
– Внешнее хранилище S3 для большого объема данных.

Схема работы «Фотобокс» по ссылке: https://drive.google.com/file/d/1TMUgkByMJSg-9Ar7LuUn-EkjKAfk8Xg-/view?usp=drive_link

3. Фронтенд
Главным требованием к фронтенду была лаконичность и простота, кроме того, обязательно нужно было учесть, что «Фотобокс» будут открывать на разных устройствах, и все интерфейсы (администратора, повара, шеф-повара, официанта и шведской линии) должны отражаться одинаково корректно на:
– POS-терминале
– Планшете
– Мобильной версии
– Десктопной версии

Скрины интерфейсов можно посмотреть здесь: https://drive.google.com/file/d/16SX6sDvoSjye7JoEuWxV-1kVZszKaVV4/view?usp=drive_link

4. Магия :-)
IT-магия, благодаря которой мы собрали все элементы «Фотобокса» воедино, превратив его в аналитическую машину, которая позволяет экономить до 62 000 000 рублей за год на шведской линии отеля на покупку Роллс-Ройса для собственника :-)

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Проект «Фотобокс» – это инновация в общепите, которая позволяет не только экономить средства, ну и существенно повышать качество и безопасность питания, и, что немаловажно в современном мире, сохранять ресурсы.

В данном проекте наша команда проактивна, мы обучаемся в сфере общепита, присутствуем на внедрении и проверочных испытаниях, совместно с заказчиком формируем бэклог и регулярно обсуждаем, как сделать продукт более стабильным, не раздувая при этом бюджета.

Мы используем фреймворк Scrum, так как проект нетиповой и требует быстрой реакции на изменяющиеся условия и результаты опытной эксплуатации.

Также хочется отметить, что мы постоянно улучшаем продукт, так например, расскажем о процессе тестирования и первичного внедрения «Фотобокс» на предприятии заказчика:

По завершении разработки MVP1, система была внедрена и протестирована на одном предприятии заказчика. В ходе тестов «Фотобокс» был усовершенствован как в части оборудования, так и в части функциональности и юзабилити.

Так, например, MVP1 был без плана меню, который мы добавили позже, кроме того, создали шаблоны планов меню, чтобы оптимизировать работу бухгалтеров. Еще немного позже мы разработали фильтры, которые позволяют оперативно найти нужные блюда и их показатели.

Сравнительный отчет также был добавлен в процессе, сначала мы просто подсвечивали данные. Еще мы сделали хэштеги, которые формирует сам заказчик через административную панель. Это нужно для того, чтобы уделить особое внимание «проблемным» продуктам. Так, например, было с красной рыбой – по хештегу мы видели все блюда, в которых она используется, и могли оперативно оценить расход.

По завершении успешного тестирования в 1 ресторане и на 1 шведской линии, мы с заказчиком внедрили фотобокс в 15 ресторанов и на другие проекты.

***
Сейчас «Фотобокс» – это готовое IT-решение для шведской линии и ресторанного бизнеса, которое уже помогает сэкономить примерно 28 000 000 рублей в год. Заказчик осуществляет продажу данного программного обеспечения и на постоянной основе улучшает функционал, поэтому процесс разработки продолжается, и система становится все более совершенной.

Текущая доступность работы

Система автоматизации используется ан шведской линии отеля " Грант Отель Поляна" и в 15 ресторанах заказчика. FotoBox - это готовый IT-продукт, который можно приобрести в России и за рубежом.

Скриншоты

Видео

Комментарий заказчика

FotoBox - это будущее в организации питания на шведской линии отелей. Его внедрение помогает достичь не только финансовых преимуществ (если не сильно углубляться в цифры, то экономия составляет 100 грамм с 1 килограмма еды в отеле вместимостью 1000 человек, что в год составит 36,5 тонн. В денежном же выражении экономия для отеля на одном рационе будет от 75 до 100 рублей, в годовом выражении - от 18 до 28 миллионов рублей), но и поддержать тренд экономии ресурсов без ухудшения качества питания.

Мы с командой ItFox более 3х лет работаем над улучшением FotoBox, делаем его максимально удобным и быстро внедряемым на шведских линиях отелей разного уровня. Кроме того, мы используем данную систему в ресторанах и на фудкортах.

Сейчас FotoBox получил российский, европейские и американские патенты и прошел сертификацию, поэтому доступен к покупке как в России, так и за рубежом.