Корпоративный портал для международной финансовой организации EOS Group cо штатом 1000 сотрудников

Главное о кейсе

MVP портала уже готов. На очереди — университет, онбординг, заявки, магазин и много всего ещё. Ждём, когда все сотрудники EOS начнут пользоваться порталом и дадут фидбэк о том, как поменялись бизнес-процессы в компании.

The portal's MVP is ready. Next up are university, onboarding, requests, a store and much more. We are waiting for all EOS employees to start using the portal and give feedback on how the business processes in the company have changed.

Бизнес-задача и ее решение

Запустили MVP с дашбордом, новостями, календарём и другими модулями. Теперь — постоянно добавляем новый полезный функционал и не собираемся останавливаться.

Летом в 2021 году к нам пришёл новый клиент — EOS. Компания ищет оптимальные способы погашения задолженностей. Штат — около 1 000 сотрудников, которые обслуживают более 20 000 клиентов в 26 странах мира.
Нужно было создать внутренний портал, который свяжет всех работников компании и улучшит её бизнес-процессы. Вместе с клиентом мы решили начать с MVP и постепенно прикручивать к нему новый функционал. Так и сделали.

За основу взяли Битрикс — использовали его для разработки своих модулей. Дизайн тоже наш: мы сделали его простым, лаконичным и дважды — на основе старого и обновлённого фирменного стиля компании.
В первую итерацию мы разработали дашборд для стартовой страницы — с блоками под новости, календарь и опросы. Там же можно посмотреть на лучших сотрудников месяца или поздравить коллегу с днём рождения.

Кроме дашборда в MVP вошло ещё множество других стандартных фичей.

1. Новости — там можно комментировать, ставить оценки, участвовать в голосованиях и записываться на мероприятия.
2. Календарь — чтобы следить за встречами и задачами.
3. Профили сотрудников — в своём можно проверять задачи, календарь и индивидуальный план развития. В чужом — смотреть контакты и на месте ли коллега.
4. Проекты — чтобы сортировать задачи по спискам и смотреть, кто их поставил и когда крайний срок.
5. Контакты — с поисковой строкой, чтобы легче было найти нужного человека в большой базе.
6. Фото и видео — функционал очень похож на модуль новостей, там тоже есть опросы, голосования и возможность оставлять комментарии.
7. Филиалы — это карта, на которой отмечены города с офисами компании. У каждого указан часовой пояс — удобно, если нужно узнать, работают ли ещё коллеги.

У многих компаний есть корпоративное обучение — обычно это курсы и программы от сторонних школ. EOS решил разработать свою платформу — с уроками и тестами, заточенными именно под их сотрудников. Так появился Университет EOS.

Модуль состоит из обучающих программ. Программы — из уроков. В конце каждого урока — тест на проверку пройденного материала. Также внутри Университета есть книжная полка и база знаний.

В админке Университета можно управлять доступами студентов, создавать уроки и формировать из них целые программы. А ещё добавлять тесты — руками либо автоматически из готовой базы. Права есть у админов, кураторов и авторов курсов.

Чтобы делать тесты было удобнее, мы разработали модульную систему: с ней можно не прописывать повторяющиеся вопросы отдельно для каждого урока, а просто выбирать их из готовой базы.

Также в админке есть модуль для проверки ответов на открытые вопросы в тестах. Закрытые платформа проверяет автоматически.

Чтобы кураторы могли анализировать успехи студентов и отчитываться руководству, мы добавили в админку Университета раздел с отчётами. Там можно отследить всю активность и выгрузить статистику по прохождению обучения.

В основе этого модуля — бонусная система компании. Если сотрудник хорошо работает, руководитель может поощрить его наградой. У каждой есть свой номинал в валюте компании — EOS-коинах. Их можно тратить в EOS Store. Среди товаров магазина — футболки, кружки и даже дэй-оффы.

Можно купить товар для себя, а можно в подарок коллеге. Всё работает, как обычный интернет-магазин, — есть избранное и корзина. После оформления заказа пользователь может следить за его статусом: сначала менеджер одобрит заявку, потом назначит исполнителя, а после сообщит, что товар готов к выдаче.

У компании есть большой колл-центр, который для общения с клиентами использует инструкции. Мы сделали из них базу: теперь сотрудникам будет легко найти ответ — нужно только выбрать подходящую категорию и название скрипта.
Если нужно заказать справку, согласовать отпуск или получить канцелярию, есть модуль «Заявки». Удобнее, чем бегать по коридорам и искать нужного человека.

Если сотрудник первый раз на портале — его ждёт онбординг. Это подсказки, которые всплывают в каждом разделе. Они объясняют, куда попал пользователь и что можно делать в системе.

Чтобы фиксировать, на какие новости и мероприятия сотрудники реагируют активнее всего, есть модуль «Аналитика». Там можно посмотреть статистику и выгрузить отчёт с цифрами по лайкам, просмотрам, комментариям и добавлениям в избранное.
Ещё на портале будет модуль «ИПР» — индивидуальный план развития. В нём пользователи сами будут ставить себе задачи — всё, что связано с повышением профессионального уровня.

Launched MVP with dashboard, news, calendar, and other modules. Now we constantly add new useful functions and are not going to stop.

In Summer 2021 we got a new client - EOS. The company is seeking optimal ways of paying off the debts. It has 1000 employees who work for more than 20000 customers in 26 countries.

We had to create an internal portal which would connect all the employees of the company and improve its business processes. Together with the client we decided to start with the MVP version and gradually add new functions.

Bitrix was taken as a core and used for development of in-house modules. Design was also made by us: we made it simple, concise, and in two versions — based on old and updated company’s style.

First, we developed a dashboard for the main page with such blocks as news, calendar, and surveys. Here you can also take a look at the best employees of the month or wish a happy birthday to your colleague.

Besides dashboard MVP also includes many other standard features

1. News — here you can comment, grade, take part in polls, and sign up for events.
2. Calendar — to monitor meetings and tasks
3. Staff profiles — in personal profile one can check on tasks, calendar, and personal development plan. In others’ one can find contacts and if a colleague is at work.
4. Projects — to sort tasks by lists, see who set them up, and when is the deadline.
5. Contacts — include a search bar to make it easier to find the right person in a large database.
6. Photo and video — the functionality is quite similar to the news section as it also contains polls, votes, and option to leave comments.
7. Affiliates — it is a map where cities with company’s offices are marked. Each indicates a time zone - very convenient if you need to know whether your colleague is still at work.

Many companies have their own corporate training which usually includes courses and programmes from external schools. EOS decided to develop its own platform with lessons and tests, aimed specifically for its employees. So the EOS University was formed.

The module consists of educational programmes. Programs comprise lessons. At the end of each lesson there is a test to check covered material. Also, there is a book shelf and knowledge database inside the university.

In the admin page one can manage accessibilities of students, create lessons, and form whole programs out of these. Also, adding texts — manually or automatically from the existing database. Administrators, supervisors, and course writers have rights for these changes.

To make tests more convenient, we developed a module system, where you can choose recurring questions out of an existing database, without having to prescribe them each time.

There is a module in the admin system for checking the answers for open questions in tests. Closed questions are checked by platform automatically.

To be able to analyze students’ progress and report to management, we added a report section for supervisors to the admin system. Here one can track all the activity and upload statistics on training.

The core of this module is a bonus system of the company. If an employee works well, the supervisor may reward him. Each system has its own company currency value — EOS-coins, which can be spent in the EOS Store. Among items of the store there are t-shirts, cups, and even days-off.

It is possible to buy goods for oneself or as a gift for a colleague. Everything works as a typical online-store; with favorites a shopping cart including. After an order is placed, the client can monitor its status: first, a manager will approve the request, then will assign the contractor, and then inform that the order is ready.

Company has its own call-center, which uses instructions for communication with clients. We made a database out of these: now it will be easy for employees to find the answer — one just needs to choose the appropriate category and name of the script.

If there is a need to order a certificate, agree on holidays, or receive goods for the office, there is an Application module for this. It is more convenient than running across corridors and looking for the right person.

If an employee is on the portal for the first time, he will have an onboarding. It includes hints that will pop-up in each section. These hints explain to the user where he got and what he can do in the system.

In order to fix what news and events employees react on the most, there is an Analytics module, where one can view the statistics and upload a report with numbers on likes and views, comments and addings favorites.

Also, the portal will include module IDP — individual development plan, where users will be able to set up tasks for themselves — everything that is related to professional development.

Прочая информация о кейсе

Разработали корпоративный портал для международной финансовой компании EOS Group cо штатом 1000 сотрудников. Назначение — обучение и адаптация команды.

We have developed a corporate portal for the international financial company EOS Group with 1000 employees. The purpose is to train and adapt the team.

Скриншоты