Лукойл: Единый портал для эффективного управления франчайзи

Главное о кейсе

«Лукойл» запустил в Узбекистане корпоративный портал для франчайзи. Это мощный инструмент, который значительно улучшает взаимодействие между головной компанией и её партнёрами. Теперь все заправки в Узбекистане могут мгновенно получать актуальные данные напрямую от «Лукойла».

Портал будут использовать более 500 сотрудников и руководителей франчайзинговых точек. Это обеспечит высокий уровень координации и точности в работе.

Одна из самых удобных функций на портале — автоматический расчёт цен на бензин и дизель. При расчёте учитываются все дополнительные расходы, такие как налоги и доставка. Все процессы автоматизированы, что позволяет экономить более 20 рабочих часов ежемесячно и практически исключает вероятность ошибок.
____________________________________________________

Lukoil has launched a corporate portal for franchisees in Uzbekistan. This is a powerful tool that significantly improves interaction between the parent company and its partners. Now, all service stations in Uzbekistan can instantly receive up-to-date data directly from Lukoil.

The portal will be used by more than 500 employees and managers of franchise outlets. This will ensure a high level of coordination and accuracy of work.

One of the most convenient features of the portal is the automatic calculation of gasoline and diesel prices. The calculation takes into account all additional costs, such as taxes and delivery. All processes are automated, which saves more than 20 working hours per month and virtually eliminates the possibility of errors.

Как проект изменил жизнь пользователей

Проект не только ускорил обмен информацией и снизил риск ошибок из-за человеческого фактора, но и предоставил франчайзи удобный доступ к единой информационной базе. В ней содержится вся необходимая документация и обучающие материалы. Это упрощает управление бизнесом и делает его более прозрачным и контролируемым.
____________________________________________________

The project not only accelerated the exchange of information and reduced the risk of human error, but also provided franchisees with convenient access to a single repository of information. It contains all the necessary documentation and training materials. This simplifies business management and makes it more transparent and controllable.

Бизнес-задача и ее решение

Задачи, которые решает корпоративный портал:

• Обеспечивает оперативную передачу информации: франчайзи мгновенно получают свежие данные о ценах на топливо и сопутствующие товары.

• Автоматизирует расчёты: автоматический расчёт затрат на транспортировку и акцизы заменил ручную работу и снизил вероятность ошибок.

• Упростил управление контентом: многоуровневая система доступов, где пользователи эффективно взаимодействуют с порталом без необходимости использования отдельных административных панелей.

• Создает единый информационный центр: вся необходимая документация и обучающие материалы находятся в одном месте, это облегчает доступ и повышает эффективность изучения.

• Повышает гибкость управления ценами: быстрое обновление цен и других параметров, обеспечивает оперативное реагирование на изменения на рынке и способствует поддержанию конкурентоспособности бизнеса.

• Улучшает прозрачность процессов: портал предлагает ясную структуру и удобные инструменты для анализа, что способствует более эффективному контролю и мониторингу ключевых показателей.
____________________________________________________

Tasks solved by the corporate portal:

• Provides timely information: Franchisees receive instant, up-to-date information on fuel and related product prices.

• Automates calculations: Automatic calculation of transportation costs and excise taxes has replaced manual work and reduced the likelihood of errors.

• Simplifies content management: A multi-level access system allows users to effectively interact with the portal without the need for separate administrative panels.

• Creates a single information center: all necessary documentation and training materials are in one place, making them easier to access and more effective to learn.

• Increases price management flexibility: Rapidly update prices and other parameters to respond quickly to market changes and remain competitive.

• Improves process transparency: The portal provides a clear structure and convenient analysis tools, which contributes to more effective control and monitoring of key indicators.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

✔️ Мгновенный расчёт цен на нефть и кофе

Корпоративный портал предоставляет франчайзи «Лукойла» актуальные данные о рекомендованных розничных ценах на нефтепродукты. Эти цены формируются с учётом интересов компании и зависят от региона и типа топлива, будь то бензин или дизель. Франчайзи могут добавлять свою наценку, определяя итоговую цену для покупателей.

Цены обновляются каждый месяц, что позволяет следить за изменениями в течение года. Портал также сохраняет историю цен, давая возможность анализировать прошлые данные и строить стратегию ценообразования на будущее.

✔️ Многоуровневая система доступа

Портал мы адаптировали под разные роли пользователей. Больше всего прав у администратора: он управляет всеми аспектами контента, создаёт аккаунты новых франчайзинговых компаний и контролирует видимость различных разделов портала.

Контент-менеджеры отвечают за обновление цен и другую важную информацию. Они обновляют данные, чтобы учитывать изменения на рынке, например, сезонные колебания или изменения курса валют.

Третий уровень доступа уже у самих франчайзи и менеджеров заправочных станций. Они имеют право просматривать актуальную информацию, изменять её в рамках своей компетенции и использовать портал для оперативного получения необходимых данных.

✔️ Редактирование контента внутри портала

Для редактирования таблиц с ценами больше нет нужды заходить в отдельные административные панели — всё доступно прямо на сайте. Это не только повышает удобство работы, но и снижает вероятность ошибок, связанных с использованием нескольких разных инструментов.

Встроенный калькулятор автоматически считает итоговую стоимость топлива, учитывая все важные параметры, такие как котировки, акцизы и курс валюты.

Портал интегрирован с почтовым сервисом, что позволяет отправлять уведомления пользователям прямо из интерфейса.

✔️ Используя ORM и D7 API Bitrix, мы организовали доступ к базе данных через промежуточное звено, что рекомендуется в разработке на Bitrix. Вся информация о ценах, котировках и расходах хранится в базе и извлекается через ORM. Мы применяли новое ядро Bitrix D7 для написания кода и обработки данных. Полученные данные конвертировались в компоненты и выводились на сайт в виде удобной таблицы.
____________________________________________________

✔️ Instant calculation of oil and coffee prices

The corporate portal provides Lukoil franchisees with up-to-date data on recommended retail prices for petroleum products. These prices are formed taking into account the company's interests and depend on the region and the type of fuel, be it gasoline or diesel. Franchisees can add their own mark-up to determine the final price to the customer.

Prices are updated monthly, allowing you to monitor changes throughout the year. The portal also stores price history, allowing you to analyze past data and develop a pricing strategy for the future.

✔️ Multi-Level Access System

We have adapted the portal to different user roles. The Administrator has the most rights: he manages all aspects of content, creates accounts for new franchisees and controls the visibility of different sections of the portal.

Content Managers are responsible for updating prices and other important information. They update the data to reflect changes in the market, such as seasonal fluctuations or changes in exchange rates.

The third level of access is for franchisees and station managers. They have the right to view current information, modify it within their area of responsibility, and use the portal to get the data they need in a timely manner.

✔️ Editing content within the portal

There is no need to go to separate administrative panels to edit price tables - everything is available directly on the site. This not only increases the comfort of work, but also reduces the likelihood of errors associated with the use of several different tools.

The built-in calculator automatically calculates the final cost of fuel, taking into account all important parameters such as prices, excise taxes and exchange rates.

The portal is integrated with the mail service, which allows you to send notifications to users directly from the interface.

✔️ Using ORM and Bitrix D7 API, we organized access to the database through an intermediate link, which is recommended in Bitrix development. All information about prices, offers and expenses is stored in the database and retrieved via ORM. We used the new Bitrix D7 core to write code and process data. The received data was converted into components and displayed on the site as a convenient table.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

✔️ Дизайн от нейросетей

Большинство изображений для проекта были созданы с помощью нейросетей. Это позволило ускорить процесс разработки и утвердить дизайн-проект всего за три дня.

В нашей практике это самый быстроутвержденный дизайн-проект с корпорацией.

✔️ Обучение и документация

Портал включает в себя раздел с документацией и обучающими материалами, такими как чек-листы и корпоративные карты, которые помогают франчайзи и менеджерам заправок совершенствовать свои навыки и повышать эффективность работы. Пользователи могут легко получить доступ к необходимым документам и обучающим ресурсам, что способствует непрерывному развитию и улучшению качества обслуживания.

Чтобы обучить сотрудников работать с порталом, мы сняли короткие видеоинструкции. Каждый урок длился 2-3 минуты. Это сэкономило кучу времени на обучении и сделало использование портала максимально простым.
____________________________________________________

✔️ Design by neural networks

Most of the images for this project were created using neural networks. This allowed us to speed up the development process and approve the design project in just three days.

In our experience, this is the fastest approved design project with a corporation.

✔️ Training and Documentation

The portal includes a section of documentation and training materials, such as checklists and company cards, to help franchisees and station managers improve their skills and work efficiency. Users can easily access the necessary documents and training resources, which helps to continuously develop and improve service quality.

To train employees to work with the portal, we recorded short video tutorials. Each lesson was 2-3 minutes long. This saved a lot of training time and made using the portal as easy as possible.

Скриншоты

Комментарий заказчика

Портал помог нашим заправкам мгновенно получать точную информацию напрямую от «Лукойла». Количество итераций между конечной точкой и головной компанией сократилось в три раза: теперь нет необходимости сообщать стоимость по телефону и отправлять ссылки на документы. Коммуникация стала проще и эффективнее. В условиях быстроменяющегося мира такая оперативность критически важна.