PIM-система CONTEMATRIX

Главное о кейсе

PIM-система CONTEMATRIX- система управления продуктовой информацией. Была разработана и внедрена у крупного производителя из отрасли легкой промышленности с товарным ассортиментом свыше 100 000 SKU.


CONTEMATRIX PIM system is a product information management system. It was created and executed by a large producer in the light industry with over 100,000 SKU.

Как проект изменил жизнь пользователей

CONTEMATRIX разработана на основе существующих бизнес-процессов благодаря чему компания:
1. В 5 раз увеличила скорость обновления информации.
2. На 90% снизила количество ошибок при обновлении и заполнении карточек товаров.
3. Снизила нагрузку сотрудников на 40%.


CONTEMATRIX has increased the overall efficiency of business processes:
1. Increased information updating speed by five times.
2. Reduced the number of errors by 90% when updating and filling out product cards.
3. Reduced staff workload by 40%.

Бизнес-задача и ее решение

Перед нами стояла задача реализовать цифровой инструмент, позволяющий аккумулировать данные о товарах в одном месте.
PIM-система CONTEMATRIX содержит следующий реализованный функционал.
1. Каталог с гибким управлением отображения товаров.
2. Справочник категорий с переводами и возможностью редактирования.
3. Номенклатура товарной базы (карточка товара) для заполнения информации.
4. Система переводов контента для категорий и товаров.
5. Синхронизация с B2B-порталом и розничными сайтами компании.
6. API для выгрузки актуальных обновлений партнерами.


We were tasked with creating a digital application that would allow us to collect product data in one place.

CONTEMATRIX PIM system includes the following functionalities:
1. Product display control with a flexible directory.
2. A category directory with translations and the option to update.
3. The item base's nomenclature (product card) for filling in the information.
4. A product and category content translation system.
5. Integration with the company's B2B portal and retail sites.
6. API for posting actual updates by partners.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Компания работала с товарной номенклатурой в Excel, все операции выполнялись в одном документе, который периодически обновлялся с ошибками. Перед нами стал вызов - создать свой интерфейс для редактирования, фильтрации и поиска данных, с которым смогут одновременно взаимодействовать все сотрудники. Выполнение бизнес-задач должно осуществляться быстрее. В результате работы мы внедрили перечисленный функционал.

Номенклатура - наиболее важный для компании элемент системы, которому мы уделили максимальное внимание. От удобства работы с таблицей зависит скорость работы сотрудников и эффективность внедрения PIM-системы.
Проанализировав потребности всех сотрудников, работающих с контентом, мы разработали уникальный набор возможностей для работы с номенклатурой, в них входит:
1. Продвинутая система фильтрации по номенклатуре позволяющая находить нужные товары быстрее. При этом скорость загрузки страницы составляет ⅕ секунды с учетом применения неограниченного количества фильтров и большого количества отображаемого контента.
2. Для удобства пользователей добавлен функционал управления колонками таблицы: добавление, удаление, перемещение.
3. Массовое редактирование товаров позволяет не только быстро переносить до 100000 SKU между категориями, но и менять характеристики, цены и т.д. Созданный функционал учитывает примененные фильтры и вносит изменения только в отображенные товары.
4. Настройки пользователя сохраняются, при следующем входе в систему интерфейс отобразит только заданные пользователем параметры системы.
5. Быстрое редактирование параметров прямо из таблицы ускоряет процесс обновления информации.
6. Экспорт и импорт информации для более эффективной коммуникации с дистрибьюторами, оптовиками, отделами.

Проработав номенклатуру PIM-системы, мы столкнулись с проблемой обновления данных, т.к. с программным продуктом работает сразу несколько человек, необходимо было придумать решение, которое позволит выгружать только актуальные данные. Изменения, вносимые сотрудниками, должны выгружаться согласно индивидуальных графиков и задач каждого отдела и специалиста.

Использование единого файла для управления информацией в системе, которым будут пользоваться все подключенные к системе сотрудники, является нецелесообразным по следующим причинам:
1. Два сотрудника одновременно не могут обновлять информацию в карточке товаров.
2. Выгрузка обновлений доступна после окончания работ каждого сотрудника, что увеличивает сроки выполнения работы.

Описанные проблемы мы решили с помощью системы черновиков. Каждому профилю сотрудника в системе присваивается свой черновик. Все изменения сохраняются в персональном файле и выгружаются по заданному пользователем системы графику. В результаты обновление данных на торговых площадках осуществляется быстрее.

Проанализировав бизнес-процессы компании, выявили, что с PIM будет работать несколько групп пользователей, которым необходим разный функционал для выполнения задач.
1. Суперадмин - имеет неограниченные возможности, управляет всей системой.
2. Переводчик - имеет доступ к обновлению текстовой информации в карточках и категориях.
3. Фотограф - может загружать фото.
4. Администратор матриц - видит матрицы, созданные всеми пользователями

Менеджер матриц - видит и управляет своими матрицами, а также теми к которым открыли доступ.
Реализованные роли настраиваются Супер админом системы, помимо существующего списка ролей можно создать новые с уникальным набором доступов к функциональным возможностям CONTEMATRIX.

Инструмент матрицы разработан для быстрого формирования коммерческого предложения. С его помощью можно в несколько кликов составить список доступных для заказа крупным торговым сетям товаров. Фильтрация данных осуществляется по странам, складам, дистрибьюторам и категориям. Главным преимуществом инструмента является возможность выгрузки по заданным критериям ассортимента для составления индивидуального прайс-листа с возможностью дальнейшей отправки отделу закупки торговой сети.




The company was using Excel to work with product nomenclature. All operations were performed in one document, which was occasionally updated with errors. We had a challenge: design our own interface for editing, filtering, and searching data that all employees could use at the same time. Business duties should be completed more quickly. As a result, we built the functionality described above.

The most important aspect of the system for the company is nomenclature, which we devoted careful attention to. The ease of working with the table influences staff productivity and the efficiency of PIM-system installation.
After analyzing the needs of all employees who work with content, we created a one-of-a-kind set of features for working with nomenclature. These features include:

1. The advanced nomenclature filtering mechanism allows you to find the desired goods faster. The page load time is less than 0.5 seconds, even with an unlimited number of filters and a large amount of shown content.
2. Added capabilities for managing the table's columns for user convenience: adding, deleting, and shifting.
3. Multiple product editing enables not only the speedy transfer of up to 100,000 SKU between categories but also the changing of characteristics, prices, and so on. The developed functionality takes the applied filters into consideration and only alters the presented products.
4. User settings are kept; the next time the user logs in, the interface will only display the user-defined system settings.
5. Direct editing of parameters from the table speeds up the process of changing information.
6. Export and import data for better contact with distributors, wholesalers, and departments.


After completing the PIM-system nomenclature, we encountered the issue of data updating. Since several people work with the software product at the same time, we needed to devise a method that would enable us to upload only the real data. Employee changes should be posted in accordance with the particular schedules and duties of each department and specialty.

The usage of a shared file for managing information in the system, which will be utilized by all employees linked to the system, is impracticable for the following reasons:
1. Two employees cannot change the product card information at the same time.
2. Downloading updates is accessible once each employee's task is done, increasing the duration of work fulfillment.

With the aid of the draft system, we were able to resolve the issues mentioned. Every employee profile within the system has a unique draft assigned to it. Each update is stored in an individual file and uploaded in accordance with the timetable that the system user specifies. Data updates on trading sites are consequently quicker.

We discovered that many groups of users will be working with PIM, each of which requires distinct features to complete their responsibilities, by evaluating the company's business processes.
1. Superior administrator: has boundless capabilities and oversees the entire system.
2. Translator: can modify text information in cards and categories.
3. A photographer has the ability to post photographs.
4. Matrix administrator: can see all matrixes made by all users.

Matrix manager views and manages its own matrixes as well as those to whom access has been provided.
The system's superior administrator configures realized roles; in addition to the existing list of roles, users can establish new ones with a unique set of accesses to CONTEMATRIX functions.

The matrix tool is designed to assist you in creating a commercial offer fast. In a few clicks, you can generate a list of products that huge retail chains can order. The information is organized into countries, warehouses, distributors, and categories. The key advantage of the application is the ability to upload the range based on the stated criteria to produce an individual price list, which can then be sent to the retail chain's purchasing department.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

В процессе развития CONTEMATRIX мы разработали уникальное решение для быстрого формирования прайс-листов торговым сетям. Система автоматически формирует товарную матрицу по заданным менеджером фильтрам товаров. Готовую таблицу скачивают и отправляют клиенту.

During the development of CONTEMATRIX, we devised a unique way for swiftly preparing pricing lists for retail chains. Based on the product filters set by the manager, the system generates a product matrix. The finished table is saved and emailed to the client.

Скриншоты