DS Kanban: система управления проектами и ресурсами вместо Jira

Главное о кейсе

DIGITAL SECTOR выпустил крупное обновление DS Kanban — собственной системы управления проектами для заказной веб-разработки. Обновление затронуло основные рабочие сценарии проектных команд и стало одним из наиболее значимых этапов развития системы.

DS Kanban создавался как альтернатива Jira, которая не учитывала внутреннюю логику компании. Сегодня система объединяет задачи, сроки, загрузку команд, учёт трудозатрат и отчётность, а ежедневно ею пользуются более 100 сотрудников.

По оценке команды, настройка нового проекта больше не требует вручную собирать рабочий процесс. Количество пересечений при распределении специалистов сократилось на 75–80%, а ошибочных действий на доске — примерно на 80%.

Как проект изменил жизнь пользователей

Исполнители видят в одной карточке приоритет задачи, сроки, материалы и связанные работы. Руководители проектов контролируют статусы, трудозатраты и сроки без ручного сведения данных из разных источников, а руководители подразделений заранее видят загрузку сотрудников, переработки и свободные ресурсы.

Данные из ежедневной работы сразу используются в ресурсном планировании и отчётности. Это помогает руководителям быстрее оценивать состояние проектов и загрузку команды, а сотрудникам — работать с актуальной информацией в одном пространстве.

Бизнес-задача и ее решение

Для DIGITAL SECTOR как компании заказной разработки одна из ключевых бизнес-задач — управлять рабочим временем специалистов по всему портфелю работ: разработке и внедрению, технической поддержке, развитию действующих систем и внутренним проектам. Важно понимать плановые и фактические трудозатраты, загрузку команды, переработки, дефицит и резерв ресурсов.

DS Kanban связал рабочее время с конкретными проектами и задачами. Руководители видят трудозатраты, загрузку и доступность специалистов и учитывают эти данные при распределении работ.

Это позволяет точнее учитывать затраты команды по клиентским проектам, рациональнее использовать производственный ресурс и контролировать сроки с учётом реальной загрузки. Кроме того, меньше времени уходит на ручной сбор и сверку данных.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

DS Kanban изначально проектировали по принципу KISS — без лишней архитектурной сложности. Backend построен на php и Laravel с использованием стандартных возможностей фреймворка, которые дополняли только там, где это было необходимо. Команда спроектировала структуру базы данных, настроила индексы и запросы, а затем последовательно оптимизировала основные endpoints. Большинство запросов backend обрабатывается менее чем за 100 мс. Дополнительно подключили Laravel Octane в связке со Swoole.

Frontend реализован на React.js и Next.js без SSR и получает данные через запросы к backend. Сценарии спроектированы так, чтобы для отображения страницы требовалось небольшое число запросов. В результате доска проекта с 1000 задач загружается примерно за 300 мс, отдельная карточка — за 200–300 мс. Активное кеширование практически не требуется: скорость обеспечивают простая архитектура, правильно спроектированная база данных и оптимизация запросов.

Система построена на единой модели данных: задачи связаны с проектами, этапами, компонентами, эпиками, релизами и исполнителями, а те же данные используются в отчётах и ресурсном планировании. DS Kanban синхронизирован с Битрикс24, а REST API позволяет обмениваться данными с другими корпоративными сервисами и BI-системами.

Такой подход делает систему быстрой в ежедневной работе, сохраняет актуальность данных во всех связанных сценариях и позволяет развивать DS Kanban без усложнения архитектуры и остановки работы команд.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Инициатива проекта исходила от сотрудников DIGITAL SECTOR. Команда пользовалась облачной Jira, но ей не хватало скорости и гибкости: при большом объёме данных задачи могли открываться с задержкой, а внутренние процессы приходилось подстраивать под ограничения сервиса. Поэтому собственную систему начали разрабатывать ещё до ухода Jira из России.

Когда Jira прекратила работу с российскими пользователями, DS Kanban уже находился на стадии альфа-версии. Команда перенесла проекты без остановки работы: в один рабочий день сотрудники завершили работу в Jira, а на следующий продолжили её в DS Kanban.

Дальше система развивалась на основе ежедневной эксплуатации и обратной связи. Руководители проектов, разработчики, тестировщики и другие специалисты проверяли новые сценарии и помогали определять приоритеты доработок. Например, раздел грейдов задумывался как инструмент индивидуального развития, но на практике оказался полезнее как справочник навыков и требований к специалистам.

Предложения и сообщения об ошибках можно отправлять прямо из DS Kanban. Обратная связь сотрудников остаётся основой развития системы, а крупное обновление стало продолжением этого подхода.

Прочая информация о кейсе

DS Kanban — внутренний продукт DIGITAL SECTOR, поэтому компания одновременно выступает разработчиком, заказчиком и основным пользователем системы. Показатели эффективности основаны на результатах ежедневной эксплуатации решения более чем 100 сотрудниками.

Скриншоты

Комментарий заказчика

Самое важное в DS Kanban — не то, что мы заменили один инструмент другим. Проект изменил сам подход к внутренним системам: теперь, если процесс компании требует нового сценария, нам не нужно искать обходной путь или ждать, когда такая возможность появится в чужом продукте. Мы можем сами определять, как должна работать система, и менять её вместе с бизнесом