Как DIGITAL SECTOR на 50% сократил трудозатраты на подготовку смет

Главное о кейсе

DIGITAL SECTOR разработал внутренний веб-сервис для расчёта стоимости и управления сметами цифровых проектов. Пользователь выбирает сделку, формирует этапы и услуги, указывает роли специалистов и часы, а система применяет актуальные ставки и автоматически рассчитывает стоимость по разделам и по всей смете. Портфели, поиск и статусы позволяют вести несколько вариантов оценки и контролировать актуальную версию. Готовый документ можно выгрузить для согласования. С момента старта в сервисе подготовлено около 1000 смет; инструмент стал единым рабочим местом для пресейла и проектных команд.

Как проект изменил жизнь пользователей

Раньше сотрудник вручную сводил данные из CRM и таблиц, проверял формулы и ставки, затем искал нужную версию файла для согласования. Теперь сервис ведёт расчёт от сделки до готовой сметы и сохраняет варианты в единой структуре. Для крупных проектов первичная оценка сократилась с трёх до 0,5–1 рабочего дня. Руководитель раньше получает расчёт на проверку и может скорректировать состав работ и бюджет до отправки предложения клиенту.

Бизнес-задача и ее решение

Бизнес-задача — стандартизировать коммерческую оценку, сохранив гибкость для разных форматов работ и договоров. Сервис встроил смету в сквозной процесс: исходный запрос → структура работ → оценка ресурсов → стоимость → документ для клиента. Одна логика работает и для небольшой доработки, и для комплексного проекта стоимостью 40–60 млн ₽. Руководители сравнивают варианты, проверяют состав команды и экономику проекта до отправки предложения.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

В основе решения — модель данных, которая связывает компанию и сделку, портфель, версии сметы, этапы, услуги, роли, часы, ставки и итоговую стоимость. При изменении любого параметра расчётный модуль пересчитывает раздел и общий итог, сохраняя целостность оценки. Архитектура поддерживает Fix Price, Time & Material, Outstaff и Retainer. Битрикс24 передаёт данные о компаниях и сделках, Яндекс Диск используется для выгрузки документов; интеграционные операции и ошибки логируются. Стек: Next.js, React, Laravel, Python, PostgreSQL.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Сначала команда описала путь сметы от запроса на оценку до готового коммерческого предложения и провела интервью с будущими пользователями. Исследование показало: контекст сделки терялся при передаче между продажами, аналитиками и производством. Для MVP отобрали операции, без которых нельзя провести реальный расчёт, и сразу включили продукт в ежедневную работу. Наблюдения за первыми сметами помогли упростить формы, поиск, фильтры и редактирование. Короткие итерации на реальных задачах превратили прототип в устойчивый рабочий инструмент.

Комментарий заказчика

Сервис смет стал общим рабочим инструментом для сотрудников, которые участвуют в подготовке коммерческого предложения. Мы видим логику оценки до отправки клиенту и обсуждаем не отдельные файлы, а единый расчёт. Это помогает быстрее согласовывать решения между продажами и производством и сохранять управляемость процесса по мере роста команды.