Как DIGITAL SECTOR на 50% сократил трудозатраты на подготовку смет

Главное о кейсе

DIGITAL SECTOR разработал собственный модуль для Битрикс24 для подготовки и сопровождения смет цифровых проектов. Он связал данные сделки, структуру работ, состав команды, часы, ставки и стоимость, заменив разрозненные CRM-записи, таблицы и файлы.

Трудозатраты на подготовку смет сократились на 50%. С момента запуска через сервис прошло больше 1000 смет. После старта проекта команда продолжает работать с расчётом и его версиями, сохраняя исходную структуру работ и логику формирования стоимости. Сервис стал единым рабочим инструментом для продаж и проектных команд.

Как проект изменил жизнь пользователей

Раньше сотрудникам приходилось собирать данные из CRM и таблиц, вручную проверять формулы и ставки и следить за актуальностью версий. Теперь расчёт ведётся в одном рабочем интерфейсе — от данных сделки и структуры работ до итоговой стоимости и готового документа.

В оценках, которые раньше могли занимать до трёх рабочих дней, подготовка сократилась до 0,5–1 дня. Специалисты меньше времени тратят на перенос, сверку и поиск данных и могут сосредоточиться на составе работ, ресурсах, трудозатратах и коммерческих условиях.

После старта проекта команда продолжает работать с исходными данными оценки. Это помогает сохранить контекст и видеть, какие работы, ресурсы и стоимость были заложены изначально.

Бизнес-задача и ее решение

В заказной разработке смета задаёт исходную экономику проекта. Ещё до заключения договора компания тратит рабочее время продаж, аналитиков и производственных специалистов, а ошибки в трудозатратах, составе команды или ставках могут повлиять на экономику проекта уже во время реализации.

DIGITAL SECTOR требовалось сократить трудозатраты на расчёт и сделать оценку управляемой на всём пути проекта — от коммерческого предложения до дальнейшей работы команды. Сервис объединил правила расчёта, исходные данные и версии смет в одном процессе.

Одна и та же логика используется и для небольшой доработки, и для проекта стоимостью 40–60 млн ₽. Для бизнеса это означает меньше внутренних затрат на расчёт, более быстрый контроль экономики предложения и сохранение исходных параметров оценки после старта проекта.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

В основе сервиса — единая модель коммерческой оценки. Она связывает сделку, версии сметы, этапы, услуги, роли специалистов, часы, ставки и итоговую стоимость. При изменении исходных параметров расчётный модуль пересчитывает связанные разделы и общий итог, поэтому команде не нужно вручную синхронизировать формулы и данные между файлами.

Сервис реализован как встроенный модуль Битрикс24, а не как отдельное приложение. Данные о компаниях и сделках используются прямо в контексте текущей сделки, без дополнительного переноса между системами. Одна модель поддерживает Fix Price, Time & Material, Outstaff и Retainer. Яндекс Диск используется для выгрузки документов; интеграционные операции и ошибки логируются. Стек решения: Next.js, React, Laravel, Python, PostgreSQL.

Главный технический эффект — целостность и воспроизводимость расчёта: в любой момент можно увидеть, из каких работ, ресурсов, часов и ставок сформирована стоимость и как на неё повлияло изменение исходных параметров.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Разработку начали с разбора полного пути сметы — от запроса на оценку до коммерческого предложения и дальнейшей работы с проектом. Интервью с сотрудниками показали, что проблема была шире таблиц: при передаче оценки между продажами, аналитиками и производством терялись контекст сделки и актуальная версия расчёта.

Поэтому в центре продукта оказался не просто калькулятор, а единая модель сметы и её версий. Для MVP оставили только операции, необходимые для реальной оценки, и сразу включили сервис в ежедневную работу.

Первые сметы стали проверкой продукта на реальных задачах. По обратной связи команда упрощала формы, поиск, фильтры и редактирование. Так сервис развивался короткими итерациями на реальном процессе DIGITAL SECTOR.

Скриншоты

Комментарий заказчика

Для нас главный эффект — возможность масштабировать процесс оценки без пропорционального роста ручной работы. По мере увеличения количества проектов и вариантов расчёта особенно важны единые правила и данные. Сервис помогает сохранять процесс управляемым и увеличивать объём оценок без сопоставимого роста операционной нагрузки на команду.