Сервис смет

Главное о кейсе

DIGITAL SECTOR разработал веб-сервис для подготовки и управления сметами для собственных рабочих процессов. Сервис заменил Excel, Google Sheets и Яндекс Таблицы, объединил портфели смет, папки, ставки, сделки и автоматический расчет стоимости в одном интерфейсе. Решение интегрировано с Битрикс24 и помогает команде упрощать подготовку коммерческих расчетов, снижать риск ошибок и контролировать актуальность данных по проектам. Сейчас в сервисе создано 867 коммерческих смет и проектных расчетов.

Как проект изменил жизнь пользователей

Результат: 867 смет, меньше ручной работы и быстрее расчет
Сервис перевел подготовку смет из разрозненных таблиц в единый рабочий процесс. В нем уже создано 867 коммерческих смет и проектных расчетов. Команда меньше времени тратит на поиск актуальных файлов, ручной перенос данных, проверку формул и сверку ставок. По оценке команды, трудозатраты на подготовку сметы снизились в среднем примерно на 50%.
Меньше трудозатрат на подготовку смет.
После перехода из таблиц в сервис трудозатраты снизились в среднем примерно на 50%. Основные данные, структура сметы и логика расчета находятся в одном сервисе, поэтому команде не нужно каждый раз собирать расчет вручную из разных файлов.
Ниже риск финансовых ошибок.
Стоимость считается по заданной логике, а не зависит от ручного копирования формул, устаревших ставок или случайных изменений в таблице. Это снижает риск неверной оценки проекта и последующих переделок.
Быстрее подготовка коммерческих расчетов.
Раньше сведение разрозненных данных в единый документ могло занимать до 3 рабочих дней. Сейчас даже крупную смету на 40-60 млн рублей можно подготовить за 0,5-1 рабочий день.
Прозрачнее состав и стоимость работ.
В смете видно, из каких этапов, услуг, ролей, часов и ставок складывается итоговая сумма. Это помогает точнее проверять расчет до передачи клиенту и лучше контролировать экономику проекта.
Проще контролировать бюджет проекта.
Расчет связан с составом работ, ролями специалистов, часами и ставками, поэтому команда видит, из чего складывается стоимость проекта еще на этапе подготовки сметы. Это помогает точнее проверять бюджет, быстрее находить спорные позиции и снижать риск недооценки работ.
Меньше потерь из-за неактуальных данных.
Когда сметы живут в разных файлах, легко отправить старую версию или посчитать проект по устаревшей ставке. Единая структура снижает этот риск и помогает работать с актуальными данными.
Проще контролировать загрузку и стоимость работ.
Расчет связан с ролями специалистов, оценкой в часах и ставками. Руководителям проще видеть, какие ресурсы заложены в смету и как формируется стоимость проекта.
Появилась основа для масштабирования процесса.
Сервис можно развивать дальше: добавлять новые типы ставок, роли, сценарии проверки, форматы экспорта и интеграции с другими рабочими инструментами.

Бизнес-задача и ее решение

Результаты проекта: от разрозненных таблиц к управляемому процессу
Сервис уже используется в ежедневной работе: в нем создано 867 коммерческих смет и проектных расчетов. По оценке команды, после перехода из таблиц в сервис трудозатраты на подготовку сметы снизились в среднем примерно на 50%. Первичный расчет, который раньше мог занимать до 3 рабочих дней из-за сведения разрозненных данных в единый документ, теперь можно подготовить за 0,5-1 рабочий день даже для крупных смет на 40-60 млн рублей.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Интеграционная логика сервиса смет
Отдельная часть проекта — интеграционная логика. Веб-приложение должно было не только хранить сметы, но и обмениваться данными с другими системами: Битрикс24, Яндекс Диском, сервисом логирования и проектными сущностями. DIGITAL SECTOR проработал сценарии обмена данными: получение компаний и сделок из Битрикс24, работу со списком проектов, создание и редактирование смет, управление ставками, создание файлов на Яндекс Диске и возврат ссылок для редактирования.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Как интеграция с Битрикс24 связывает сметы со сделками
Сервис связан с Битрикс24: из CRM подтягиваются компании и сделки, а сметы можно привязывать к компаниям и сделкам из CRM. В системе также используются разные типы ставок: Fix Price, Time & Material, Outstaff, Retainer.
Для команды это означает меньше ручного переноса данных между CRM и таблицами. Коммерческий расчет становится частью единого процесса продаж и проектной работы.