CRM для управления музыкальным фестивалем Ural Music Night

Главное о кейсе

Благодаря нашей CRM-системе состоялся переход организаторов из каменного века в век информационных технологий. Система сэкономила сотни часов жизни, тысячи нервных клеток и повысила качество фестиваля.

ДО CRM в 2019-м
‣ Организаторы обработали 900 заявок
‣ На подготовку фестиваля ушло 200 дней

ЭРА CRM в 2020-м
‣ Организаторы обработали 1300 заявок
‣ На экстренную подготовку фестиваля хватило 17 дней
‣ В среднем скорость работы с артистами и сценами увеличилось в 18 раз
‣ Организаторы сэкономили 6000 человеко-часов.

Инфографика https://itsmycity.ru/2020-09-16/festival-ural-music-night-vcifrah-vse-samoe-interesnoe-vodnoj-kartink

____________

Thanks to our CRM system, festival's organizers transitioned from the stone age to the digital age. The system saved the organizers tens of hours, hundreds of nerve cells and increased the quality of the festival.

BEFORE CRM IN 2019
‣ Organizers have processed 900 applications.
‣ 200 days were spent on the preparing of the festival.

CRM AGE IN 2020
‣ Organizers have processed 1300 applications.
‣ 17 days were enough for the emergency preparation of the festival
‣ On average, the process of working with artists and stages has sped up 18 times.
‣ Organizers saved over 6,000 man-hours.

Infographics https://itsmycity.ru/2020-09-16/festival-ural-music-night-vcifrah-vse-samoe-interesnoe-vodnoj-kartink


СМИ О НАС / MASS MEDIA ABOUT US:

https://www.e1.ru/news/spool/news_id-66479407.html

https://eanews.ru/news/nachinayetsya-sbor-zayavok-ot-molodykh-muzykantov-na-ural-music-night-2020_04-02-2020

https://www.the-village.ru/shorts/ural-music-donat

Бизнес-задача и ее решение

CRM была нужна для упрощения и автоматизации работы с артистами фестиваля и сценами, где они выступают.
Необходимо было перенести все процессы, которые осуществлялись через почту, телефон, мессенджеры и гуглдоки в единую систему.

ВХОДНЫЕ ДАННЫЕ

‣ Более 1000 заявок от музыкальных коллективов
‣ Более 5000 музыкантов суммарно по всем коллективам
‣ 80 сцен и экспертов
‣ Более 100 пересекающихся музыкантов между разными музыкальными коллективами

Мы потратили 2 месяца на изучение всех процессов работы организаторов фестиваля, выяснение болей, узких мест, интервью с сотрудниками с разными ролями.

Итогом работы стало подробное ТЗ с решением всех болей организаторов. Дальше было дело техники: превратить прототипы в дизайн, реализовать нужный функционал к нужному сроку и в очередной раз провести лучший в России музыкальный фестиваль с еще большим качеством размахом.

Для CRM было выделено три роли:

АРТИСТ
‣ Подает заявку на выступление
‣ Правит заявку в соответствии с комментариями модератора
‣ Высталяет требования к техрайдеру
‣ Выступает

Для артистов мы создали удобную форму подачи заявки на участие в фестивале, с подсказками к каждому полю, возможностью отслеживания статуса заявки и получения обратной связи от организаторов. Система и анкета построены таким образом, что артист не может отправить не до конца заполненную анкету. Это экономит время организаторам (приходят только готовые анкеты) и артисту (нет необходимости при ошибке заново заполнять анкету).

ЭКСПЕРТ
‣ Отвечает за одну или несколько сцен
‣ Заполняет всю информацию по своим сценам
‣ Наполняет расписание своих сцен прошедшими модерацию и вычитку артистами
‣ Согласует время выступления и чека артистов

Эксперты редактируют страницы сцен: заполняют информацию об оборудовании, афишах, загружают фотографии сцен, логотипы партнеров, выбирают жанры и описывают музыкальную концепцию сцены.

Важнейшая задача экспертов — наполнить таймлайн сцены музыкантами, которые прошли этап модерации и вычитки.
Для этого мы сделали удобный механизм фильтрации и поиска анкет артистов. А время выступления и саундчека сразу визуализируются на временной прямой.
Весь этот процесс согласуется с общим расписанием работы сцены, со свободным временем артиста и учетом того, что необходимо время на перемещение между выступлениями на разных сценах в разных частях города.

АДМИНИСТРАТОР
‣ Производит модерацию и вычитку анкет артистов
‣ Производит модерацию и вычитку анкет сцен
‣ Производит модерацию и вычитку таймлайна сцен

Для администраторов была сделана удобная многоступенчатая система модерации и вычитки как анкет артистов, так и анкет сцен, которые заполняют эксперты.

Все технические и бытовые райдеры артистов, информация по полиграфии на сценах, охране, волонтерам и футболкам была агрегирована в удобном виде на отдельной странице CRM-системы.

Также была разработана система, которая отслеживает участие одного музыканта в разных музыкальных коллективах, для того чтобы было возможно решить конфликты во времени выступления их групп.

СВЯЗЬ С САЙТОМ И ПРИЛОЖЕНИЕМ

Вся собранная и прошедшая модерацию и вычитку информация бесшовно попадала на сайт и в мобильное приложение Ural Music Night.

____________

THE TASK

CRM was required to simplify and automate the work with the artists of the festival and the stages where they perform.
It was necessary to transfer all processes that were carried out via mail, phone, messengers and google documents to a single system.

ENTRY DATA

‣ More than 1000 applications from bands
‣ More than 5000 musicians in total from all of the bands
‣ 80 stages and experts
‣ More than 100 intersecting musicians between different musical bands

We have spent 2 months studying all the working processes of the festival organizers, interviews with employees with different roles, finding out pains, bottlenecks.

The result of the work was a detailed TA with the solution to all of the problems of the organizers. Then it was a mere formality: making the prototypes into design, implementing the necessary functionality by the required date and once again carrying out the best music festival in Russia on even a larger scale.

Three roles were allocated for CRM:

ARTIST
‣ Submits an application for a performance
‣ Edits the application in accordance with the moderator's comments
‣ Raises demands for a technical rider
‣ Performs

For artists, we have created a convenient application form for participation in the festival, with tips for each field and the ability to track the status of the application and receive feedback from the organizers. The system and the application form are designed in such a way that the artist cannot send an incompletely filled form. This saves the organizers' time (only fully filled forms are allowed to be sent out) and the artist (there is no need to re-fill the form in case of an error).

EXPERT
‣ Is responsible for one or more stages
‣ Fills in all the information about his stages
‣ Maintains the timeline of his stages by inputting artists who have passed moderation and proofreading
‣ Accords the time of the performance and the artist sound check

Experts edit the stages' pages: fill in information about equipment, posters, upload photos of stages, of partner logos, select genres and describe the musical concept of the stage.

The most important task of the experts is to fill the timeline of the stage with the musicians who have passed moderation and proofreading.
For this we have made a convenient filtering and searching mechanism for the artists' profiles. The time of the performance and sound check are visualized immediately on the timeline.
This whole process is done in accordance with the general timeline of the stage, with the artist's free time and taking into account the fact that it takes time to move to different stages in different parts of the city between performances.

ADMINISTRATOR
‣ Performs moderation and proofreading of artists' forms
‣ Performs moderation and proofreading of stages' forms
‣ Moderates and proofreads the stages’ timelines.

A convenient multi-stage moderation and proofreading system for both artists' forms and stages' forms, which are filled in by experts, was made for administrators.

All technical and common riders of artists, information on printed material for stages, information about security, volunteers and T-shirts was aggregated in a convenient form, using a separate page of the CRM system.

A system that tracks the participation of one musician in different musical bands was also developed for this event, so that it would be possible to resolve conflicts in the time of the performances of their bands.

INTEGRATION WITH THE WEBSITE AND THE APP

All information that passed moderation and proofreading seamlessly ended up on the website and in the Ural Music Night mobile application.

Прочая информация о кейсе

Ural Music Night — крупнейший в России музыкальный фестиваль, проходящий в Екатеринбурге с 2015 года.
В 2019 году фестиваль посетило 300 тысяч зрителей, которые наслаждались выступлениями двух с половиной тысяч музыкантов на 80 сценах.
Doubletapp создал, развивает и поддерживает мобильное приложений и сайт фестиваля с 2018 года.

В конце 2019 года организаторы фестиваля обратились к нам с новой интересной задачей: разработать и внедрить CRM-систему по управлению фестивалем, адаптированную под цели и задачи фестиваля.

Итоговое решение автоматизировало и упростило работу с музыкантами, экспертами, сценами, таймлайнами, техрайдерами и многим другим.

Коронавирус также наложил свой отпечаток на фестиваль 2020 года. Мероприятие несколько раз переносили, два раза пытались отменить совсем. Каждый очередной перенос нес за собой репутационные и финансовые потери, организационные сложности в оформлении нового расписания, стыковки репетиций и перерывов артистов.

Заранее разработанная CRM-система помогла в кратчайшие сроки преодолеть все кризисы и сделать так, чтобы фестиваль 2020 года состоялся. Он успешно прошел 18 сентября.

____________

Ural Music Night is the largest music festival in Russia, which takes place in Yekaterinburg regularly since 2015.
In 2019, the festival was attended by 300 thousand spectators, who enjoyed the performances of two and a half thousand musicians on 80 stages.
Doubletapp has created a mobile application and a website for the festival, and is developing and maintaining it since 2018.

At the end of the 2019, the organizers of the festival addressed us with an interesting new task: to develop a simple, convenient CRM system that can aid with the management of the festival.

The final solution automated and simplified work with musicians, experts, stages, timelines, technical riders, etc.

The coronavirus has also had its effect on the 2020 festival. The event was postponed several times and it was almost completely cancelled twice. Each next delay caused reputational and financial losses, brought up organizational difficulties in composing a new timeline, docking rehearsals and breaks for artists.

A CRM-system developed in advance has helped to overcome all crises in the shortest possible time and make the 2020 festival happen. It took place successfully on 18 September.

Текущая доступность работы

Доступ на тестовый стенд CRM / CRM test stand access https://test.crm.uralmusicnight.ru/ admin@2tapp.cc/tfxuz8GN

Скриншоты

Видео

Комментарий заказчика

Организовать любой фестиваль — задача не из простых. Но когда у тебя больше 100 площадок, которые работают одновременно, - потоки информации — входящей и исходящей — просто зашкаливают.
Мы поняли, что саму организацию фестиваля нужно переводить на другой, более профессиональный уровень.

Идея CRM-системы была давно, но в формате мечты — «Было бы круто, если бы...» Ребята из Doubletapp смогли воплотить ее в реальность, сэкономить нам тысячи часов жизни и организовать фестиваль 2020 года меньше чем за три недели.

____________

Organizing a festival is never an easy task. But when you have more than 100 stages, which are operating at the same time, the streams of information - both ingoing and outgoing - are overwhelming.
We have realized that the very organization of the festival needs to be converted to a much more professional level.

The idea of CRM existed for a long time, but only in the format of a dream. "It would be cool if..." The guys at Doubletapp were able to make it a reality, saving thousands of workhours and organizing 2020's festival in less than three weeks.