Дизайн и разработка интранета и мобильного приложения Doubletapp IS — системы управления студией

Главное о кейсе

В MVP-версии были проработаны два больших сегмента управления студией, касающихся проектов и финансов:
‣ Учет и автоматизация всех финансовых операций как со стороны сотрудников, так и со стороны компании и ее руководства.
‣ Автоматический подсчет в любой момент времени оборота и маржи по каждому проекту и каждому клиенту.

За счет автоматизации мы получили всю информацию о прибыле и марже по каждому клиенту и проекту в любой момент времени.

Время, потраченное на выплату зарплат, отпусков, больничных и других компенсаций, сократилось от нескольких дней до двух часов в месяц суммарно.

Автоматизация помогла компании без дополнительных больших расходов на административную работу вырасти в 1,5 раза за лето 2020 года.

Теперь у нас в одном месте информация и трудозатраты по любому клиентскому и внутреннему проекту, каждый час каждого сотрудника компании учитывается и записывается.

____________

In the MVP version, two large segments of studio management related to projects and finance were worked out:
‣ Accounting and automation of all financial transactions both by employees and by the company itself and its management
‣ Automatic calculation of turnover and margin at any time, for each project and each client

Through automation, we receive all the information about profit and margin for each client and project at any time.

The time spent on paying salaries, vacations, maintaining sick leave days and other benefits has been reduced from a few days to two hours a month in total.

Automation has helped the company grow 1.5 times over the summer of 2020 without additional heavy administrative expenses.

In one place we have all the information and working hours for any client/internal project, every workhour of each employee of the company is taken into account and recorded.

Бизнес-задача и ее решение

В какой-то момент времени студия должна превращаться из детского сада в бизнес с подсчетом максимального количества показателей, маржи и эффективности проектов, четкими процессами по выплате зарплаты и подсчете отпускных.

До 2020 года в Doubletapp учет всех финансов велся в гугл-таблицах, зарплаты, отпуска и больничные сотрудников — вручную на внутренних вики-страницах. Постоянно в текучке не было времени, чтобы забивать все мелкие расходы на офис, что-то откладывалось и забывалось. И невозможно было подсчитать эффективность и целесообразность работы с тем или иным клиентом.

В декабре 2019 года мы составили список всех имеющихся потребностей и проблем, написали требования, которым должна удовлетворять идеальная CRM-система для управления студией, приоритезировали свои потребности.

Далее изучили все варианты, которые предлагал рынок. Запросили везде демодоступы и тщательно исследовали изнутри.

Ни одна из систем не смогла удовлетворить нас и предоставить нужного функционала, который отражал бы бизнес-процессы нашей студии.
В итоге было принято решение написать свою CRM-систему.

Для реализации своей CRM-системы мы использовали два мощных инструмента для быстрой реализации MVP-версий:
‣ Админка на основе Django
‣ Кроссплатформенный фреймворк Flutter

Суммарно 4 недели потребовалось на реализацию web-версии на основе Django-админки, включая интеграцию с Toggle.

6 недель было потрачено на приложение на Flutter, которое собирается не только под iOS и Android, но и работает абсолютно на всех десктопных операционных системах: Linux, MacOS и Windows.

____________

At some point in time, a studio has to turn from a kindergarten into a serious business with the calculation of the maximum number of indicators, margins and project efficiency, clear salary payment processes and a stable vacation pay calculation.

Until 2020, Doubletapp kept track of all its finances using google spreadsheets. All information about salaries, vacations and hospital employees was typed in manually on internal wiki pages. Constantly in the turnover, there was no time to write in all the petty office expenses, occasionally something was postponed and forgotten. And it was impossible to calculate the effectiveness and worthwhileness of working with a particular client.

In December 2019, we wrote out a list of all existing needs and problems, completed a list of the requirements that an ideal CRM system for studio management must be able to satisfy, and prioritized our needs.

Next, we have studied all the options that the market offered at the moment. We have requested demo access for every program we could find and thoroughly researched everything from the inside.

However, none of the systems were able to satisfy and provide the necessary functionality that would reflect clearly the business processes of our studio.
As a result, it was decided to write our own CRM system.

To implement our CRM system, we used two powerful tools to quickly introduce MVP versions:
‣ Django-based admin panel
‣ Flutter cross-platform framework

It took a total of 4 weeks to implement the web version based on the Django admin panel, including the integration with Toggle.

6 weeks were spent on creating a Flutter application that works not only for iOS and Android, but also on absolutely all desktop operating systems, including Linux, MacOS and Windows.

Прочая информация о кейсе

Doubletapp IS — система управления студией Doubletapp.

Реализована в виде web-версии, мобильного приложения под iOS и Android, настольного приложения под Linux, MacOS и Windows.

В системе автоматизированы все финансовые процессы со стороны сотрудника:
‣ Запрос в два тапа зарплаты или аванса, которые рассчитываются с учетом отработанного в этом месяце времени.
‣ Просмотр и трата накопившихся отпускных дней. Сотрудник может подать заявку на отпуск или просто запросить денежную компенсацию.
‣ Использование больничного: поход врачу, покупка лекарств или больничные дни с сохранением зарплаты.
‣ Запрос любой дополнительной компенсации на образование, конференции или какие-то вынужденные траты во время командировки или покупки ПО.

Также в системе собирается информация по всем клиентам и проектам — как внутренним, так и внешнем:
‣ Контакты представителей клиента, адреса, сайты, сфера деятельности и вся нужная дополнительная информация
‣ Вся ключевая информация по проектам: клиент, статус, доступы, ссылки на вики-страницы и трекеры.

За счет агрегации всех данных руководство в любой момент времени видит все важнейшие бизнес-показатели для управления студией:
‣ Суммарный общий баланс.
‣ Количество кеша на счетах в разрезе разных валют.
‣ Прогнозируемые в текущем месяце расходы.
‣ Баланс и маржа в разрезе каждого клиента и каждого проекта.

Руководство компании может удобно добавлять любые доходы, расходы, выплачивать зарплату любым из возможных способов в любой ситуации:
‣ Из мобильного приложения в такси.
‣ Из десктопной версии на любой операционной системе.
‣ Из веб-версии в гостях или с компьютера мамы.

____________

Doubletapp IS is a Doubletapp studio management system.

It is accessible via a web version, a mobile application for iOS and Android and a desktop application for Linux, MacOS and Windows.

All financial processes regarding an employee are automated by the system:
‣ You can request for your salary or an advance payment, both of which are calculated with the consideration of the time worked, in two taps.
‣ Viewing and utilising accumulated vacation days. An employee can either apply for a vacation or simply request a monetary compensation.
‣ Using sick leave days: going to the doctor, buying medicine or maintaining a paid sick leave.
‣ You can request for any additional financial compensation for educational expenses, attending conferences, buying required software or any forced expenses during a business trip.

The system also collects all information about clients and projects, both internal and external:
‣ Contacts of client representatives, addresses, websites, fields of activity and all the necessary additional information.
‣ All key information about projects: client, status, info on access to the client, wiki links and trackers.

By aggregating all data, company's management is able to see all of the most important business-indicators essential for managing a studio:
‣ Summarized total balance
‣ The amount of cash on company's accounts in different currencies
‣ Current month's expected expenses
‣ Balance and margin for each client and each project

The company's management can conveniently add any info on income, expenses, pay salaries in any of the possible ways in any situation:
‣ During a taxi trip, using a mobile app
‣ Using the desktop version accessible on any operational system
‣ Using the web version, while, for example, visiting someone

Текущая доступность работы

Тестовый аккаунт для мобильных приложений / Test account for mobile applications: doubletest/CWdXu3JK

Скриншоты

Видео