Интранет Счетной палаты РФ

Главное о кейсе

— Оцифровали бизнес-процессы Счетной палаты.
— Снизили затраты ресурсов компании на обработку документов.
— В несколько раз сократили время и нагрузку сотрудников на организацию отпуска и совместных совещаний.
— Сделали несколько инструментов для коммуникации в портале, чтобы сотрудникам было удобно общаться в режиме «одного окна».
— Продолжаем поддерживать и развивать интранет-систему, добавляя новые функции.

- Digitized the business processes of the Accounts Chamber.
- Reduced the cost of company resources for document processing.
- Reduced the time and workload of employees to organize vacations and joint meetings by several times.
- We made several tools for communication in the portal to make it convenient for employees to communicate in "one-stop-shop" mode.
- We continue to maintain and develop the intranet system by adding new functions.

Бизнес-задача и ее решение

Нам необходимо было определить внутренние процессы, которые можно автоматизировать. Спроектировать архитектуру программного обеспечения в соответствии с бизнес-требованиями. Разработать и внедрить интранет-систему, которая ускорит внутренние коммуникации и поможет всем сотрудникам Счетной палаты более эффективно работать вместе.

В результате мы:

— Автоматизировали процессы планирования отпусков. Раньше, чтобы сопоставить данные об отпусках сотрудников в единый документ, заказчик использовал таблицы Excel. Ответственный за процесс табельщик вносил корректировки вручную.Теперь в портале приходят уведомления, что нужно заполнить форму. Из форм автоматически складывается сводная таблица, в которой информация обновляется в режиме реального времени.

— Сократили бумажную работу. Теперь каждый сотрудник может самостоятельно сформировать заявку на получение справки или трудовой книжки, а потом получить уведомление о готовности и забрать ее. Чтобы исключить обращения в бухгалтерию для получения расчетных листков, мы добавили возможность скачать их с портала.

— Оптимизировали совместную работу сотрудников. Мы синхронизировали с порталом привычные инструменты — почту и календарь Microsoft Exchange. Теперь видна занятость каждого сотрудника и их совместные встречи. В функционале календаря мы сделали возможность бронировать переговорные, а также добавлять «подготовку комнат» к мероприятию.

— Упростили коммуникацию. Мы заменили массовую рассылку на почту лентой новостей, в которой регулярно появляются сообщения и опросы. Чтобы у компании была возможность внедрять предложения сотрудников по развитию компании, мы создали раздел «Палата идей», в котором каждый может поделиться своими идеями и проголосовать за чужие.

We needed to identify internal processes that could be automated. Design the software architecture to meet business requirements. Design and implement an intranet system that would accelerate internal communications and help all employees of the Audit Chamber work together more effectively.

As a result, we:

- Automated leave planning processes. Previously, the customer used Excel spreadsheets to collate employee leave data into a single document. The timekeeper responsible for the process was making adjustments manually.Now, notifications come in the portal to fill out the forms. A summary table is automatically generated from the forms and the information is updated in real time.

- Reduced paperwork. Now every employee can generate an application for a certificate or employment history form on their own and then be notified when it's ready and pick it up. To eliminate the need to go to the accounting department to get pay slips, we added the ability to download them from the portal.

- We optimized collaboration between employees. We synchronized the usual tools with the portal - Microsoft Exchange mail and calendar. Now you can see how busy each employee is and how many meetings they have with each other. In the calendar functionality we made it possible to book meeting rooms, as well as to add the "preparation of rooms" for the event.

- Simplified communication. We replaced mass mailings with a news feed with regular posts and surveys. To give the company a chance to incorporate employee suggestions for company development, we created a "House of Ideas" section where everyone can share their ideas and vote on someone else's.

Прочая информация о кейсе

Счетная палата — высший орган госконтроля финансов.

Штат компании насчитывает около 2000 сотрудников в 31 департаменте. Каждому сотруднику нужно планировать и согласовывать отпуск, организовывать рабочее время и совещания с коллегами. Каждый регулярно обращается в бухгалтерию за справками, следит за новостями компании и общается с коллегами по рабочим вопросам. До внедрения корпоративного портала эти процессы были организованы не эффективно.

The Chamber of Accounts is the supreme body of state control of finances.

It has a staff of about 2,000 employees in 31 departments. Each employee has to plan and coordinate vacations, organize working hours and meetings with colleagues. Everyone regularly contacts the accounting department for references, follows company news and communicates with colleagues on work-related issues. Before the introduction of the corporate portal, these processes were not organized efficiently.

Текущая доступность работы

Интранет — закрытый портал. По ссылке — описание кейса в нашем блоге

Скриншоты