Корпоративный портал Hoff

Главное о кейсе

Большинство сотрудников Hoff отметили, что благодаря порталу они стали быстрее узнавать новости.
В период самоизоляции Корпоративный портал стал полноценным цифровым рабочим местом. Все ознакомления с внутренними нормативными актами, приказами, новостями проходили только через портал.

CSI Портала равен 4.3 балла из 5.
Посещаемость портала в среднем 1700 пользователей в день, с ежемесячным приростом.

Description
Hoff is the only Russian furniture and home accessories store operating as a hypermarket. There are 50 brick-and-mortar stores in Russia and an online store with countrywide shipping. The company has more than 5 000 employees, which puts an enormous burden on operational management.

Sales consultants, Department managers, and executives often use third-party services for supervising the employees, as well as storing and transmitting internal documents—WebTutor, BI systems, LMS, Confluence, and even Excel spreadsheets.

Tasks and solutions

Hoff needed to create a single workspace. The intranet would greatly improve the workflow and the service quality by reducing the pressure that is put on sales consultants.

User roles
We have outlined two main user roles: an ordinary employee and a manager. Employees work with inventory records and sales reports, and managers need prompt access to this information.

The employee interface is a news feed and workgroups for communicating with colleagues and getting up-to-date orders. Rank, Experience, Achievements, and Sales Rating sections let employees monitor their success. Besides, there are all types of internal document templates in the intranet, so the employees may quickly fill them out if necessary. For example, presentation templates, letterheads, applications for leave or dismissal, tax deductions, and exit clearance checklists are now conveniently stored in one place.

For higher-level employees, we have developed a Manager's office that displays key information such as subordinates' ratings, sales plan, current sales status, task status, reports, and personnel replacements.

Performance race

Hoff's corporate culture provides a clear career track for every employee. The staff understands the goals they need to achieve to increase their salary and become a pro. The company has a system of employee development—the grade depends on the badge color marking.

To reflect this system and visualize the indicators, we made an infographic that reflects the sales result for a reporting period, the employee's experience, and the Department's figures.

Infographics should always be up-to-date, so we have developed a special algorithm that we call the gamification constructor. It allows the Manager to quickly select the necessary parameters: main figures, the employees' target group and grade boundaries, the place where infographics are displayed, their name, and the time window.

Setting the tasks

Sometimes the Manager needs to set the same task for all the Department employees, for instance, for them to get acquainted with the new regulations or to prepare a report. To automate this process, we have connected mailing lists and tasks with employee audiences. Now a universal task for the Customer Experience Department will be automatically assigned to all its employees.

As a result, the Manager's work became easier, and each employee gets the necessary personalized information right in their user account.

Accomplished goals and KPIs

Almost 5000 Hoff employees regularly use the portal. Feedback from the company's employees is now collected much faster. It has become easier for managers to evaluate and supervise staff, and employees don't waste as much time searching for the internal documents and filling them out.

During the pandemic, the portal helped with news delivery and remote sales management, as well as other distance working processes.

Finally, employees became more involved with their achievements and progress. The healthy competition became more prominent since the rating system was implemented.

Бизнес-задача и ее решение

Дирекция по персоналу обозначила следующие цели нового корпоративного портала:
— Создать инструмент своевременного информирования сотрудников о происходящих в компании изменениях.
— Упростить для сотрудников доступ ко всем информационным системам и инструментам компании, сделав единую точку входа.
— Вовлечь сотрудников в корпоративную культуру и повысить лояльность к компании.
— Сделать инструменты профессионального развития доступными, мотивировать сотрудников расти внутри компании.

Результат
Главная страница портала - Живая лента. Это основной канал коммуникаций, где сотрудники видят новости компании и могут писать свои посты.

Для руководителей мы спроектировали кабинет, где наглядно отображаются все данные по сотрудникам — данные по их кадровым переводам, премиям, результатам обучения, а также прогресс-бары для отделов продаж, ссылки на отчеты в других системах и заявки на поиск новых специалистов.

Ключевая особенность проекта — модуль Геймификации.
Для сотрудников это инфографика, визуализирующая их персональные продажи за отчетный период, в том числе в привязке к системе грейдирования, и различные рейтинги.
Визуализация прогресса стимулирует сотрудников на соревнование и достижение сверхрезультатов.
Для администраторов это конструктор, который позволяет ответственному контент-менеджеру без привлечения программистов сформировать новый рейтинг и систему бейджей, а неактуальные отправить в архив.

В период пандемии на портале были «цифровизированы» бизнес-процессы: заказ справок и оформление больничного листа — все это можно сделать в электронном виде через модуль «Бизнес-процессы».
Логирование выполняет роль простой электронной подписи (ПЭП).
Каталог цифровых заявок постоянно пополняется новыми - согласование отпуска, заказ визиток, заявка в кадровый резерв и т. д.
Любой сотрудник может подать заявку со своего смартфона или рабочего планшета и отследить ее статус.

Для каждого бизнес-юнита или дирекции Центрального офиса создана отдельная группа, включающая в себя всех сотрудников данного подразделения, со своей доской почета, виртуальной структурой, схемами проезда, фото и видеогалереей.

Помимо этого, реализован сервис для подачи заявок на Конкурсы и голосования за лучшие работы, существенно доработаны типовые модули Фото- и Видеогалереи.

Также на портале есть виджет чат-бота, который отвечает на самые популярные вопросы — например, о расписании корпоративного автобуса или датах выплаты зарплат.

Были реализованы интеграции с 8 системами - 1С ЗУП, AD, BI, LMS, Exchange, Verme, сайтом Hoff, чат-ботом.

Прочая информация о кейсе

Hoff — единственный российский магазин мебели и аксессуаров для дома, работающий в формате гипермаркета. У сети широкая география — 54 магазина по России и интернет-магазин с доставкой по всей стране. В компании работают более 5000 сотрудников, что создает огромную нагрузку на операционный менеджмент.

Сотрудники компании регулярно используют в работе много сторонних сервисов — BI-системы, LMS, Confluence, Trello, Ритейлика, Pyrus, Rocketchat, Jira и другие - в среднем около 15 различных программ на одного сотрудника.

Скриншоты