Портал MallTech

Главное о кейсе

— Мы создали рабочий инструмент, упакованный в простой интерфейс, который облегчил работу тысячам сотрудников и арендаторов сети торговых центров MALLTECH.

— Реализовали интеграции с Active Directory, RabbitMQ, с внутренними справочниками компании и системой электронного документооборота.

— Автоматизировали процесс подачи и приема заявок арендаторов, оформление отчетов, упростили процесс прохождения проверок и согласования маркетинговых мероприятий.



Description

MALLTECH is a development company that builds shopping and retail centers and then leaves them under its management.

Every MALLTECH shopping center has a large number of tenants, from large chain stores to tiny retail kiosks. They change location often, they occupy and leave selling spots, they need expansion, minor repairs and modernization. It leads to an excessive amount of work for MALLTECH managers who have to manage the workflow and lots of organizational tasks.

We have developed a corporate portal to automate processes and make the feedback from tenants quicker.

Tasks and solutions
The main goal was to create a management tool that would reduce the amount of shopping center employees' manual labor, to collect data from tenants, and save time and effort required to interact with them.

We have created an intranet system where all the employees and retail workers can resolve their operational issues. First of all, the application filling: granting authorization, requesting waste removal, as well as technical, administrative, and maintenance work. To speed up feedback, we have developed a system that automatically categorizes the applications based on its Department. We have also created a color code for the application status and notifications.

The second problem was the documents. With the intranet, tenants can now effortlessly work with documents, change their banking details, and create and send daily and monthly revenue reports.

Marketing activities are a crucial part of the shopping center's work. Employees can now coordinate promotional activities offline, update ads or social media via the portal's marketing page.

Each retail location undergoes a series of administrative and fire safety inspections throughout the year. With the intranet, MALLTECH employees can create a calendar entry and a checklist for each inspection, which allows them to prepare better. After each inspection, all the missing points in the checklist become violations. Legal information fields are automatically pre-filled in, so the manager only has to send the tenant a ready-to-use official order with a list of violations.

Portal's public section is created with React via Single Page Application for fast page loading.

KPI and achieved goals
— We have created a tool with a simple interface that made work easier for thousands of employees and tenants of the MALLTECH shopping center network.

— We have integrated Active Directory, RabbitMQ, internal company directories, and an electronic document management system into the portal.

— We have automated the process of application filling from tenants, preparing reports, as well as simplified the process of passing inspections and obtaining the retail permit.

Бизнес-задача и ее решение

Задача — создать инструмент менеджмента, который глобально уменьшит ручной труд сотрудников ТЦ, соберет данные арендаторов в одной системе, сэкономит время и трудозатраты на взаимодействие с ними.

Мы создали интранет-систему, в которой все участники процессов могут решать рабочие вопросы. В первую очередь это подача и прием заявок: создание пропуска, вывоз отходов, технические работы, административно-хозяйственные и профилактические работы. Для ускорения обратной связи мы сделали автоматическое распределение заявок по департаментам, цветовую маркировку статуса заявки и уведомления.

Второе — это документы. В интранете арендатор может легко работать с документами, менять реквизиты, составлять и отправлять ежедневный и ежемесячный отчет по выручке.

Важной частью работы ТЦ являются маркетинговые мероприятия. Чтобы согласовать промо-активности оффлайн, обновить рекламу или сделать публикацию в соцсетях молла, можно обратиться к порталу в раздел «Маркетинг».

Каждое помещение в течение года проходит ряд административных проверок и проверок по пожарной безопасности. В интранете сотрудники MALLTECH формируют календарь проверок и чек-лист с ее параметрами. Арендаторы видят календарь и могут подготовиться. После проверки пропущенные параметры превращаются в пункты нарушения. Мы сделали так, что поля с юридической информацией автоматически предзаполняются, а менеджеру остается только отправить арендатору готовое официальное предписание с перечнем нарушениями.

Публичная часть портала реализована на React через Single Page Application для быстрой загрузки страниц.

Прочая информация о кейсе

MALLTECH — девелоперская компания, которая занимается строительством торговых площадей и в дальнейшем оставляет их под своим управлением.

В каждом торговом центре MALLTECH огромное количество арендаторов: от крупных сетевых магазинов до крошечных торговых островков. Многие из них меняют места расположения, занимают и покидают торговые точки, нуждаются в расширении, мелком ремонте и модернизации помещений. В связи с этим менеджеры MALLTECH вынуждены модерировать много организационных задач и документооборота.

Мы разработали корпоративный портал для автоматизации процессов и ускорении обратной связи с арендаторами.

Скриншоты