Портал «НХТК» (СИБУР)

Главное о кейсе

— Заменили сложный нагруженный лишней информации портал на отдельное рабочее пространство.
— Снизили трудозатраты сотрудников на оформление рабочих задач и оптимизировали коммуникацию внутри команды. В среднем каждая заявка стала обрабатываться в два раза быстрее.
— Корпоративный портал помог продвинуть внутреннее СМИ среди сотрудников и увеличить его охват на 45%.



Description

NTHK (НТХК) is a shipping forwarding agent within PJSC SIBUR Holding, one of the biggest Russian holding groups. It is engaged in railway cargo transportation of liquefied gases and petrochemicals. To successfully manage thousands of its employees, SIBUR uses a large corporate portal with many functions and a complex system of interactions.

NTHK employees are barely connected to other units of the holding group, and they do not need most of the web portal's functions daily. To build effective communication within their company, we created a separate workspace with a minimum set of the most important features.

Tasks and solutions

The goal was to develop a separate corporate web portal for SIBUR NHTC.

To identify the needs the potential users have, we conducted a series of interviews with SIBUR NHTC’s employees and investigated all the details of operating procedures. It turned out that the most frequently used features are requests for loading and unloading the cargo, vehicle delivery, correspondence posting, as well as participation in conferences, managing the office supplies, and minor emergency repairs.

One of the main difficulties for NHTC was identifying the task status. Execution control was either unstructured or completely absent. When an employee goes on leave, the task gets put on hold. Each employee used a separate tool for task management—either Excel, Notepad, or simply calling on the phone.

We designed the portal to eliminate all the unnecessary actions such as making calls, creating tables, and composing emails. We created a category for each need that an employee may have, whether it is sending correspondence or granting authorization. We built an electronic office for multiple types of requests—with a dashboard for comprehensive information. The e-office automatically monitors requests execution and rearranges the tasks and responsibilities when an employee is on leave.

We paid special attention to the internal media portal. NTHK employees need up-to-date information about the company, as well as updates on innovations, organizational issues, and personnel replacements. To focus on the most important things, we placed the information banner on the main page and made a separate block for fresh news clearly visible. Now all the necessary information is always at hand, easy to spot and locate.

Moreover, the portal contains a repository of documents and work materials, as well as a chat to keep all the communication in-house rather than leak it into third-party messengers and social media.

Accomplished goals and KPIs

- We transformed an unnecessarily complicated portal loaded with irrelevant information into a neat separate workspace.
- We made completing the tasks easier for employees, as well as optimized the communication within the team. On average, each request is now processed twice as fast.
- The corporate portal helped to promote internal media to employees and increase its audience reach by 45%.

Бизнес-задача и ее решение

Задача — разработать отдельный корпоративный портал НХТК Сибур.

Чтобы выявить истинные потребности будущих пользователей портала, мы провели ряд интервью с сотрудниками НТХК Сибур и выяснили детали рабочих процессов. Оказалось, что чаще всего люди оформляют заявки на погрузо-разгрузочные работы, подачу автотранспорта, отправку корреспонденции, участие в конференциях, выдачу канцелярии и мелкий аварийный ремонт.

В компании были трудности с выявлением статуса задач. Контроль за исполнением был несистемным или полностью отсутствовал. Если ответственный сотрудник уходил в отпуск, задача попадала в лист ожидания. Чтобы управлять этими процессами, каждый использовал свои инструменты — кто-то Excel, кто-то блокнот, а кто-то просто звонил по телефону.

Мы спроектировали портал так, чтобы исключить лишние действия — звонки, составление таблиц, написание писем. Составили категории потребностей сотрудников: отправку корреспонденции или создание пропуска, и создали электронный офис, где создаются различные типы заявок и есть дашборд с исчерпывающей информацией по ним. Электронный офис автоматически контролирует исполнение заявок и замещает ответственного в случае отсутствия сотрудника.

Особое внимание в интерфейсе портала мы уделили внутреннему СМИ. Работникам НТХК нужна свежая информация о компании, они следят за нововведениями, организационным вопросам и кадровым перестановками. Чтобы акцентировать внимание на самом важном, мы вынесли баннер с топ-новостью на главный экран и выделили отдельный блок свежих новостей в интерфейсе. Теперь нужная информация не теряются в общем портале, а всегда находятся под рукой.

Помимо этого, портал содержит хранилище документов и рабочих материалов, а также чат, чтобы общение сохранялось внутри рабочего пространства, а не утекало в переписки на стороне

Прочая информация о кейсе

НТХК — часть огромного холдинга Сибур — экспедитор, который занимается грузовыми железнодорожными перевозками сжиженных газов и продуктов нефтехимии. Чтобы управлять тысячами своих сотрудников, Сибур использует большой корпоративный портал со множество функций и сложной системой взаимодействий.

Сотрудники НТХК почти не связаны с другими подразделениями холдинга и не нуждаются в большей части функций общего портала. Чтобы выстроить эффективную коммуникацию внутри своей компании, необходимо было создать отдельное рабочее пространство с минимальным набором самых важных возможностей.

Скриншоты