Разработка корпоративного портала для медицинской компании с 4000+ сотрудников

Главное о кейсе

Подробное описание кейса на русском языке, скриншоты портала и видеоролики доступны по ссылке: https://drive.google.com/drive/folders/1IUr5jUBuj_H0UAJmXZrLJM74YJVfAh2x

Клиенту в рамках корпоративного портала был реализован следующий функционал:

1. Личный кабинет сотрудника
Проблемы до внедрения функционала: численность компании прирастала ежемесячно на +100 новых сотрудников, большее количество из которых - врачи, которым важно в самопрезентации информировать о степени и уровне образования, простая адаптация с этой задачей не справлялась. Предпосылки второй проблемы - количество накопленных отпускных дней. Часто сотрудники оформлены в нескольких юридических лицах, поэтому возникала путаница с отпусками
Решение
- На портале указан запланированный отпуск и накопленные дни отпуска
- На портале отображается информация об образовании, данный функционал особенно важен в медицинской отрасли

2. Функциональная ответственность
Проблемы до внедрения функционала: с ростом количества медицинских центров коммуникация внутри ГК становилась все сложнее. Трудно было сориентироваться: кто из сотрудников компании сможет дать ответ на вопрос. Приходилось вместо 5-минутного телефонного разговора, тратить часы в поисках ответственного специалиста.
Решение
Был создан модуль с удобным поиском ответственных по разным направлениям:
- Функционал
- Подразделение
- Бизнес-направление
- Процесс
Были созданы «Матрицы коммуникаций» с удобным поиском по фильтрам.

3. Заявочная кампания
Проблемы до внедрения функционала: при возникновении вопросов, не связанных напрямую с рабочей деятельностью, сотрудники не знали к кому обратиться, отвлекали коллег из разных департаментов, чтобы решить их
Решение
С помощью функционала «Заявочной кампании» сотрудники могут в режиме одного окна быстро оформить заявки на получение документов, ИТ-поддержку и т.д.
Типы заявок:
- HR-сервисы
- Административные вопросы
- IT-сервисы
- Финансовые-сервисы

4. Академия на корпоративном портале
Проблемы до внедрения функционала: отсутствие единой базы знаний, где сотрудники могут перенять опыт коллег, пройти обучающие курсы, изучить полезные материалы, наработанные за время работы компании
Решение
Академия представляет собой базу знаний, которая подразделяется по направлениям развития ГК (онкологические клиники, К+31 и т.д.). Существует и общая база знаний, доступная всем подразделениям. Здесь хранятся инструкции по работе с программами, например, 1С, а также кадровая документация и курсы для успешной адаптации новых сотрудников.

5. Онлайн наставник для новых сотрудников
Проблемы до внедрения функционала: новые сотрудники отнимали много времени у коллег, которые помогали им разобраться с вопросами по работе во всех административных программах компании
Решение
Онлайн наставник на портале проводит последовательное обучение новых сотрудников работе с Учетными Системами. Уроки в формате - видео, wiki, тесты.

6. Автоматизированный процесс адаптации
Проблемы до внедрения функционала: в компании был длительный и неэффективный процесс адаптации новых сотрудников, унифицированный для всех новичков подразделений
Решение
Для каждого Бизнес-направления был реализован свой «путь новичка», руководитель теперь может отслеживать процесс адаптации каждого сотрудника онлайн, что значительно сокращает временные затраты на адаптацию.

7. Модуль бронирование переговорных
Проблемы до внедрения функционала: в компании высокая деловая активность и большое количество встреч с приглашенными гостями. Высокая нагрузка ложилась на секретарей, которые решали задачи с бронированием более 12 переговорных одновременно

Решение
- Модуль помог не привлекать секретарей для бронирования переговорных
- Сотрудники самостоятельно бронируют переговорные, видят брони коллег, их загрузку и календарь занятости переговорных
- Информация о встречах отображается напоминанием в виджетах сотрудника

8. Модуль идей
Проблемы до внедрения функционала: новые сотрудники, посмотрев на компанию свежим взглядом, предлагали идеи по улучшению тех или иных процессов. Постоянные сотрудники предлагали свои инициативы, которые могли бы сделать их работу комфортнее, полезнее и интереснее. Таких сотрудников руководители отправляли в HR-отдел, где менеджеры записывали в таблицу их идеи, там они и оставались лишь в формате текста
Решение
Для воплощения инициатив сотрудников в реальность был создан модуль «Есть Идея», которым может воспользоваться каждый работник, чтобы предложить, реализовать идею или найти единомышленников. Коллеги с помощью лайков выбирают самые интересные идеи, которые руководство внедряет в работу компании.

Как проект изменил жизнь пользователей

Положительные изменения, которые отмечает HR-отдел компании «МедИнвестГрупп»:
1. В 2,5 раза меньше времени тратит рекрутмент на сопровождение процесса адаптации
2. В 1,5 раза быстрее сотрудники получают ответ по статусам HR-заявок
3. В 3 раза сократилось время поиска нужных бланков/реквизитов/положений
4. В 3 раза быстрее согласовываются KPI
5. В 2 раза быстрее заполняются задачи через модуль KPI
6. Для каждого нового сотрудника доступен онлайн-наставник по адаптации

Бизнес-задача и ее решение

Проблема: С 2019 по 2023 год штат компании увеличивался в среднем на 100 человек в месяц. Одни предприятия в составе «МедИнвестГрупп» открывались с нуля, другие приобретались. В 2023 году, резкий скачок роста компании сделал невозможным использование прежнего, «самописного» интранета. Потребовалось срочное внедрение нового корпортала.

Задача:
Необходимо было создать единое цифровое пространство для комфортной работы и общения 4000+ сотрудников.

Польза для бизнеса
1. 4000 сотрудников работают в едином информационном пространстве
2. 1000+ документов находятся в одном месте
3. 240+ новостей на портале публикуется в год, о которых знают все сотрудники
4. В 1.5 раза быстрее обрабатываются заявки от сотрудников во внутренние службы компании
5. В 3 раза быстрее согласовываются KPI
6. в 2.5 раза эффективнее проходит адаптация персонала

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Модуль KPI
Управление KPI до появления модуля
Сотрудник составлял список целей в таблице Exсel и утверждал его с руководителем и HR-менеджером в формате устного общения и переписки.

В конце отчетного периода согласованные с руководителем результаты передавались кадровику, который обрабатывал данные вручную и начислял премии.

«Матричная структура» компании дополнительно усложняла и затягивала процесс: у некоторых сотрудников было несколько руководителей.

Задачи модуля KPI
- Ускорить согласование и утверждение целей
- Упростить контроль KPI и расстановку приоритетности целей
- Автоматизировать начисление премий по итогам выполнения KPI

Главная задача внедрения модуля — сократить временные затраты работников.

Этапы работ по внедрению модуля
- Автоматизация подготовки и согласования плана KPI, контроля за его выполнением, включая возможность корректировки задач, и составления отчета по итогам.
- Реализация механизма передачи данных на внешнюю учетную систему.
- Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом» и Microsoft Exchange Server.
- Разработка модуля бронирования «переговорных комнат».
- Подключение доменных служб Active Directory.

Как работает модуль KPI?
Руководитель поручает группе сотрудников составить KPI на определенный период, например, на квартал. Каждый из них получает уведомление на портале.

Сотрудник добавляет в модуль цели, оценивая каждую в процентах от общего объема.

Готовый план высылается на согласование нажатием кнопки. Руководитель утверждает его или возвращает на доработку.

Утвержденные KPI отображаются на доске канбан-доске в личном кабинете сотрудника и могут автоматически распределяться между соисполнителями.

После этого цели нельзя менять самостоятельно – потребуется новое согласование.

При наступлении дедлайна, сотрудник получает уведомление, отмечает выполненные цели и нажатием кнопки отправляет отчет руководителю.

Согласованные данные отправляются в программу «1С: Зарплата и управление персоналом» для начисления премии.

Пилотное использование решения проходило на протяжении квартала в управляющей компании «МедИнвестГрупп».

«После выполнения квартальных целей и подведения первых итогов сотрудники сразу поняли, как работает модуль, – все просто и логично», - рассказывает Татьяна Клименко, директор по персоналу «МедИнвестГрупп».

В тестовый период время согласования KPI сократилось в два с половиной раза. После этого компания развернула решение во всех подразделениях в 38 регионах России.

В будущем решение позволит максимально автоматизировать процесс контроля и постановки KPI и будет развиваться.

В планах значится создание «банка целей», когда руководитель выбирает их из готового списка. Вес каждой цели в процентном соотношении от общего объема тоже может определяться автоматически.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Некоторые сотрудники «МедИнвестГрупп» могут работать в нескольких компаниях ГК одновременно. В какую из организаций на портале их добавлять? В итоге, было принято решение: разделить всех сотрудников по бизнес-направлениям.

Прочая информация о кейсе

Корпоративный портал компании «МедИнвестГрупп», реализованный ИТ-интегратором Fusion, получил золотую награду премии Russian Intranet Awards в номинации «Классический интранет».

Комментарий заказчика

От имени Группы Компаний «Мединвест Групп» выражаем благодарность IT–интегратору «Fusion» за реализацию первого этапа внедрения корпоративного портала.

Благодарим за быструю реакцию на запросы клиента, а также реализацию необходимых требований в рамках процесса внедрения. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество в рамках последующих этапов развития проекта.