Как мы уменьшили в 2 раза время на постановку задач и сократили онбординг сотрудников до 1 месяца

Главное о кейсе

Ранее работа по одному проекту велась на 18 досках Trello и более чем на 250 страницах в Evernote, которые часто зависали.

— Отсутствовала сквозная синхронизация между всеми проектами и доступами разного уровня к информации.
— Не было прозрачной системы отслеживания нагрузки сотрудников.
— Возникали сложности в обучении новых коллег и их онбординге к стандартам работы.

Всё это снижало эффективность работы команды и делало неудобным взаимодействие с клиентом, поэтому необходимо было найти универсальный и удобный инструмент для всей работы агентства.

Решением стал Notion

За 3 месяца мы смогли:

— сократить время на онбординг нового сотрудника с 2,5 до 1 месяца;
— завести шаблоны и в 2 раза уменьшить время на постановку задач;
— составлять отчёты в 1,5 раз быстрее благодаря автоматическому сбору задач по отделу.

=== ENG ===

Previously, work on a single project was spread across 18 Trello boards, and over 250 pages in Evernote, which often worked with hiccups.

– There was no end-to-end synchronization between all projects and different levels of information access.
– There was no transparent system for tracking employee workload.
– There were difficulties in training new colleagues and onboarding them into work standards.

All this reduced the efficiency of the team and made interaction with the client inconvenient, so it was necessary to find a universal and convenient tool for all the work of the agency.

The solution was Notion

In 3 months we were able to:

– Reduce the time to onboard a new employee from 2.5 months to 1 month;
– create templates and halve the time to set tasks;
– make reports 1.5 times faster thanks to automatic collection of tasks by department.

Как проект изменил жизнь пользователей

— Благодаря единой системе у нас появилась возможность стандартизировать процессы работ и быстрее обучать новых сотрудников.
— Сотрудники стали меньше времени тратить на заполнение задач в разных досках, теперь вся информация есть в одном месте и работать можно даже с телефона. Notion стал единой системой для хранения и работы со всеми файлами и знаниями (Wiki) в организации, позволив распределить уровни доступа между сотрудниками.
— Мы видим загруженность по каждому члену команды как на ежедневной, так и на еженедельной основе. Можем предсказывать, когда нам нужно нанимать новых людей или иначе решать проблемы с эффективностью, фильтруя задачи по проектам или отделам, по важности и срочности.
— У клиентов появился раздел, в котором можно увидеть встречи, отчёты о работе и все необходимые документы проекта.
— Получили инструмент, способный решить все рабочие задачи в рамках одного сервиса внутри организации.
— Выстроили автоматическую систему адаптации нового сотрудника за счёт сквозного управления всеми задачами в организации и бесшовного добавления в дела на день и HR-задач в том числе.

=== ENG ===

– Thanks to the unified system, we have an opportunity to standardize work processes and train new employees faster.
– Employees spent less time filling out tasks on different boards, now all information is in one place, and they can work even from their phones. Notion has become a single system for storing and working with all files and knowledge (Wiki) in the organization, allowing to distribute access levels between employees.
– We can see the workload for each team member on both a daily and weekly basis, and can predict when we need to hire new people, or otherwise address efficiency issues by filtering tasks by project or department, or by importance and urgency.
– Clients now have a section where you can see meetings, work reports and all the necessary project documents.
– We got a tool capable of solving all work tasks within one service within the organization.
– We built an automatic system for adapting a new employee due to end-to-end management of all tasks in the organization and seamless addition of HR tasks to the daily to-do list.

Бизнес-задача и ее решение

Какие задачи ставили?

— Перенести все материалы по проектам в единую базу данных.
— Планировать и контролировать индивидуальные задачи для каждого сотрудника.
— Автоматизировать отчёты по отделам.
— Планировать работу по проектам заранее с учётом временных и ресурсных затрат.
— Стандартизировать процессы работы и быстрее обучать новых сотрудников.
— Создать удобный личный кабинет для клиентов.

Notion — это больше чем просто система для организации и хранения данных.

Мы создали систему, которая позволяет объединить все рабочие процессы с учётом индивидуальных потребностей каждого сотрудника.

Что сделали?

— Базу задач
— Дашборды для ежедневной работы
— Wiki
— Систему ведения отчётности и планирования
— Учёт загрузки сотрудников в разрезе каждого проекта

И всё это в режиме одного сервиса!

Результаты

— Стандартизировали процессы.
— Стали меньше времени тратить на заполнение задач.
— Увидели загруженность по каждому члену команды на ежедневной и еженедельной основе.
— Планируем загрузку команды, опираясь на данные.
— Создали удобный кабинет для клиента со всей необходимой информацией.
— Решаем все рабочие задачи в рамках одного сервиса.
— Выстроили автоматическую систему адаптации нового сотрудника.

=== ENG ===

What were our objectives?

– Transfer all project materials into a single database.
– Plan and control individual tasks for each employee.
– Automate reports by department.
– Plan work on projects in advance, taking into account time and resource costs.
– Standardize work processes and train new employees faster.
– Create a convenient personal account for clients.

Notion is more than just a system for organizing and storing data.

We have created a system that allows us to unify all work processes, taking into account the individual needs of each employee.

What did we do?

– A task database.
– Dashboards for daily work.
– Wiki.
– Reporting and planning system.
– Employee workload accounting for each project.

And all this in one service!

Results

– Standardized processes.
– Less time spent on completing tasks.
– We see the workload of each team member on a daily and weekly basis.
– We plan the team's workload based on the data.
– Created an easy-to-use customer account with all the necessary information.
– Solve all work tasks within one service.
– Built an automatic system of adaptation of a new employee.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Notion для управления клиентскими проектами

Как выстраивали работу?

Шаг 1. Чёткая иерархия

Выделили 3 главных сущности:

— клиенты;
— проекты клиентов;
— задачи в проектах (эпики и таски).

Шаг 2. Подготовка. Начало проекта

Что входит в инициацию проекта?

— Заполняем основные цели, сроки, бюджет и артефакты по окончании проекта.
— Создаём базу знаний по проекту. Чаще всего сюда входят устав проекта, кабинет клиента, эпики и таски проекта, материалы по проекту (Wiki).

Кроме того, мы создали шаблон проекта в Notion, поэтому новым сотрудникам проще получить всю необходимую информацию по проекту без необходимости создавать структуру.

Шаг 3. В проекте мы выделяем 2 типа задач: эпики и таски

Эпик — тип задачи, который позволяет группировать задачи, связанные общей темой.
Таски — тип задач, которые влияют на выполнение итогового эпика.

Например, внутри эпика «Контекстная реклама» могут быть следующие таски:

1. Подобрать ключевые запросы
2. Написать тексты объявлений и пр.

У каждого эпика считается % его выполнения, что удобно для отслеживания проекта.

Шаг 4. Личный кабинет для клиента

На странице также создали личный кабинет клиента, в котором он получает доступ ко всем отчётам, календарю платежей и расписанию встреч.

Результат

— Проектные менеджеры оперативно отслеживают все задачи в проектах.
— Вся работа проходит в рамках одной платформы.
— Данные по проекту клиента хранятся в одном месте.

=== ENG ===

Notion for client project management

How did we structure our work?

Step 1. Clear hierarchy

We identified 3 main entities:

– clients;
– client projects;
– tasks in projects (epics and tasks).

Step 2: Preparation. Project initiation

What goes into project initiation?

– Filling out the main goals, timeline, budget, and artifacts at the end of the project
– Create a knowledge base for the project. Most often this includes: Project Charter, Client Cabinet, Project Epics and Tasks, Project Materials (Wiki)

In addition, we created a project template in Notion, so it's easier for new employees to get all the information they need on the project without having to create a structure.

Step 3. In the project we distinguish 2 types of tasks: epics and shuffles

Epic – type of task that allows grouping tasks related to a common theme.
Tasks – type of tasks that affect the fulfillment of the final epic.

For example, within the epic "Contextual Advertising", there can be the following tasks:

1. Select key queries
2. Write ad texts, etc.

Each epic has a % of its fulfillment, which is convenient for tracking the project.

Step 4: Client's personal cabinet

The page also created a client's personal cabinet where they can access all reports, payment calendar and appointment schedule.

Result

– Project managers quickly keep track of all tasks in projects.
– All work takes place within one platform.
– Client project data is stored in one place.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Трудности, с которыми мы столкнулись

Мы приступили к переносу всех проектов в Notion. И вместо десятка досок стали использовать единую базу данных задач всех проектов.

Но не всё проходило легко. Сначала возникало много проблем с работой в системе. Какое-то время приходилось работать и в Notion, и в Trello, но уже спустя пару месяцев мы полностью отказались от других сторонних сервисов.

Как организовывали работу команды: от хаоса к GTD.

Для всех сотрудников мы разработали персональные GTD-дашборды. Взяли нашу базу задач и отфильтровали её по каждому сотруднику.

У нас получились следующие списки задач:

— задачи на день;
— задачи с тегами «Важно»/«Срочно»;
— задачи, у которых просрочен дедлайн;
— календарь встреч;
— все задачи на неделю.

Мы разработали дашборды с учётом двух основополагающих принципов.

— Методика GTD (Getting Things Done)

В её основе лежит идея о том, что человек должен освободить разум от необходимости помнить о текущих задачах, передав сами задачи и напоминания о них внешнему источнику. Таким образом, мозг человека, освобождённый от необходимости вспоминать, что нужно сделать, может сосредоточиться на реальном выполнении задач.

— Принцип Inbox Zero

Этот принцип помогает управлять почтой и сводится к следующему: вам нужно очистить рабочее пространство «входящих», чтобы в конце дня у вас был пустой список. Когда вы пытаетесь сконцентрироваться на работе, то не стоит постоянно отвлекаться на информацию, которая сейчас неактуальна, чтобы сосредоточиться на главном.

Отчётность

Для руководителей мы создали отдельный дашборд с возможностью подсчёта часов и автоматическими отчётами по выполненным задачам по каждому сотруднику.

Результат

— Уходит меньше времени на заполнение задач и переключение между ними.
— Вся информация в одном месте.
— Можно работать с телефона.
— Прозрачность работы каждого сотрудника кратно увеличилась.
— Минимальный шанс упустить задачу.
— Считает часы отдела автоматически.
— Фиксирует время по всем работам и проектам для последующего создания WBS.
— Позволяет прогнозировать будущие работы.

=== ENG ===

Difficulties we encountered

We started to move all projects to Notion. And instead of dozens of boards we started to use a single database of tasks of all projects.

But not everything was easy. At first there were a lot of problems with working in the system. For a while we had to work in both Notion and Trello, but after a couple of months we completely abandoned other third-party services.

How we organized the team's work: from chaos to GTD

We developed personalized GTD dashboards for all employees. Basically, we took our task database and filtered it for each employee.

We have the following task lists:

– tasks for the day;
– tasks tagged "Important / Urgent";
– tasks that are past their deadline;
– meeting calendar;
– all tasks for the week.

We have developed dashboards with two fundamental principles in mind:

– GTD (Getting Things Done) methodology.

It is based on the idea that a person should free the mind from the need to remember current tasks by outsourcing the tasks themselves and their reminders to an external source. In this way, the mind of a person's brain, freed from having to remember what needs to be done, can focus on actually accomplishing the tasks.

– Inbox Zero Principle.

This principle helps you manage your inbox and boils down to this: you need to clear your "inbox" workspace so that you have an empty list at the end of the day. When you're trying to focus on work, you don't want to be constantly distracted by information that isn't relevant right now so that you can focus on what's important.

Reporting

For managers we have created a separate dashboard with the ability to count hours and automatic reports on completed tasks for each employee.

Result

– Less time spent completing tasks and switching between them.
– All information in one place.
– You can work from your phone.
– Transparency of each employee's work is multiplied.
– Minimal chance of missing a task.
– Counts department hours automatically.
– Captures time for all jobs and projects for later creation of WBS.
– Allows us to forecast future work.

Скриншоты

Видео