Кейс по корпоративному блогу i-Media (внутренняя рассылка)

Главное о кейсе

Results:

In October 2019, we surveyed our colleagues in Bitrix and asked them to share their impressions about the digests. We got the following results:

Two months after implementation of internal corporate mail-out, the following requests to the Marketing Department were reduced to zero: “Girls, where are our new analytics presentations? We are going to the client”. The issue related to the awareness about changes within the agency was solved

Open Rate of the mail-out is at 87% - our colleagues wait and read the news. Open Rate leans toward 100%, it means that we efficiently completed the task

Results of October survey in Bitrix:
48,1 % always read the digest and like it
44,3 % sometimes read the digest and like it
7,59 % don't read the digest

We regularly receive the questions from our colleagues after the first digest: “What is the date of the next digest release? I have some news!”. We have arranged an interesting format with good usability. As well as motivate our colleagues to send the news!

The awareness of employees about internal changes and personal successes has become much higher than before. There are lively discussions at kitchens and in halls after the digest release.

**************************************
Результаты:

В октябре 2019 провели опрос в Битриксе и попросили коллег поделиться впечатлениями о дайджесте. Результаты опроса можно посмотреть в блоке Скриншоты.

Через два месяца после запуска внутрикорпоративной рассылки свелись к нулю запросы в отдел маркетинга: «Девочки, а где у нас новая преза по аналитике? А то мы к клиенту идем». Так решили задачу по увеличению осведомленности коллег о нововведениях в агентстве

Open Rate (открываемость) внутренней рассылки держится на уровне 87% - коллеги ждут и читают наши новости. Открываемость стремится к 100%, значит мы эффективно решаем и эту задачу

По итогам октябрьского опроса в Битриксе:
48,1 % сотрудников постоянное читают наш дайджест и он им нравится
44,3 % иногда читают дайджест и он им нравится
7,59 % не читают дайджест

После первого дайджеста от коллег регулярно поступают вопросы: «А когда будет следующий дайджест? У меня есть новости!». У нас получилось выбрать удобный и интересный формат. А еще мотивировать сотрудников присылать новости!

Осведомленность сотрудников о нововведениях компании и личных успехах коллег стала гораздо выше, нежели раньше. После дайджеста начинаются бурные обсуждения на кухне и в коридорах.

Бизнес-задача и ее решение

Goals:

Arrange an efficient format which requires the minimum resources.
Centralized informing about new services, presentations, cases, public speaking, articles, and researches.

Implementation:

Step 1. Selection of a channel
It was important for us to choose a channel that will be convenient and intelligible for all employees. We have defined the following requirements: max delivery rate, bright visual form, non-formal text, an opportunity to upload a lot of news at a time.

Channels variation:

Messengers. The top-of-the-range channel, all of us love them. But there is an issue – different users use different messengers. Moreover, we don’t want to land on the list of “muted” channels. Also, what to deal with the visual part? Send an image as a separate message, or to prepare a full-fledged article and provide a hyperlink? We didn't want to prepare full-fledged articles due to a lack of time. So, we have decided that we need to collect news in one place, including a good visual component.

A common letter from Marketing Department via Bitrix. We also have considered this option. But we have put the brakes on in proper time – no one reads the feed closely. This channel is already overloaded with messages – we can get lost among kittens, memes, and “good vacation” wishes.

Offline-newspaper. “Maybe we should use something digital, tangible?” It was only our thoughts, we immediately abandoned this idea. We have estimated the time required to publish and print a newspaper. And the mind has recoiled from this idea: “Stop, we are a digital company, newspapers are not our profile”.

Mail-out. We have decided to choose this instrument. A mail can contain the news and an attractive visual component at the same time. It also will be delivered to all employees + as well as there is no need to monitor the list of new employees (it is an automatic process upon entry into employment).

Step 2. Choosing of format
We wanted to write significant news in an informal manner. Standard officialese like “Hello, colleagues” is too boring.
Before the implementation of the project, we have analyzed all news within the agency in Bitrix and email for the last three months. We grouped them into rubrics, chose stickers and funny names to all of them.

Digest categories:

«Cut a dash» - the news about public speaking (previous and forthcoming), new articles in mass media, and webinars

«Home environment» - the news about new projects and changes in them, updating of presentations, checklists that can be demonstrated to our customers

«Mother lode» - contracts with new customers in i-Media, selling of additional services, changes in clients’ management

«Peace, Joy and Happiness » – news from our technological partners

«Society pages» - the news concerning employees’ lifestyle

«НR environment» - the news concerning new positions in i-Media, competitions within the agency, vaccinations, etc.

Step 3. Implementation of digest
The news was required for the implementation of the first digest. We have created the form in Google Docs. We used Bitrix asking to share the news and got only one response. We were sad and started to push the colleagues via email. Added some marketing news. 14 news was included in the first digest.
At the same time, we started to prepare a pattern. We have tested the three options:
- One main image, news with photos in chessboard order
- Bright background with short texts
- One image and the news divided into the groups below

We have chosen the third option due to resource management. A designer is required only for a general image, there is no need to spend time finding images.
The digest is arranged in an HTML-mail format using Dremweaver. We have decided not to use mail-out services (like UniSender) because pictures are not automatically uploaded when an electronic mail is opened in Outlook. It is a huge gap, as we wanted to use unordinary banners for highlighting.

Five developers were involved in the arrangement of the first digest. The responsibilities were allocated as follows: Junior Marketing Expert – text and image, Senior Marketing Expert – proofreading, HTML Layout Designer – arrangement, Marketing Head – the final approval. We have spent three business days for choosing the format, style development, sending adjustments and mutual approvals.

After the implementation of the first digest, we have solved the issue related to the motivation of the provision of news by employees. Our colleagues highly appreciated the digest – currently, they individually send us the news. We receive about 6-10 news from our colleagues before the digest.

Step 4. En masse
Currently, one Marketing Specialist is involved in the digest production. He is supported by a Designer. Firstly, the digest was released on once a month basis. During activation of a business season, the digest is released on twice per 2 weeks basis.

The content shall be regularly modified as each digest is dedicated to a certain theme: a film, an important event within the agency, time-of-year, holidays. We adapt the text according to a certain theme. We monitor the news within the country and digital market, study discussions in social networks, as well as track the actual challenges before to send the mail-out.

We check ourselves – always survey our colleagues in order to improve the digest or release date. Firstly, we sent the mail-out on Wednesdays. At the end of March, we have decided to test a hypothesis and conducted a survey in Bitrix. Our colleagues asked us to reschedule releases on Friday, it allows them to read the news as all hot clients’ issues are already solved.

***************************************************
Задачи:
Выбрать эффективный формат, который будет отнимать минимум ресурсов.
Доносить информацию централизованно о новых услугах, презентациях, кейсах, выступлениях, статьях, исследованиях.

Реализация:
Шаг 1. Выбрали канал

Для нас было важно выбрать канал, который будет удобен и понятен всем сотрудникам. Определили к нему требования: максимальная доставляемость, яркий визуал, неформальный текст, возможность доносить много новостей за раз.

Варианты каналов:
Мессенджеры. Топовый формат, мы все его очень любим. Но есть проблема - все используют разные мессенджеры. А еще мы не хотели попасть в число «замьюченных» каналов. Ведь за две недели выходит от пяти до пятнадцати новостей. А что делать с визуалом? Либо высылать картинку отдельным сообщением, либо верстать статьи и давать ссылку. Но верстать статьи мы не хотели из-за нехватки времени. Решили, что нам надо собирать новости в одном месте сразу с хорошим визуалом.

Единое письмо от маркетинга в Битриксе. Такой вариант тоже рассматривали. Но вовремя остановились - никто ж не читает ленту внимательно. Там и так много сообщений - потеряемся среди котиков, мемов и пожеланий «хорошего отпуска». Пример важного сообщения, которое прочитали всего лишь четверть сотрудников.

Офлайн-газета. «Может, что-то не диджитальное, осязаемое?» - подумали мы и сразу отказались. Представили, сколько времени мы потратим на верстку и печать. Разум возобладал: «Не, мы же digital-агентство, ну какая газета?!».

Email-рассылка. Остановились на ней. В одно письмо можно поместить все новости, оформить цепляющий визуал. Письмо точно дойдет до всех сотрудников + не нужно контролировать, внесли ли в список рассылки новых сотрудников (это происходит автоматически при приеме на работу).

Шаг 2. Выбрали формат

Мы хотели писать про серьезные новости неформально. Ибо всем наскучили стандартные «Добрый день, коллеги!».
Перед запуском анализировали все новости агентства за последние три месяца в Битриксе и почте. Сгруппировали их по рубрикам, к каждой подобрали стикеры и забавные названия.

Рубрики дайджеста:

«Засветились» - новости о выступлениях (прошедших и будущих), новых статьях в СМИ, вебинарах

«Всё в дом» - новости о новых продуктах и изменениях в них, об обновлении презентаций, чек-листов, которые можно показывать клиентам

«Золотая жила» - приход новых клиентов в i-Media, продажа дополнительных услуг, изменения в ведении клиентов

«Мир. Дружба. Жвачка» - новости от технологических партнёров

«Светская хроника» - новости из личной жизни сотрудников

«НRошная» - новости о новых вакансиях в i-Media, конкурсах внутри агентства, прививках и т. д.

Шаг 3. Запустили дайджест

Нужны были новости, чтобы выпустить первый дайджест. Создали форму в Google Docs. Написали сообщения в Битриксе с просьбой поделиться новостями. Получили 1 ответ. Погрустили и начали пушить коллег по почте. Добавили новостей из маркетинга. В первом дайджесте набралось 14 новостей.

Параллельно занялись созданием шаблона. Пробовали три варианта:
- одна главная картинка, новости с фото в шахматном порядке
- яркий фон с короткими текстами
- одна картинка и под ней новости, разделенные на разные рубрики

Остановились на третьем варианте, так как он отнимает меньше ресурсов. Дизайнер нужен только для главной картинки, не надо тратить время на подбор изображений.

Фрагмент рассылки (27 февраля 2019) см. в разделе Скриншоты.

Дайджест верстаем в формате html-письма через Dreamweaver. Мы решили не использовать сервисы рассылок (типа UniSender), так как при открытии письма в Outlook картинки не загружаются автоматически. А это огромный минус, ведь мы хотели использовать необычные баннеры для привлечения внимания.

При подготовке первого дайджеста участвовали пять человек. Младший маркетолог писал текст и подбирал главное изображение. Матёрый маркетолог - вычитывал. Верстальщик создавал письмо, дизайнер помогал с главной картинкой. Руководитель по маркетингу давал финальный «Ок». Мы потратили три рабочих дня на поиски формата, выработку стиля, настройку отправки и все согласования.

После выхода первого дайджеста, мы решили проблему с мотивацией сотрудников по отправке новостей. Коллегам понравилась рассылка - теперь все сами присылают новости. Перед дайджестом мы получаем 6-10 новостей от коллег.

Шаг 4. Поставили на поток

Сейчас созданием дайджеста занимается один маркетолог. Ему помогает дизайнер. Поначалу рассылка выходила один раз в месяц. В периоды активизации делового сезона рассылка выходит раз в две недели.

Контент надо постоянно изменять, поэтому каждый дайджест посвящен какой-то одной теме: фильму, важному событию для агентства, времени года, праздникам. Тексты адаптируем под выбранную тему. Перед рассылкой мы мониторим новости в стране и на рынке digital, изучаем обсуждения в соцсетях, отслеживаем челленджи.

Проверяем себя - постоянно опрашиваем коллег, чтобы корректировать подачу или время выхода дайджеста. Сначала мы отправляли рассылку по средам. В конце марта решили проверить гипотезу и сделали опрос в Битриксе. Коллеги попросили перенести на пятницу, чтобы читать новости, когда горящие клиентские задачи уже решены.

Прочая информация о кейсе

Subject: internal corporate mail-out

For whom: i-Media employees

Period: February 2019 – October 2019

Particularities:

● A new project
● Target group – own employees of the company (200 employees)
● Limited resource set (technical and labor hours)
Issue:

Until February 2019, the i-Media employees used corporate mail or CRM feed to cover important news. On average, an employee receives about 30+ emails per day (sales managers and account managers – over 60), and CRM feed covers about 15 messages concerning vacations, medical leaves, news of Marketing, Sales, Customer Relations Departments. The employees also use these channels for personal commitments (to together to the basketball, lose weight until summer, collect batteries to special containers or to call help for a kitten).

We have observed that really important news is skipped by employees due to a large array of information. And something must be done about it.

*********************************************

Что: внутрикорпоративная рассылка

Для кого: сотрудники i-Media

Период: февраль - октябрь 2019

Особенности:

● проект запускали с нуля
● аудитория - свои же сотрудники (200 человек)
● ограниченный набор ресурсов (технических и человеко-часов)

Проблема:

До февраля 2019 сотрудники i-Media писали важные новости в ленту CRM либо по корпоративной почте. В среднем, сотрудник агентства получает 30+ писем в день по почте (менеджеры по продажам и аккаунт-менеджеры - свыше 60), а в ленту CRM ежедневно прилетает ≈ 15 сообщений об отпусках, больничных, новостях отделов маркетинга, продаж, по работе с клиентами. Там же сотрудники пишут про личные инициативы (вместе сходить на баскетбол, начать худеть к лету, собирать батарейки в спец. контейнеры или с призывами помочь котику из приюта).

Мы заметили, что важные новости пропускаются - сотрудники их просто не видят из-за шквала информации. Надо было что-то делать.

Скриншоты