Автоматизировали распределение лидов в «Битрикс24» для EdTech-компании «Роббо»

Главное о кейсе

Настроили автоматическое распределение лидов в «Битрикс24», реализовали удобную систему оповещения менеджеров о новых заявках и разработали коммуникационную стратегию для компании «РОББО».

Благодаря многоступенчатой системе обработки заявок, менеджеры «РОББО» получают максимум информации о клиенте до личного контакта и могут заранее подготовиться к беседе, что улучшает сервис и повышает скорость продаж.

——————————————————————

Automated lead distribution in "Bitrix24," implemented a convenient notification system for managers regarding new inquiries, and developed a communication strategy for the company "ROBBO."

With the multi-step request processing system in place, "ROBBO" managers receive maximum information about the client before personal contact, allowing them to prepare for the conversation in advance. This enhances service quality and speeds up the sales process.

Как проект изменил жизнь пользователей

В результате нам удалось сэкономить сотни человеко-часов руководителя отдела продаж, которые тратились на распределение лидов, и высвободить время для более приоритетных задач. Также мы существенно сократили срок личного отклика менеджера для обработки наиболее горячих лидов, проявивших активность, кроме размещения заявки с контактными данными.

——————————————————————

As a result, we managed to save hundreds of man-hours for the sales department's manager, which were previously spent on lead distribution. This freed up time for more critical tasks. Additionally, we significantly reduced the response time for managers to personally handle the hottest leads that showed activity beyond just submitting a lead with contact information.

Бизнес-задача и ее решение

Задачи
— Оптимизировать работу отдела продаж за счет автоматической коммуникации внутри команды и с клиентами с помощью «Битрикс24».
— Настроить уведомления для менеджеров через «Телеграм» о назначенных лидах в «Битрикс24».
— Создать вовлекающую серию welcome-писем и загрузить ее в «Битрикс24».

Решение

Мы подключили специального робота в «Битрикс24». Он стал распределять заявки на франшизу между менеджерами, в зависимости от действий клиента и загрузки специалиста. Например, если в «Битрикс24» поступила новая заявка, робот определяет менеджера, который включен в работу, и автоматически назначает ему лид, если клиент выполнил определенный набор действий.

Заявки распределяются по приоритетности, чтобы минимизировать персональное общение с клиентами, которые на самом деле не заинтересованы в сделке. Чтобы заявка попала к менеджеру, потенциальный клиент сначала должен пройти несколько этапов воронки продаж, а именно: заполнить форму, пройти квиз, зарегистрироваться на вебинар или самостоятельно назначить менеджеру встречу. Если завершен только первый этап, робот не отправляет заявку менеджеру. При этом потенциальный клиент получает одно из триггерных писем, в котором компания просит его пройти оставшиеся этапы.

Мы просчитали оптимальный интервал отправки триггерных писем, учитывая характерные черты целевой аудитории так, чтобы цепочка приносила результат, но не была слишком назойливой. Как только пользователь подтверждает свою заинтересованность, выполняя рекомендованные действия из письма, его заявка автоматически назначается одному из менеджеров.

Так как клиенты заполняют заявку на английском языке, рассылку мы сделали тоже на нем. Дизайн писем сдержанный и лаконичный, перекликается с оформлением официального сайта компании, в том числе благодаря использованию фирменных цветов — зеленого и белого.
Готовые письма мы загрузили в «Битрикс24», чтобы они отправлялись потенциальному клиенту в зависимости от этапа воронки, на котором он находится.

——————————————————————

Tasks:

Optimize the sales department's workflow through automatic communication within the team and with clients using "Bitrix24."
Set up notifications for managers via "Telegram" about assigned leads in "Bitrix24."
Create an engaging series of welcome emails and upload it to "Bitrix24."
Solution:
We integrated a special robot into "Bitrix24." It started distributing franchise inquiries among managers based on customer actions and specialist availability. For example, when a new inquiry came into "Bitrix24," the robot identified the manager who was currently working and automatically assigned the lead to them if the client had completed a specific set of actions.

Leads were prioritized to minimize personal communication with clients who were not genuinely interested in making a deal. To have a lead assigned to a manager, a potential client had to go through several stages of the sales funnel: fill out a form, complete a quiz, register for a webinar, or schedule a meeting with a manager on their own. If only the first stage was completed, the robot did not send the lead to a manager. Instead, the potential client received one of the triggered emails in which the company asked them to complete the remaining stages.

We calculated the optimal interval for sending triggered emails, taking into account the characteristics of the target audience, to ensure that the email chain produced results without being too intrusive. Once a user confirmed their interest by taking recommended actions from the email, their lead was automatically assigned to one of the managers.

Since clients filled out inquiries in English, we also conducted the email campaign in English. The email design was restrained and concise, matching the appearance of the company's official website, including the use of corporate colors—green and white.

We uploaded the prepared emails to "Bitrix24" to ensure they were sent to potential clients based on the stage they were in within the sales funnel.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Чтобы настроить равномерное распределение заявок, мы установили WIP-лимит и ограничения по рабочему времени менеджеров.

WIP-лимит — один из важных принципов работы по методу канбан. Это ограничение объема выполняемой в данный момент работы. С помощью этой надстройки можно во время рабочего процесса выявлять организационные проблемы и дисфункции, искать решения и тут же применять их на практике.

Чтобы отправлять триггерные письма через личный домен «РОББО», мы подключили к «Битрикс24» отдельный SMTP-шлюз — сервис Unisender GO. Так «Битрикс24» получил часть функций ESP.

——————————————————————

To establish even lead distribution, we set up a WIP limit and time constraints for managers.

The WIP limit is one of the crucial principles of working with the Kanban method. It restricts the amount of work that can be done at any given time. Using this enhancement, organizational problems and dysfunctions can be identified during the work process, solutions can be sought, and they can be applied immediately in practice.

To send triggered emails through the "ROBBO" personal domain, we connected a separate SMTP gateway to "Bitrix24" - the Unisender GO service. This allowed "Bitrix24" to gain some of the functions of an ESP.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Так как сообщения в стандартном чате «Битрикс24» менеджеры «РОББО» часто не замечали, многие уведомления о новых лидах оставались без внимания и не воспринимались как сигнал к действию. Перед нами встала задача: найти способ сообщать каждому менеджеру, что в работу поступила новая сделка. Вместо уведомлений в «Битрикс24» мы настроили бота в «Телеграме», он уведомляет сотрудников о заявках независимо от того, были они назначены вручную или автоматически.

——————————————————————

Since managers at "ROBBO" often did not notice messages in the standard "Bitrix24" chat, many notifications about new leads went unnoticed and were not seen as a call to action. Our task was to find a way to inform each manager that a new deal had come in. Instead of using notifications in "Bitrix24," we set up a bot in "Telegram" to notify employees about leads, regardless of whether they were assigned manually or automatically.

Скриншоты