Личный кабинет Р7 офис: автоматизация сделок, CRM-интеграция, рост лояльности дистрибьюторов и партнёров

Главное о кейсе

Р7 Офис разрабатывает программное обеспечение для российского бизнеса. Пакет включает редакторы таблиц, презентаций, документов, облачные серверы и многое другое. Компания передаёт лицензии на ПО дистрибьюторам и партнёрам.
Чтобы оптимизировать работу с дистрибьюторами и партнёрами, эффективнее управлять поступающими заявками, команда «Иностудио» совместно с командой Р7 офис реализовала и внедрила личный кабинет, который помогает работать с партнёрами и дистрибьюторами эффективнее и экономить время менеджеров.

Как проект изменил жизнь пользователей

Благодаря внедрению личного кабинета для партнёров и дистрибьюторов:
— выше скорость обработки заявок на партнёрство и проведение сделок;
— быстрее согласовываются и подписываются документы между заказчиком и партнёрами;
— оперативнее решаются вопросы в чате;
выше лояльность дистрибьюторов и партнёров.

Бизнес-задача и ее решение

Личный кабинет должен иметь:
— разные роли дистрибьютора и партнёра с гибкими возможностями в системе;
— автоматический обмен данными с CRM Битрикс24;
— подключенную электронную подпись и автоматизированный документооборот;
— систему уведомлений об обновлениях, сроках продления лицензий и изменениях в статусе сделок для партнёров и дистрибьюторов в реальном времени;
— чат с менеджером Р7 офис для решения экстренных вопросов и раздел с ответами;
— уведомления о корпоративных мероприятиях для партнёров и дистрибьюторов.

Решение задач
Мы разработали личный кабинет с несколькими ролями и правами доступа: дистрибьютор и партнёр. Чтобы сделать личный кабинет удобнее, объединили все необходимые процессы в одном окне, с помощью интеграций:
— CRM Битрикс24. Заявки из личного кабинета автоматически попадают в CRM. Интеграция двусторонняя: если сотрудник Р7 офис обновляет статус сделок в CRM Битрикс24, данные меняются и в личном кабинете.
— 1С. Теперь договор между дистрибьюторами и менеджерами Р7 Офис оформляется быстрее. Данные заявки из личного кабинета автоматически отправляются в 1С, где создаётся счёт-фактура. Переданные данные затем используются для налогового и бухгалтерского учёта.
— Система электронного документооборота. Менеджеры, дистрибьюторы и партнёры обмениваются электронными договорами, документами на партнёрство, счёт-фактурами и накладными.
— Генерация PDF-файлов. Мы разработали и внедрили сервис по генерации PDF-файла, чтобы формировать и скачивать документ было проще.

Все пользователи личного кабинета могут быстро связаться с поддержкой и оперативно решать вопросы, связанные с ПО. Благодаря этому проблемы решаются без задержек, и улучшается клиентский опыт.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Дизайн
Интерфейс должен быть простым и логически продолжать дизайн предыдущего решения по сбору заявок. Мы развили существующую концепцию и разработали минималистичный стиль личного кабинета с акцентом на удобство пользователя:
— сохранили принцип работы с таблицами и формами внутри системы;
— использовали флэт-дизайн с чёткими шрифтами и без объёмных эффектов, чтобы упростить работу с информацией;
— выбрали синий цвет в качестве основного — он ассоциируется со спокойствием и технологичностью;
— разделили большие формы с данными на несколько этапов для удобства их заполнения;
— добавили подсказки для новых пользователей, чтобы облегчить адаптацию;
— использовали гибкий UI-фреймворк, чтобы разработать дизайн в установленный заказчиком срок.

Разработка
Дистрибьюторы и партнёры выполняют разные функции.

Возможности партнёров:
— Подают заявку на партнёрство.
— Оформляют заявки на покупку лицензий офисного ПО и отслеживают их статус.
— Просматривают свой уровень партнёрской программы.
— Получают уведомления об изменении статуса заявки.
— Подписывают и обмениваются документами по партнёрской программе с менеджерами Р7 офис.
— Получают от дистрибьютора и скачивают сертификат лицензии с кодом активации.

Возможности дистрибьюторов:
— Получают информацию о партнёрской заявке и сертификаты лицензии.
— Оформляют отгрузку: подписывают сопровождающие документы по завершённым сделкам.
— Своевременно получают уведомления об обновлениях, сроках продления лицензий, изменениях в статусе сделок.


Интеграции
Интеграция проходила одновременно с разработкой. Бизнес-требования от заказчика обновлялись — и это нормально, во время работы добавлялись новые процессы и поля. Чтобы уложиться в сроки проекта, команда настраивала интеграцию с CRM Битрикс24 не по завершении проекта, а параллельно с разработкой.

Мы подключили и настроили ключевые сервисы:
— NDA — решение для облачного хранения данных.
— CRM Битрикс24 — система для управления бизнес-данными.
— NDA — сервис для определения города геолокации посетителя по IP.
— Диадок — система электронного документооборота для обмена юридически значимыми документами.
— 1С Предприятие — платформа для автоматизации бизнес-процессов.
— Сервер лицензирования — для регистрации и генерирования файлов лицензий.
— Сервис по генерации сертификатов лицензии в PDF — для удобной передачи сертификата партнёру.

Технологии
PHP 8.2, Laravel 10, ReactJS, PostgreSQL, Redis, TypeScript, Ant.Design, S3, Node.JS, Vite, Kubernetes, Harbor.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Особенность проекта 1. Интеграция велась параллельно разработке
Во время работы над проектом заказчик обновлял некоторые бизнес-требования — добавлялись процессы и новые поля в личном кабинете. И это нормальный рабочий процесс. Поэтому, чтобы уложиться в сроки проекта, команда настраивала интеграцию с CRM Битрикс24 не по завершении проекта, а параллельно с разработкой.

Особенность проекта 2. Отсутствие тестовой среды в CRM Битрикс24
Р7 офис владела облачной версией CRM Битрикс24, в которой мы не могли протестировать функциональность интеграции. Поэтому работа с API была немного интереснее, чем планировали, она требовала аккуратности при отправке запросов в режиме реального времени.

Особенность проекта 3. Возможность масштабирования
В планах заказчика — увеличение объёма обрабатываемых данных и числа пользователей. Поэтому для реализации проекта мы выбрали технологию оркестрации серверов Kubernetes. Её преимущество — автоматическое масштабирование системы в зависимости от нагрузки.

Скриншоты