MST Portal — система для планирования и управления проектами компании

Главное о кейсе

Представьте, вы управляете Digital-агентством, у вас в штате более 100 человек, половина в офисе, столько же удаленно. Вы ведете десятки крупных проектов, в рамках которых ежедневно закрываются десятки задач и появляется столько же новых и не всегда запланированных.

MST Portal — система, созданная для управления проектами в подобных компаниях.

С её помощью:

- Аккаунт и проджект менеджеры контролируют время потраченное на реализацию задачи в 2 раза быстрее.

- Руководители подразделений отслеживают эффективность сотрудников и локализуют ситуации нарушения сроков в режиме реального времени.

- Финансовый отдел формирует премиальные и контролирует ФОТ.

- Продукт-оунеры находят освободившиеся ресурсы для запуска новых проектов.

Как проект изменил жизнь пользователей

Аккаунт менеджеры и проджекты с помощью портала получают актуальную информацию по срокам реализации проектов, получают данные необходимые для формирования новых оценок.

Руководители, тимлиды с помощью системы следят за загруженностью сотрудников, проверяют «проектные часы», контролируют ход проектов.

Оперативность поступления объективной информации позволяет быстрее реагировать на ситуации, выходящие за рамки поставленных планов

Финансовый отдел видит количество «полезных часов», контролирует сверхурочные, что позволяет быстрее и точнее рассчитывать стимулирующие.

Бизнес-задача и ее решение

Каждый менеджер вел Excel таблицы, в которых фиксировал результаты работы. В то же время исполнители логировали время в Bitrix24, готовили ежедневные отчеты.

Вся эта информация попадала в руки руководителей. Они должны были фиксировать результаты и готовить отчеты, которые предоставлялись заказчикам еженедельно.

Вся система неоднократно показывала свои недочеты на практике: одни сотрудники забывали подготовить отчет, другие ошибались в момент логирования. Из-за этого руководители подразделений и тимлиды тратили слишком много времени на проверку информации и корректировки.

Заказчик хотел создать систему, которая в режиме реального времени будет подтягивать автоматически всю необходимую для отчетов информацию из Битрикс24, 1С-бухгалтерии, десятков таблиц и сторонних сервисов.

Все данные должны были формироваться в отчеты с графиками, на анализ которых уходило бы меньше времени.

Нам удалось создать подобную систему. Сейчас ей ежедневно пользуются сотрудники компании заказчика. Она постоянно получает обновления, которые только расширяют доступный функционал.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Система работает с подключением инструмента аналитики PowerBI.

Инструмент собирает данные из разных источников и формирует из них отчеты. Power BI по API связывается с CRM системой, собирает данные из разных источников (разных сущностей Битрикса, 1C, Excel и Google таблиц и т.д.) и формирует отчеты.

Информация собирается в режиме онлайн, что помогает получать оперативную и объективную информацию о состоянии бизнеса.

Чтобы сервисы работали как единое целое, использовали специальный коннектор — небольшое приложение. Оно позволяет инструменту аналитики быстро подтягивать нужные данные из указанных источников.

Не так давно Битрикс24 выпустил «родной» коннектор, но он подтягивает данные только от процессов с низкоуровневой бизнес-логикой.

Чтобы настроить нужную по функционалу систему, мы разработали собственный коннектор. ОН записывает все данные в SQL базу и передает их дальше для формирования отчетов.

Так мы интегрировали 1С бухгалтерию и Битрикс24 с PowerBI. Это помогло ускорить процесс расчета стоимости и формирования спецификаций.

Также помогло выстроить систему контроля рабочего времени проектных команд, улучшить процессы отслеживания сроков и систематизировать рабочие процессы.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Реализация проекта и его запуск позволил сократить:

Время на подготовку отчетных презентаций в среднем на 30%

Сроки подготовки новых оценок для потенциальных клиентов в 2 раза.

Посчитать затраченное время на реализацию проекта теперь можно за 5 минут. (учитывая всех сотрудников, принимавших участвие в реализации проекта).

Текущая доступность работы

Портал доступен сотрудникам MST

Скриншоты