Мобильный веб-сервис с функциями электронной подписи для автоматизации трудоустройства вахтовиков — Регро Вахта

Главное о кейсе

Регро Вахта — сервис для автоматизации подбора вакансий и документооборота сотрудников на вахтовых проектах. Платформа позволяет вахтовикам самостоятельно проходить весь путь трудоустройства: от отклика до подписания договора.

Цель проекта — создать единый цифровой сервис, который автоматизирует HR-процессы, снижает ручную работу менеджеров и ускоряет оформление сотрудников, сохраняя интеграцию с существующей CRM-инфраструктурой.

Задачи команды Else Digital:
разработать мобильное приложение и веб-версию для вахтовиков с удобным пользовательским сценарием;
интегрировать платформу с CRM Bitrix24 для синхронизации данных и статусов;
автоматизировать документооборот: загрузку, распознавание и подписание документов;
обеспечить поэтапное развитие функционала (служба безопасности, электронная подпись, бронирование).

Какие задачи решали для бизнеса:
снизить нагрузку на HR и менеджеров за счёт автоматизации;
ускорить процесс трудоустройства сотрудников;
минимизировать ошибки при работе с документами;
обеспечить прозрачность процессов и контроль статусов;
сделать продукт масштабируемым без роста команды.

Ключевые особенности проекта:
— Полный цикл трудоустройства в одном сервисе: от отклика до подписания договора.
— Интеграция с CRM Bitrix24 с синхронизацией статусов в реальном времени.
— Автоматическое распознавание документов и проверка службы безопасности.
— Подпись документов через SMS с юридической фиксацией действий.


На английском:


Regro Vakhta is a service designed to automate the recruitment process and document management for employees on rotational projects. The platform allows rotational workers to independently navigate the entire hiring process, from applying to signing a contract.

The project’s goal is to create a unified digital service that automates HR processes, reduces manual work for managers, and speeds up employee onboarding while maintaining integration with the existing CRM infrastructure.

The Else Digital team’s objectives:
develop a mobile app and web version for shift workers with a user-friendly experience;
integrate the platform with the Bitrix24 CRM to synchronize data and statuses;
automate document workflow: uploading, recognition, and signing of documents;
ensure phased development of functionality (security service, electronic signature, booking).

Business objectives:
reduce the workload on HR and managers through automation;
accelerate the employee onboarding process;
minimize errors in document handling;
ensure process transparency and status tracking;
make the product scalable without expanding the team.

Key project features:
— A complete hiring cycle in a single service: from application to contract signing.
— Integration with Bitrix24 CRM with real-time status synchronization.
— Automatic document recognition and security service verification.
— Document signing via SMS with legally binding records of actions.

Как проект изменил жизнь пользователей

Регро Вахта превратил сложный и многоэтапный процесс трудоустройства в понятный и управляемый цифровой сценарий.

Сотрудники больше не сталкиваются с необходимостью постоянного общения с менеджерами, пересылкой документов и длительным ожиданием — весь процесс от выбора вакансии до подписания договора проходит в одном сервисе.
Вахтовики получают доступ к актуальным вакансиям, могут откликаться на них, загружать документы и отслеживать статусы в реальном времени. Автоматическое распознавание документов и проверка службы безопасности сокращают время обработки и исключают ошибки, а подпись через SMS делает процесс юридически корректным без личного присутствия.
Каждый этап прозрачен: пользователь понимает, что происходит с его откликом, какие шаги уже пройдены и что требуется дальше. Это снижает стресс, ускоряет оформление и повышает доверие к процессу.
Для менеджеров и HR-сотрудников сервис стал инструментом контроля, а не ручной обработки. Большинство рутинных операций автоматизировано, данные синхронизируются с CRM, а команда работает только с ключевыми сценариями и исключениями.

В результате Регро Вахта сделал процесс трудоустройства быстрее, прозрачнее и удобнее для всех участников: сотрудники проходят оформление за часы вместо дней, а бизнес получает управляемую и масштабируемую систему без роста нагрузки на команду.

На английском:

Regro Vakhta has transformed the complex, multi-step hiring process into a clear and manageable digital workflow.

Employees no longer have to constantly communicate with managers, send documents back and forth, or endure long waits—the entire process, from selecting a job opening to signing a contract, takes place within a single platform.
Rotational workers gain access to current job openings, can apply for them, upload documents, and track their status in real time. Automatic document recognition and security checks reduce processing time and eliminate errors, while signing via SMS makes the process legally valid without the need for in-person presence.
Every step is transparent: users know what’s happening with their application, which steps have already been completed, and what’s required next. This reduces stress, speeds up the onboarding process, and builds trust in the system.
For managers and HR staff, the service has become a monitoring tool rather than a manual processing task. Most routine operations are automated, data is synchronized with the CRM, and the team focuses solely on key scenarios and exceptions.

As a result, Regro Vakhta has made the hiring process faster, more transparent, and more convenient for everyone involved: employees complete onboarding in hours instead of days, and the business gains a manageable and scalable system without increasing the workload on the team.

Бизнес-задача и ее решение

Главный запрос клиента — автоматизировать процесс трудоустройства вахтовиков, снизить нагрузку на HR и менеджеров и исключить ручную работу с документами, которая замедляла оформление и увеличивала количество ошибок.

Решение — разработка единой цифровой платформы (мобильного и веб-сервиса), которая объединяет все этапы трудоустройства: подбор вакансий, загрузку и распознавание документов, проверку службы безопасности и подписание договоров. Интеграция с CRM Bitrix24 обеспечивает синхронизацию данных и прозрачное управление статусами в реальном времени.

В итоге «Регро Вахта» получил масштабируемый инструмент, который сокращает время оформления сотрудников, минимизирует ошибки и переводит процессы трудоустройства в управляемую цифровую среду без увеличения команды.


На английском:

The client’s primary request was to automate the hiring process for shift workers, reduce the workload on HR and managers, and eliminate manual document processing, which slowed down the onboarding process and increased the number of errors.

The solution was to develop a unified digital platform (mobile and web service) that integrates all stages of the hiring process: job matching, document upload and recognition, security checks, and contract signing. Integration with the Bitrix24 CRM ensures data synchronization and transparent, real-time status management.

As a result, Regro Vakhta gained a scalable tool that reduces employee onboarding time, minimizes errors, and moves hiring processes into a manageable digital environment without expanding the team.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Архитектура: Единая платформа для трудоустройства вахтовиков, а не набор разрозненных модулей. Все данные о вакансиях, документах и статусах связаны между собой и доступны в удобном порядке.

Автоматизация процессов: Сервис объединяет подбор вакансий, загрузку и распознавание документов, проверку службы безопасности и подпись договоров через SMS, синхронизируясь с CRM Bitrix24 в реальном времени.

Техническая основа: Мобильное приложение на React Native, веб-версия на Next.js, бэкенд на Django. Интеграция с CRM и внешними сервисами через API и WebHooks обеспечивает масштабируемость и стабильность.

Безопасность и надежность: Ролевая модель доступа, защита данных пользователей и юридическая корректность документов. Возможна настройка on-premise для корпоративных клиентов, что позволяет соответствовать требованиям безопасности и внутренним регламентам.

Доступность: Платформа работает на десктопе и мобильных устройствах (iOS/Android), поддерживает работу даже при нестабильном интернете, обеспечивая полноценный пользовательский опыт для сотрудников и менеджеров.

Результат: Регро Вахта — единый, безопасный и масштабируемый цифровой инструмент, который автоматизирует трудоустройство, снижает операционные издержки и ускоряет оформление сотрудников.


На английском:

Architecture: A unified platform for recruiting shift workers, rather than a collection of disparate modules. All data regarding job openings, documents, and statuses is interconnected and accessible in a user-friendly format.

Process Automation: The service combines job matching, document upload and recognition, security checks, and contract signing via SMS, synchronizing with Bitrix24 CRM in real time.

Technical foundation: Mobile app built on React Native, web version on Next.js, backend on Django. Integration with CRM and external services via APIs and WebHooks ensures scalability and stability.

Security and reliability: Role-based access control, user data protection, and legal compliance of documents. On-premise deployment is available for corporate clients, enabling compliance with security requirements and internal regulations.

Accessibility: The platform works on desktops and mobile devices (iOS/Android), supports operation even with unstable internet connections, and provides a full-featured user experience for employees and managers.

Result: Regro Vakhta is a unified, secure, and scalable digital tool that automates hiring, reduces operational costs, and speeds up employee onboarding.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Инсайты:
— Ручные процессы трудоустройства занимали много времени как у сотрудников, так и у HR и менеджеров.
— Ошибки при оформлении документов и задержки в обработке вакансий снижали эффективность и создавали стресс для вахтовиков.
— Прозрачность и автоматизация ключевых этапов позволяют ускорить оформление, минимизировать ошибки и повысить доверие к процессу.

Гипотеза: если объединить подбор вакансий, документооборот, проверки службы безопасности и подпись договоров в единой платформе, сотрудники смогут самостоятельно проходить процесс трудоустройства без ошибок и задержек, а HR и менеджеры смогут сосредоточиться на контроле и исключительных кейсах.

Реализация и взаимодействие с заказчиком:
— Аналитика бизнес-процессов: мы подробно изучили, как вахтовики ищут вакансии, как менеджеры обрабатывают документы и какие этапы требуют ручного участия.
— Проектирование интерфейсов: UX продуман под мобильное и веб-приложение, каждая роль видит только релевантные функции, подбор вакансий и загрузка документов происходят максимально просто и понятно.
— Разработка по спринтам: функционал внедрялся поэтапно — регистрация, подбор вакансий, загрузка документов, интеграция с CRM, проверка безопасности, подпись через SMS, плановое расширение функций.
— Тестирование на реальных сценариях: все процессы проверялись на данных заказчика, чтобы минимизировать ошибки и сделать пользовательский путь максимально гладким.
— Постепенное внедрение новых функций: электронная подпись, бронирование билетов и жилья, расширение функционала без остановки работы сервиса.

Результат: команда заказчика получила прозрачный процесс разработки с постоянной обратной связью, а вахтовики и менеджеры — сервис, который работает «из коробки», ускоряет оформление сотрудников и снижает нагрузку на HR без потери контроля.


На английском:


Insights:
— Manual recruitment processes were time-consuming for employees, HR staff, and managers alike.
— Errors in document processing and delays in handling job openings reduced efficiency and caused stress for shift workers.
— Transparency and automation of key stages help speed up the process, minimize errors, and build trust in the process.

Hypothesis: If we combine job matching, document management, security checks, and contract signing into a single platform, employees will be able to complete the hiring process independently without errors or delays, while HR and managers can focus on oversight and exceptional cases.

Implementation and collaboration with the client:
— Business process analytics: We conducted a detailed analysis of how shift workers search for job openings, how managers process documents, and which stages require manual intervention.
— Interface design: The UX is optimized for both mobile and web applications; each user role sees only relevant features, and job search and document upload are as simple and intuitive as possible.
— Sprint-based development: features were rolled out in phases—registration, job search, document upload, CRM integration, security verification, SMS-based signing, and planned feature expansion.
— Testing in real-world scenarios: all processes were tested using the client’s data to minimize errors and make the user journey as smooth as possible.
— Gradual rollout of new features: electronic signatures, ticket and accommodation booking, and feature expansion without interrupting service.

Result: The client’s team received a transparent development process with constant feedback, while shift workers and managers received a service that works “out of the box,” speeds up employee onboarding, and reduces the workload on HR without losing control.

Текущая доступность работы

https://else-digital.ru/cases/regro-vahta/

Скриншоты