Веб-портал для нотариальных контор Секретарь

Главное о кейсе

Идея стартапа принадлежит питерской нотариальной конторе. Ее сотрудники использовали в работе профильную программу, которая не учитывала все особенности ведения правовых сделок.

Компания поняла, что ей нужен свой уникальный продукт, чтобы он соотносился с реалиями ее деятельности. И что в последующем его можно предложить коллегам и монетизировать. Она вышла на инвестора, и вместе с ним обратилась к нам за реализацией проекта.

Цель разработки – создать и выпустить на рынок web-платформу с виртуальными офисами нотариусов, в которых удобно вести учет по сделкам с клиентами и контролировать рабочие процессы.

Как проект изменил жизнь пользователей

Регистрировать контору и работать в бизнес-системе для нотариусов могут только проверенные специалисты. Скоринг происходит перед этапом авторизации:

– доверенное лицо, руководитель или нотариус вводит данные о компании;
– администратор платформы обрабатывает информацию;
– при успешной модерации на почту приходит пароль для входа.

После активации своего виртуального офиса пользователь добавляет сотрудников конторы (если они есть), вносит информацию о клиентах и переносит заявки в систему. Теперь у организации есть единое рабочее пространство с удобными инструментами, шаблонами и фильтрами.

Добавленные сотрудники заходят на платформу по присланным на почту данным. Уровень доступа зависит от роли в системе и кастомизируется руководителем. Даже при одной и той же должности у пользователя может быть разный набор функциональных возможностей. Например, один только просматривает информацию и вносит комментарии, а другой добавляет исполнителей и редактирует заявки. Управляющий получает web-уведомления о любых вносимых изменениях в рамках его конторы.

По смыслу бизнес-система для нотариусов – это огромный архив данных, продуманно организованный под автоматизированное ведение нотариальных действий. Сейчас их шесть:

Доверенность
Согласие на выезд несовершеннолетнего ребенка
Договор купли-продажи доли в обществе с ограниченной ответственностью
Свидетельствование подлинности подписи на заявлении без отправки
Договор купли-продажи недвижимости
Свидетельствование подлинности подписи на заявлении с отправкой в ФНС

Заявки по ним создаются по готовым шаблонам, которые помогают нотариусу не упустить ни одну деталь в обработке клиентского запроса. Есть загрузка и выгрузка сканов документов.

Каждой заведенной заявке назначается статус (активный/неактивный), приоритетность и уровень сложности. Чтобы быстро найти нужную, достаточно воспользоваться встроенными фильтрами или ввести данные в поиск.

Схожими функциональными возможностями наделены информационные базы по клиентам и сотрудникам. Они тоже имеют пошаговое заполнение карточек, централизованное хранение в отдельных разделах и удобную фильтрацию.

Несмотря на сложность системы нам удалось не загромоздить интерфейс и визуально направлять пользователя по рабочим сценариям. Вдобавок мы составили подробную инструкцию всех действий на платформе, чтобы ему было легче адаптироваться и ускорить отслеживание сделок.

Бизнес-задача и ее решение

С помощью созданных виртуальных офисов конторы в 3 раза быстрее обрабатывают запросы, так как большинство задач автоматизировано. Сотрудники могут уделить больше внимания самим клиентам, вместо того чтобы тратить время на рутину.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Разработка велась на Python (Django) и React.js.

Для организации работы с большим количеством данных мы использовали PostgreSQL.

Чтобы не загромождать сервер объемными файлами и иметь к ним быстрый доступ, настроили перенос данных в облачное хранилище Amazon S3.

Особенности системы:

Интеграция с DaData для автоматического ввода информации о клиентах и минимизации человеческого фактора ошибки.
Настройка ролей и доступа: каждый пользователь видит только то, что ему нужно для работы.
Удобная навигация: все ключевые функции разделены по понятным разделам: «‎Клиенты», «‎Сотрудники», «Реестр заявок».
Система рассчитана на то, чтобы в будущем без проблем добавлять новых пользователей и расширять функционал.

Самое главное – платформа закрывает реальные задачи нотариусов и не содержит ничего лишнего.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

На реализацию проекта потребовался один год. С нашей стороны в разработке участвовал аналитик, девопс, проджект, дизайнер, тестировщик, фронтенд и бэкенд разработчики. Со стороны заказчика: инвестор и помощник нотариуса.

Самым сложным стало начало, потому что у клиента не было ничего, кроме идеи. Мы проводили интервью с сотрудником конторы по деталям процессов и упорно брифовались по видению проекта.

Согласовали логотип, собрали UI-kit по мере отрисовки макетов и презентовали прототип заказчику. После чего составили подробное техническое задание на разработку с описанием архитектуры, алгоритмов и способов взаимодействия.

Программирование платформы разделили на 5 этапов – разделов системы. После каждого пула задач тестировали полученный функционал, созванивались с фаундерами и показывали, как он работает. Такое решение позволило нам локально и быстро вносить правки до того, как они накопятся.

Сейчас продукт находится на стадии MVP, тестируется внутри нотариальной конторы и их коллег. Мы получили положительный отзыв заказчика, который уже продумывает способ монетизации бизнес-системы по предложенными нами вариантам.

Есть намеченные расширения и по функционалу, например, проверка порядочности клиента и встроенный календарь событий с оповещениями.

Текущая доступность работы

Размещено на тестовом сервере

Скриншоты