Автоматизация бизнес-процессов в группе компаний ITECH на базе Битрикс24

Главное о кейсе

1) Сократилось среднее время до первого контакта с клиентом, приславшим запрос в компанию, с 4 часов до 1,5 часов

2) Сократилось время на первичную оценку качества заявки (квалификацию) с 3 дней до 1 дня

3) Сократился на 30% средний срок заключения сделки (от первого контакта до передачи в работу)

4) В 2,1 раза увеличился объем сделок на менеджера, но качество обработки сделок выросло

5) Срок запуска проекта в работу сократился в 1,8 раза

6) Срок согласования договора скоратился в 4 раза

7) Срок согласования служебной записки сократился в 2 раза

8) Количество фиксируемых в CRM событий в ходе работы над сделкой выросло с 15 до 189, в разы повысив полноту и точность информации по проекту. При этом благодаря автоматизации воронки продаж повысилось удобство работы для менеджеров и сильно снизилась нагрузка по фиксации информации по сделке.

9) 73% задач ставятся по шаблонам или автоматически

10) Отношение «зависших» сделок, не двигающихся по воронке более 3 месяцев, ко всем сделкам в работе снизилось с 40% до 3%

---

1) The average time of the first contact with the client was reduced from 4 hours to 1.5 hours.
2) The time for the initial quality assessment of the application (qualification) was reduced from 3 days to 1 day.
3) The average time for making a deal has been reduced by 30% (from the first contact to work process)
4) The volume of deals per manager increased 2.1 times and the quality of deal processing increased
5) The time for launching the project into operation was reduced by 1.8 times
6) The contract approval period has been reduced by 4 times
7) The time for a memo approval was reduced by 2 times
8) The number of events recorded in CRM during the course of work increased from 15 to 189. It increased the accuracy of project info significantly. Due to the automation of the sales funnel, the work became more convenient for managers and the time they spent on deal info recording has been greatly reduced.
9) 73% of tasks are set automatically or with the help of templates
10) The ratio deals, which were not moving in the sales funnel for more than 3 months, decreased from 40% to 3% (concerning all deals)

Бизнес-задача и ее решение

Задачи проекта:
1. Автоматизация работы отдела продаж.
2. Создание системы управление задачами и проектами для нескольких отделов, чтобы повысить результативность работы сотрудников.
Высвободить ресурсы, которые они тратят на рутинные задачи.
3. Автоматизация бизнес-процессов и документооборота
4. Создание эффективного рабочего инструмента для сотрудников


После изучения решений, которые предложены на рынке и сравнения все значимые критериев, для автоматизации собственных бизнес-процессов мы выбрали Битрикс24:Корпоративный портал. При этом одним из основных требований к автоматизации на базе Битрикс24 было требование максимально использовать стандартные модули и решения коробочной версии. Чтобы обеспечить устойчивость системы (особенно при обновлениях, которые выходят регулярно) и оптимизировать расходы на поддержку проекта.

Самый трудоемкий и сложный был первый этап работы: сбор бизнес-требований внутри холдинга, анализ процессов, разработка концепции проекта по автоматизации. После чего мы приступили к реализации проекта по релизам, каждый из которых состоит из этапов аналитики, проектирования, реализации, обучения и сопровождения.

Результаты нескольких релизов:

1) CRM
– Настроена и автоматизирована воронка продаж в соответствии с нашими бизнес-процессами и портфелем услуг.
– Настроена отчетность по воронке продаж и работе отдела продаж.
– CRM интегрирована с сервисом сквозной аналитики Roistat, настроена сквозная аналитика.
– Настроена система уведомлений для менеджеров, автоматизирована система контроля CRM-дисциплины.
– Проведена интеграция с системой документооборота и финансовым блоком.

2) Управление проектами и задачами, рабочие инструменты
— Созданы и настроены группы (проекты) для работы команды по проектам клиентов. Настроена связь с финансовым блоком и документооборотом
— Автоматизирована постановка типовых и повторяющихся задач
— Интегрирован сервис «Спецификатор»: автоматизация подготовки спецификаций-расчетов по услугам

3) Документооборот, финансовый блок
– Автоматизирован процесс согласования, подписания и отслеживания статусов договоров
– Автоматизирован процесс выставления счетов и актов, подготовки печатной версии документов, обмен данными с 1С, отображение статусов документов.
– Адаптирована работа с договорами и бухгалтерскими документами под электронный документооборот
– Интегрированы данные CRM и 1С для решения задач управленческого учета

4) Корпоративный портал, HR, сервисы для сотрудников
– Структура компании, списки сотрудников
– Интеграция с Active Directory: авторизация по единым учетным данным, автоматическое обновление данных о сотрудниках 
– Автоматизация согласования и исполнения служебных записок
– Автоматизация оформления командировок и отпусков 
– «Обедер»: сервис заказа еды в офисе
– Интеграция с собственным telegram-ботом, с помощью которого можно найти контакты коллег и заказать еду
– Уведомления о корпоративных мероприятиях, днях рождения сотрудников, новости компании, опросы и голосования

---

Project tasks:
1. Automation of the sales department.
2. Creation of a task and project management system for several departments in order to increase the productivity of employees.
3. Spend less time on routine tasks.
4. Automation of business processes and workflow
5. Creating an effective work tool for employees


After studying several solutions the market offers, and comparing all relevant criteria, we chose Bitrix24:Corporate Portal to automate our own business processes. One of the main requirements for Bitrix24 automation was to maximize the use of standard modules and solutions of Box Pack. It was necessary to provide the stability of the system (taking into account regular updates) and optimise project support costs.

The first stage of work was the most time-consuming and difficult. We needed to collect business requirements within the holding, analyse inner processes and develop a concept for this project. After that, we started to release project gradually, each release had its own analytics, design, implementation, training and maintenance.

The results of several releases:

1) CRM
– The sales funnel was set up and automated in accordance with our business processes and portfolio of services.
– Sales funnel and the sales department reporting were set up.
– CRM was integrated with Roistat end-to-end analytics service.
– A notification system for managers was set up, a CRM monitoring system was automated.
– The workflow and financials were integrated.

2) Project and task management, work tools
– Groups (projects) for the team to work on customer projects were created.
– Routine and repetitive tasks were automated
– The “Specifier” service, which automates the preparation of services calculations was integrated.

3) Document flow and financials
– The process of approval, signing and tracking the contract status was automated.
– The process of invoicing, preparing a printed version of documents, 1C data exchange and the status of the document display was automated
– Work with contracts and accounting documents for electronic workflow was adapted.
– CRM and 1C data were integrated to solve management accounting problems

4) Corporate portal, HR, services for employees
– Company structure, employee lists
– Integration with Active Directory for single-source authorisation and automatic personnel data updating
– Automation of memos for coordination and performance
– Automation of business trips and leaves
– Luncher: office food ordering service
– Integration with your own Telegram bot, which helps to find colleagues contacts and order food
– Notifications of corporate events, employee birthdays, company news, surveys and polls

Прочая информация о кейсе

Автоматизацяи бизнес-процессов ITECH.group на базе Битрикс24.
ITECH.group — холдинг IT-компаний, в который входят digital-агентство полного цикла ITECH, веб-интегратор ZeBrains — специализируется на IT-аутсорсинге и разработке мобильных и веб-сервисов, компания BitRoot — занимается серверным администрированием и безопасностью, а также ряд продуктовых IT-компаний.
В компании более 200 сотрудников, распределенные команды, 6 офисов в 5 городах: Ульяновске, Москве, Санкт-Петербурге, Краснодаре и Лондоне.

---

ITECH.group is a holding of IT companies, which includes a full-service digital agency ITECH, a web integrator ZeBrains, BitRoot company and a number of other product IT companies. Our web integrator specialises in IT outsourcing and mobile and web services development, while BitRoot company works with server administration and security.

The company has more than 200 employees, separated teams and 6 offices in 5 cities: Ulyanovsk, Moscow, St. Petersburg, Krasnodar and London.

Скриншоты