АЙТИФОКС гант Система контроля и планирования рабочего времени сотрудников

Главное о кейсе

АЙТИФОКС гант - это программное обеспечение, которое мы разработали для контроля загруженности сотрудников.

Как проект изменил жизнь пользователей

После внедрения АЙТИФОКС гант мы избавились от проблем простоя и перегрузки персонала. Теперь заранее видим, кто чем занят, и можем оперативно влиять на ситуацию.

Бизнес-задача и ее решение

АЙТИФОКС гант — наше программное обеспечение для контроля загруженности сотрудников. Раньше мы использовали Excel, но это вызывало проблемы:
- забывали проставить занятость,
- перегружали сотрудников,
- не выделяли нужных специалистов на проекты.
Как результат — простои и дефицит разработчиков, что влияло на рентабельность и нервы.
Решение проблемы за 1 месяц
Не найдя подходящей системы на рынке, мы создали свою. Изучив варианты, поняли, что ничего не подходит: где-то сложно, где-то неинформативно, а где-то много ошибок.
Почему важно планировать рабочее время
Мы занимаемся ИТ-аутсорсингом и ведем несколько проектов одновременно. Каждый разработчик — дорогой актив, и его простой — удар по рентабельности. Нам важно знать загрузку на несколько месяцев вперед.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Разработка АЙТИФОКС гант
Идея собственной системы планирования зрела долго. Мы изучили рынок, но ничего не подошло, и оставались на Excel. Однако, человеческий фактор приводил к ошибкам.
Мы опросили менеджеров, провели собрания с разработчиками и создали прототип, который стал основой АЙТИФОКС гант.
С какими сложностями столкнулись?
Главная сложность — ограниченные сроки. Проект был рассчитан на месяц, после чего команда переходила к новому проекту. Мы отнеслись к нему как к коммерческому: сформировали команду из менеджера, разработчиков и тестировщика.
Менеджер ставил задачи в Shtab. Разработчики брали задачи из “To Do” и перемещали в “Test” после выполнения. Тестировщики сразу подключались. Вопросы решались с тимлидом или техдиректором. Такой подход обеспечил быстрый результат. Система разработана и протестирована в срок.
Как работает АЙТИФОКС гант?
Для планирования работы сотрудников используем:
График работы:
Отображает всех сотрудников, их специализацию и загрузку по спринтам. Спринты — это пятидневные периоды, в конце которых сдаем отчет. Загрузка отображается цветами: зеленый — полная, красный — перегрузка, серый и желтый — частичная.
Диаграмма загруженности:
Показывает все проекты и загрузку сотрудников. Это помогает избежать перегрузки и простоя.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Планируем доработки:
- Анализ план/факт через интеграцию со Shtab.
- Разработка собственного счетчика с функцией скриншотов и индекса активности.
- Мониторинг дат выставления счетов и статусов оплат.

Прочая информация о кейсе

Результат после внедрения АЙТИФОКС гант
Избавились от проблем простоя и перегрузки. Теперь видим занятость сотрудников в реальном времени и можем оперативно реагировать. Система кроссплатформенная и обновляет данные мгновенно.
Система подходит не только нам, но и другим компаниям, ведущим много проектов. Она экономит время, контролирует загрузку и повышает эффективность.