Создание корпоративного портала

Главное о кейсе

Ежедневный трафик на портал:
Рост на 350%.
В апреле — в среднем 100 уникальных пользователей в сутки.
В августе — в среднем 450 уникальных пользователей в сутки.

Ежемесячная вовлеченность в новостной ленте:
Апрель/август — рост на 470% (лайки, комментарии).

Вовлеченность в разделе “Обучение”:
Август — 50 — среднее число слушателей вебинара.

Показатели по Telegram-каналу:
Апрель/август — просмотры новости — рост +70%.

Показатели по дайджесту:
Апрель/август — открываемость письма — рост +50%.
Апрель/август — уникальные переходы — рост +110%.

ENG

Achieved goals and KPIs based on the results of the launch

Daily traffic to the portal
Growth by 350%
In April - an average of 100 unique users per day
In August - an average of 450 unique users per day

Monthly engagement in the news feed
April / August - an increase of 470% (likes, comments)

Engagement in the "Training" section
August - 50 - average number of webinar listeners

Telegram channel indicators
April / August - news views - + 70% growth

Digest indicators
April / August - email open rate - + 50% growth
April / August - unique transitions - + 110% growth

Бизнес-задача и ее решение

ГЛОБАЛЬНАЯ ЦЕЛЬ

Упростить взаимодействие сотрудников с рабочими системами и сервисами и поддерживать командный дух.

ЗАДАЧИ

- Усовершенствовать внутренний портал, чтобы сотрудникам было удобно им пользоваться.
- Запустить новые разделы и функционал.
- Оперативно информировать и вовлекать персонал в жизнь компании, чтобы устранить ощущение разобщенности.

РЕШЕНИЕ

Шаг 1. Доступ к информации

Информация — это то, чего людям больше всего не хватает на самоизоляции, поэтому для начала мы упростили доступ к тому, что уже известно.

Переработали дизайн основных разделов портала “Структура”, “Бренды” и “Подразделения”, сделав их более информативными. Теперь найти, то, что нужно, можно быстрее. Например, в превью общей структуры группы компаний видно, какие сотрудники работают в каждом отделе. При наведении курсора на конкретного пользователя всплывает окно с именем, должностью, контактами, датой рождения и датами ближайшего отпуска. Плюс есть индикатор, который показывает, что человек онлайн на портале. Все то же самое видно при наборе имени сотрудника в поисковой строке.

Следом наладили каналы получения новой информации. Раньше ты мог услышать последние новости компании в столовой, у кофемашины или встретив учредителя в лифте. Но этих каналов больше не существует, поэтому мы завели новые.

На портале появились несколько рубрик, связанные с информацией и рефлексией:

- Время ЦФО (прим. ЦФО — центр финансовой ответственности, внутреннее название бренда)

Это небольшие видеоролики с руководителями департаментов, которые мы делали сами. Не на коленке, конечно, но с помощью подручных средств. В роликах ребята рассказывали, что у них сейчас происходит, какие услуги продаются, над какими проектами работают и как вообще устроились на удаленке.

- Подкаст Дирекции Бе/издев Подкаст

На этот раз в кадре учредители, отвечающие на вопросы сотрудников, которые мы заранее собираем. Формат очень хорошо зашел: ⅔ сотрудников смотрят видосы.

Чтобы помочь людям адаптироваться к работе из дома завели рубрику #Карантинхаки, где рассказываем о том, как настроиться на рабочий лад и не только. Например, в самом начале самоизоляции попросили наших айтишников проинспектировать разные сервисы видеосвязи и расписать их плюсы и минусы, чтобы ребята смогли быстрее и без потерь наладить удаленную коммуникацию с клиентами, коллегами и партнерами. Или дали несколько советов по работе с майндмэпами, чтобы не разводить бардак в голосове и управлении проектами.

Но интранет Kokoc Group был бы не интранет, если бы он был только про работу. Мы все живые люди, любим общаться и веселиться — этого сразу стало не хватать на самоизоляции. Ну и в конце концов людям нужно расслабляться, поэтому третий информационный блок, который появился в новостях портала, — про жизнь. Один из самых занимательных роликов в нем (да, что-то нас потянуло на видеоконтент) — интервью с детьми сотрудников к 1 июня о том, что такое диджитал и как им живется, когда родители работают из дома.

Дали возможность высказываться сотрудникам анонимно в рубрике #НеДержиВСебе. В формате стендапа, но в тексте. Сразу полетели боли, радости и просто личные мнения. Отправить “боль” анонимно можно специальному Телеграм-боту.

Конкурсы — отдельный инструмент. HR-менеджеры регулярно устраивают их. Например, предлагают угадать в фотках первоклашек взрослых коллег или устраивают турнир по Имаджинариуму, День кофе с викториной или праздничный квиз по случаю дня рождения одного из брендов группы компаний.

Шаг 2. Доступ к рабочим инструментам

Вернемся к работе. Еще одна задача, которую нужно было решить, — быстрый доступ ко всем инструментам. Сотрудники пользуются разными сервисами, и у некоторых их число может достигать нескольких десятков. Мы решили, что стоит собрать их все в одном месте, и сделали раздел “Мои инструменты”, который появился в профиле каждого пользователя портала. Внутри — иконки всех доступных конкретному сотрудников сервисов компании, есть фильтр по категориям и поиск.

По клику на иконку пользователь переходит на сайт или страницу инструмента. При этом ему не нужно вводить логин и пароль, он автоматически входит в свой аккаунт.

Шаг 3. Обучение

Когда мы каждый день виделись в офисе, новые знания получали стихийно. К примеру, пиарщик мог встретить SMM-стратега на офисной кухне и тут же, пока пьют кофе, придумать идею статьи и накидать тезисный план текста. Поняли, что офис мы всей толпой вернемся не скоро, да и весь процесс обмена знаниями нужно было как-то систематизировать, поэтому мы внедрили на портале Модуль обучения.

Снаружи это выглядит как платформа онлайн курсов для сотрудников, к которым в будущем добавятся программы по адаптации новых сотрудников и офлайн курсы, когда будет возможность их проводить. Чтобы создать курс, не нужно заходить в админку сайта, есть понятный и простой редактор, который доступен всем пользователям, поэтому загрузить свою обучающую программу может любой сотрудник.

Для этого пришлось переделать модуль обучения от “Битрикс 24” – возможности модуля глубоко устарели. Например, любой сотрудник компании может создать свой обучающий курс прямо из публички.

Курсы в Модуле абсолютно разные: от юзабилити интернет-магазинов до онлайн-практикума по развитию креативного мышления. Для новых сотрудников или тех, кто дома позабыл, как пользоваться порталом, есть отдельный курс-гид по нему.

В июле предложили руководителям направлений и специалистам проводить собственные вебинары в meet.google.com. Записи и итоговые тесты по теме HR-менеджеры добавляют также в раздел “Обучение”.

Шаг 4. Упрощение запуска новых страниц

Еще до всей этой самоизоляции мы запускали новые разделы на портале, но каждый раз дизайн страниц нас приходилось собирать заново. Этот процесс нужно было упростить, особенно, в условиях карантина, когда вводить новые разделы нужно было быстрее.

Создали дизайн-систему с набором стандартных для нашего портала элементов, который включает, например, стили текста и цвета кнопок. На их основе дизайнеру проще рисовать новые страницы – он набирает ее из готовых элементов, которые уже согласованы с заказчиками и едины для всех разделов. Потому любая новая страница не выбивается из общей концепции портала.

Дополнительные инструменты

Конечно, пользователи не побежали на портал сразу, как только мы перешли на удаленку. Мы их туда заманивали с помощью корпоративного телеграм-канала. Дайджест с подборкой важнейших за последние 7 дней новостей (со ссылками на портал) приходит на почты каждый понедельник.

ENG

SOLUTION

Step 1. Access to information

Information is what people most lack in self-isolation, so to begin with, we made it easier to access what is already known.
We redesigned the main sections of the portal “Structure”, “Brands” and “Departments”, making them more informative. Now you can find what you need faster. For example, a preview of the general structure of a group of companies shows which employees work in each department. When you hover over a specific user, a window pops up with a name, job title, contacts, date of birth and dates of the next vacation. Plus there is an indicator that shows that a person is online on the portal. All the same can be seen when typing the employee's name in the search bar.

Next, we established channels for obtaining new information.
In the past, you could hear the latest company news in the dining room, at the coffee machine, or meeting the founder in the elevator. But these channels no longer exist, so we opened new ones.

Several headings related to information and reflection appeared on the portal:

- Time of the CFD (approx. CFD - the center of financial responsibility, internal brand name)

These are small videos with department heads that we made ourselves. Not on the knee, of course, but with the help of improvised means. In the videos, the guys told what was happening with them now, what services were being sold, what projects they were working on, and how they generally got a job at a remote location.

- Business Development Directorate Podcast

This time, the founders are in the frame, answering questions from employees that we collect in advance. The format has worked very well: ⅔ employees are watching videos.

In order to help people adapt to work from home, we have launched the #Quarantine Hacks section, where we talk about how to tune in to work and more. For example, at the very beginning of self-isolation, they asked our IT specialists to inspect various video communication services and describe their pros and cons so that the guys could quickly and without loss establish remote communication with clients, colleagues and partners. Or they gave some advice on working with mind maps, so as not to make a mess in voice and project management.

But the Kokoc Group intranet would not be an intranet if it was only about work. We are all living people, we love to communicate and have fun - this immediately became not enough for self-isolation. Well, in the end, people need to relax, so the third information block that appeared in the portal's news is about life. One of the last videos in it (yes, something pulled us to video content) - interviews with employees' children about what digital is and how they live when their parents work from home.

The employees were given the opportunity to speak anonymously in the #NotDeSeWe rubric. In stand-up format, but in text. Pains, joys and just personal opinions flew right away. You can send "pain" anonymously to a special Telegram bot.

Contests are a separate tool. HR managers arrange them regularly. For example, they offer to guess the first-graders of their adult colleagues in the photos, or they organize an Imaginarium tournament, Coffee Day with a quiz or a holiday quiz on the occasion of the birthday of one of the brands of the group of companies.

Step 2. Access to work tools

Let's get back to work. Another challenge that had to be solved was quick access to all the tools. Employees use different services, and for some, their number can reach several dozen. We decided it was worth collecting them all in one place, and made a section “My tools”, which appeared in the profile of each user of the portal. Inside there are icons of all the company's services available to a specific employee, there is a filter by category and a search.

By clicking on the icon, the user goes to the website or the page of the tool. At the same time, they do not need to enter a username and password, automatically logging into their accounts instead.

Step 3. Training

Once we saw each other in the office every day, new knowledge acquired spontaneously. For instance, a PR specialist could meet an SMM strategist in the office kitchen and immediately come up with an idea for an article and throw in a thesis outline of the text, while drinking coffee. We realized that we would not return to the office with the whole crowd soon, and the whole process of sharing knowledge had to be somehow systematized, so we introduced the Training Module on the portal.

From the outside, it looks like a platform for online courses for employees, to which in the future programs for onboarding new employees and offline courses will be added when they will be available. To create a course, you do not need to go to the site admin panel, there is a clear and simple editor that is available to all users, so any employee can download their training program.
To do this, we had to remake the training module from Bitrix 24 - the module's capabilities are deeply outdated. For example, any employee of the company can create his own training course directly from the public domain.

The courses in the Module are completely different: from the usability of online stores to an online workshop on the development of creative thinking. For new employees or those who have forgotten how to use the portal at home, there is a separate course guide to it.

In July, we invited line managers and specialists to host their own webinars at meet.google.com. Records and final tests on the topic are also added by HR managers to the "Training" section.

Step 4. Simplifying the launch of new pages

Even before all this self-isolation, we launched new sections on the portal, but each time we had to reassemble the page design. This process needed to be simplified, especially under quarantine conditions, when it was necessary to introduce new sections faster.

We created a design system with a set of standard elements for our portal, which includes, for example, text styles and button colors. Based on them, it is easier for the designer to draw new pages - he collects it from ready-made elements that have already been agreed with the customers and are the same for all sections. Therefore, any new page does not stand out from the general concept of the portal.

Additional tools

Of course, users did not rush to the portal as soon as we switched to remote control. We lured them there using our corporate telegram channel. A digest with a selection of the most important news (with a link to the portal) for the last 7 days comes to the mail every Monday.

Прочая информация о кейсе

Новый и удобный корпоративный портал у Kokoc Group — группы компаний, в которую входит Kokoc.com, — существовал еще до пандемии. На нем хранилась и обновлялась вся нужная информация о 600 сотрудниках (телефоны, почта, номер опенспейса), 40 продуктах, 20+ брендах, продакт-оунерах (для кросс-сейлинга), новостная лента, раздел с интересными мероприятиями на рынке, мерчем и корпоративными скидками. Но все же основным форматом обмена новостей (формальных и неформальных) между сотрудниками всегда были пятиминутки у кофемашин и вечерний кальян.

Когда грянул коронавирус и все вынуждены были засесть по домам, общение прекратилось. Отделы продолжали общаться в своих чатах, но в целом оказались оторваны от других подразделений. Это сказалось как на работе, так и на психологическом состоянии людей.

Многие процессы усложнились. Мы быстро настроили удаленный доступ к большинству систем, но работа немного подтормаживала, потому что все поменялось. На рабочем компьютере все, что нужно, у тебя в закладках, ты закрытыми глазами можешь «нащупать» CRM или корпоративный задачник. Дома же, когда на тебе пижама, на клавиатуре кот, а за спиной дети, вспомнить, где лежит нужный файл, становится сложнее.

В общем, нужно было как-то собрать всех вместе, чтобы поддерживать эффективность работы и командный дух. Мы решили, что идеальный для этого канал — корпоративный портал с возможностью анонсирования его материалов в корпоративном Telegram-канале и еженедельном дайджесте на почту.

ENG

A new and convenient Kokoc Group corporate portal – a group of companies including Kokoc.com – had already existed prior to the pandemic. It stored and updated all the necessary information about 600 employees (phones, mail, open space number), 40 products, brands, product owners (for cross-selling), a news feed, a section with interesting events on the market, merchandise and corporate discounts. Still, the main format for exchanging news (formal and informal) between employees has always been five minutes at the coffee machines and evening hookah.

When the coronavirus broke out and everyone had to go home, communication stopped. The departments continued to communicate in their chats, but, in general, were cut off from other departments. This affected both work and the psychological state of people.

Many processes have become more complex. We quickly set up remote access to most systems, but the work slowed down a bit, because everything had changed. On your work computer, everything you need is in your bookmarks, with your eyes closed you can “grope” a CRM or a corporate problem book. At home, when you are wearing pajamas, a cat is on the keyboard, and there are children behind your back, it becomes more difficult to remember where the file you need is.

In general, it was necessary to somehow bring everyone together in order to maintain efficiency and team spirit. We decided that the ideal channel for this is a corporate portal with the ability to announce its materials in the corporate Telegram channel and a weekly digest by mail.

Скриншоты