Как компания Innostage объединила 1200 сотрудников с помощью интранета

Главное о кейсе

Основной проблемой было отсутствие единого информационного центра — пространства для сотрудников, где были бы собраны все новости и полезные сведения о процессах в компании. Innostage не хватало инструмента, который объединил бы 1200 человек.

После анализа рынка и поиска поставщика руководство компании выбрало корпоративный портал K-Team - готовое решение «КОРУС Консалтинг» на базе «1С:Битрикс24».

Корпоративный портал K-Team стал стратегически важным для компании инструментом, который одновременно: источник информации для всей команды, средство коммуникации и удобное приложение из категории «все под рукой».

Уникальность портала в микросервисной архитектуре, что позволяет добавлять новые функциональные модули очень быстро.

Главные результаты:

1. Сейчас на портал ежедневно заходят около 800 сотрудников — ⅔ команды.
2. Портал меняет корпоративную культуру в компании, делает команду более сплоченной. Это не только ежедневный канал информации, но и хороший инструмент, который позволяет разговаривать с людьми напрямую.
3. Портал дает возможность сотрудникам быть услышанными: многие начинают и заканчивают свой рабочий день на портале, пишут статьи и комментарии, активно поддерживают своих коллег.
4. Портал экономит время сотрудников на поиске информации, а также благодаря удобному доступу к корпоративным сервисам.

Case study in English:
https://docs.google.com/document/d/1kh0NllNbm3xGS8IYAQ1hFo2z3O5hKyOPCxHF35aN2J4/edit

Как проект изменил жизнь пользователей

Как оптимизировали работу сотрудников Innostage:

1. Снизилось время на получение корпоративных сервисов и нагрузка на отдел кадров. Например, одним из самых частых вопросов был — «Сколько дней отпуска у меня осталось?». Теперь сотрудники могут получить справки и посмотреть остаток дней отпуска в своем личном кабинете.

2. Руководители видят все отсутствия своих подчиненных в едином графике, это позволяет более качественно планировать загрузку отдела.

3. Снизилось число окон и авторизаций, с которыми вынуждены работать сотрудники. Теперь в необходимые системы можно попасть через единое окно - корпоративный портал.

4. Один из самых ожидаемых модулей - бронирование рабочих мест, который реализовали в едином интерфейсе с использованием наглядной карты офиса. Теперь можно быстро найти сотрудника по ФИО, узнать, как зовут соседа, и из какого он отдела.

5. Благодаря модулю Управления задачами и проектами, ставить и контролировать задачи стало гораздо проще.

6. Полностью автоматизирована работа центра обучения и развития в части создания и назначения курсов и программ обучения.

Как оптимизировали процессы в целом:

1. Портал подсвечивает точки роста в совершенно разных бизнес-процессах компании. Например, в Банк идей постоянно приходят предложения по улучшению не только работы портала, но и других сфер. Так, недавно сотрудники попросили сделать видимой на платформе информацию о том, привезли ли в столовую еду. Для этого на портале организовали онлайн-трансляцию холодильников.

2. Произошла оптимизация знакомства сотрудников с процессами и регламентами. Благодаря блоку "Обучение" продукта iMpact LMS, скучные регламенты превращаются в интерактивные курсы и онлайн-обучение, которые можно назначить определенным сотрудникам, и к которым сотрудник может в любой момент вернуться.

Бизнес-задача и ее решение

БИЗНЕС-ЗАДАЧИ:

1. Обеспечить быстрый доступ к нужной информации в любое время и с любых устройств
2. Улучшить вовлеченность сотрудников в корпоративную жизнь, наладить внутреннее взаимодействие, как следствие, снизить текучесть персонала
3. Оптимизировать работу внутрикорпоративных сервисов, повысить их отслеживаемость
4. Обеспечить оперативное информирование о новостях и событиях компании
5. Дать возможность сотрудникам комментировать новости, события и документы по принципу социальной сети
6. Снизить объем рутинных задач и эффективнее распределять ресурсы сотрудников
7. Сделать образовательный процесс проще и доступнее, автоматизировать систему обучения, оценки и развития

РЕШЕНИЕ:

Этап 1 - внедрение MVP

Команда Innostage поставила сжатые сроки для реализации проекта — 30 дней.
За месяц мы собрали минимально жизнеспособный продукт. Взяли только те сервисы, которые точно нужны, и наполнили базовой информацией: новостной канал, дни рождения, информация о новых сотрудниках, банк идей. За это же время настроили интеграции с «1С», чтобы как можно меньше времени тратить на ручной труд.

Вся информация даже в первой версии портала подгружалась автоматически из кадровых систем клиента.

Сразу после старта в Innostage появилась большая кросс-функциональная команда, в которую сейчас входят представители IT, HR и внутриком направлений, которые договорились работать по гибкой методологии Agile. Продуктовый подход позволил вовремя проводить переприоритизацию задач и получить продукт, отвечающий потребностям бизнеса.

Этап 2 — работа с обратной связью

Команда Innostage представила MVP своему внутреннему клиенту — сотрудникам. Для этого организовали одновременно очную и онлайн-презентацию портала. Собралось не меньше 500 человек — и это только в онлайн-формате. В рамках презентации рассказали о проекте и стратегии его развития, показали сам продукт, при этом демонстрация шла не на статичных картинках, а на самом продукте — портале.

Обратная связь от клиента — важнейший этап любого ИТ-проекта. Именно она помогает сделать итоговый продукт таким, чтобы им хотелось пользоваться. Совместно с командой Innostage мы разобрали обратную связь и исходя из нее начали вносить корректировки и улучшать портал.

Этап 3 - доработки и развитие портала

Этот этап оказался самым длительным. Первые три месяца мы общались с сотрудниками, подкручивали технические моменты. Затем начали добавлять на портал функциональные модули, которые запрашивали внутренние бизнес-заказчики (HR-департамент и отдел внутренних коммуникаций): модуль обучения, карту бронирования офиса и другие. Модуль обучения взяли у iMpact LMS и интегрировали его с порталом. Данный вендор сконцентрирован именно на продукте для HR-процессов (обучение, развитие, оценка и т.д.), и эта фокусировка дает ему огромное конкурентное преимущество по сравнению с другими предложениями на рынке.

Также добавили геймификацию, организовали магазин мерча, начисление баллов за разные достижения. После того как обновления были готовы и запущены — снова организовали трансляцию для сотрудников.

Этап 4 - сопровождение портала

После второй презентации коллеги из Innostage начали проверять гипотезу ценности, отслеживать статистику: в какие разделы заходят чаще, кто, каких инструментов не хватает сотрудникам. Запустили на портале банк идей, туда сотрудники вносят самые разные предложения по доработкам и фичам. Всю эту информацию использовали для формирования дорожной карты развития портала.

БИЗНЕС-РЕЗУЛЬТАТЫ

1. Поиск контактов сотрудников сократился с 5-10 минут до 30 секунд (сейчас достаточно просто вбить ФИО в поисковую строку).
2. Покрытие аудитории обязательными курсами выросло с 0% до 79%, появилась возможность автоматического контроля назначения и прохождения курсов.
3. Вовлеченность сотрудников компании мы измеряем по пятничным публикациям, которые делаем в свободной - веселой или ностальгической форме. У нас всегда очень много реакций, лайков и комментариев.
4. На портале появился раздел “Колонка шефа”, в которой CEO компании от первого лица рассказывает о планах, стратегии, значимых результатах. Информационное покрытие персонала компании подобной информацией увеличилось с 4-5% до 70%.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Портал построен по принципу микросервисной архитектуры. Сочетание модулей в совокупности со стратегией пиара портала внутри компании и его позиционированием, как инструмента и канала для продвижения корпоративных ценностей, так и цифрового рабочего места, является уникальным и интегрированным решением. Которое впоследствии может быть масштабировано на другие компании.
Так же стоит отметить применение гибких методологий (Agile, KANBAN, SCRUM) и позиционирование портала как продукта для пользователей, а не как очередной информационной системы. Этот подход позволил формировать гипотезы востребованности модулей и проверять их, обеспечивая плотную и постоянную поставку ценности пользователям, поддерживая их интерес, вовлеченность и работая на их удержание.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

На старте команда внедрения не стала уточнять бизнес-требования внутренних заказчиков (например, HR), чтобы получить ценность от внедрения портала быстро. В этом был сильный риск, т.к. продукт мог оказаться в компании не востребован. Однако на этапе MVP на портале были только самые нужные и базовые сервисы - структура компании, справочники, новостной блок, управление задачами и проектами. И этот этап не потребовал критического финансирования. Команда приложила все усилия, чтобы портал после старта стал повседневным рабочим инструментом, и риск был оправдан.

Прочая информация о кейсе

ГК КОРУС Консалтинг. С 2000 года мы помогаем крупнейшим компаниям России и мира ответить на ключевые вопросы о себе и о развитии бизнеса с помощью технологий. Создаем конкурентные преимущества с помощью инноваций. Внедряем решения, которые приносят измеримый результат.

В нашей команде — профессионалы с многолетним опытом и экспертизой не только в области ИТ, но и в ключевых отраслях. Мы точно понимаем проблемы, с которыми вы сталкиваетесь каждый день, и готовы предложить их оптимальное решение.

Среди российских и международных клиентов компании — IKON Tyres, Tele2, «Азбука Вкуса», «Газпром нефть», «Дикси», INVITRO, корпорация «Иркут», Leroy Merlin, «Магнит», «Мегафон», «Норильский Никель», «Объединенная авиастроительная корпорация», О'КЕЙ, СТД «Петрович», ТТК, «Росатом» и «Юнифарм», «Яндекс.Деньги» и другие.

Скриншоты

Комментарий заказчика

Внедрение интранета запустило изменение корпоративной культуры: люди стали лучше узнавать друг друга, отправлять благодарности коллегам за помощь и больше вовлекаться в жизнь компании. Один из самых ожидаемых wow-модулей - бронирование рабочих мест, который реализовали в едином интерфейсе с использованием наглядной карты офиса. Теперь можно быстро найти сотрудника по ФИО, узнать, как зовут соседа, и из какого он отдела