Разработка личного кабинета информационной системы для онлайн‑поступления в крупнейший вуз Восточной Сибири

Главное о кейсе

АИС «Абитуриент» — IT-решение, которое упростило приемную кампанию 2022-2023 годах для сотрудников и абитуриентов крупнейшего за Уралом вуза. Ежегодно более 20 000 со всей страны подают документы для поступления в СФУ.

Разработанное IT-решение включает в себя:
— личный кабинет оператора;
— личный кабинет абитуриента, также доступный в мобильном приложении;
— сервисы для записи на экзамены;
— средства для формирования списков зачисленных студентов;
— инструменты для создания и автозаполнения необходимых документов, возможность заверить согласие или договор электронной подписью;
— удобные дашборды и отчеты.

Как проект изменил жизнь пользователей

Разработка многофункциональной системы для автоматизации приемной кампании шла с 2022 года по 2023. С помощью React Native создали приложение: оно упростило подачу документов и просмотр полезной информации для поступающих. Благодаря нашему сервису число заявлений от абитуриентов увеличивается каждый год, и операторы приемной комиссии успешно справляются с обработкой. Вуз успешно завершил уже две кампании. Например, в 2023 году на первый курс университета зачислены 8 461 человек.

АИС «Абитуриент» упростила работу сотрудников, позволила принимать и обрабатывать заявления намного быстрее. Если раньше во время приемной кампании операторы буквально жили в университете, то теперь удается избегать переработок. Также благодаря системе стало легче управлять рабочими процессами за счет назначения прав в личном кабинете сотрудника.

Студентам АИС «Абитуриент» дала возможность подписывать любые документы без визита в вуз: мы добавили в сервис простую электронную подпись. Также мы продумали заполнение заявления таким образом, чтобы минимизировать риск ошибок.

Система получила хорошие отзывы от поступающих и работников СФУ, поддержала современный имидж вуза. Среди достоинств сервиса пользователи выделили интуитивно понятный интерфейс и приятный минималистичный дизайн.

Бизнес-задача и ее решение

До 2022 года у СФУ был собственный сервис. Он работал многие годы, технологии, с помощью которых он был разработан, устарели. Постепенно сервис перестал соответствовать требованиям университета и государства. От нас требовались разработка и интеграция современного IT-решения для приемной комиссии.

Реализовали:
1. Личный кабинет для абитуриентов с богатым набором функций. Поступающий, авторизуясь на компьютере или в кроссплатформенном мобильном приложении, может:
— просмотреть информацию о вузе;
— выбрать направления, на которые можно поступить, с помощью калькулятора ЕГЭ;
— увидеть списки поступающих, конкурсные списки и свою позицию в них;
— задать вопросы оператору в чате;
— заверить согласие, заявление, договор с помощью простой электронно-цифровой подписи, подтверждение происходит с помощью смс-сообщения.
2. Личный кабинет оператора приемной комиссии, который в зависимости от уровня доступа позволяет:
— принимать заявления от абитуриентов, которые пришли в вуз очно;
— редактировать и модерировать заявления, поданные онлайн, офлайн, а также с помощью суперсервиса ЕПГУ;
— составлять экзаменационные списки, учитывать преимущества поступающих для формирования конкурсных списков;
— редактировать информацию в контентной части мобильного приложения;
— отправлять сообщения в абитуриентам на почту и в личный кабинет, настраивать отложенную отправку и рассылки;
— создавать любые группы пользователей через интерфейс и распределять их права в зависимости от процессов.
3. Двустороннюю интеграцию с ФИС и суперсервисом «Поступление в вуз онлайн» от ЕПГУ: все заявления, поданные через АИС «Абитуриент» регистрируются в этих системах, и наоборот.
4. Удобную систему отчетов:
— целевые показатели приема для вуза и его филиалов разделены, в итоговых строках можно увидеть число мест в каждом из них;
— дашборд в личном кабинете оператора отражает общее количество мест в вузе, поданные заявления, число абитуриентов и зачисленных студентов, конкурсные показатели, средние баллы по ЕГЭ для разных направлений;
— отчеты генерируются за секунды, на экране видно время, можно скачать последний отчет, а не создавать новый, чтобы не увеличивать нагрузку на систему;
— оператор может группировать отчеты по типам, создавать отчеты за предыдущие периоды.

Мы продолжаем развивать IT-решение, добавили новый функционал, необходимый СФУ для приемной кампании 2023 года. Среди обновлений — система дашбордов и отчетов, упрощение работы с целевыми показателями в личном кабинете сотрудника.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

При разработке IT-решения мы использовали элементы чистой архитектуры. Чтобы сервис был готов к высоким нагрузкам, развернули его на серверах вуза с помощью Kubernetes. Мы достаточно поздно получили доступ к государственным приемным сервисам, в период приемной кампании они активно дорабатывались, поэтому интеграция с ними стала сложной задачей. Но использование собственного фреймворка Steroids, в котором собраны удачные решения за все годы нашей работы, позволило ускорить разработку.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Наш заказчик изначально знал, какой продукт ему нужен, благодаря старому сервису. Функционал MVP необходимо было запустить к заданному времени. Провели несколько установочных встреч по 3–4 часа, изучили существующий сервис, его возможностях. Вместе с заказчиком решили, какой функционал нужно оставить, какой доработать или добавить, а какой уже не актуален. Рисовали схемы в Miro, составляли таблицы, чтобы систематизировать информацию. Итогом стало понимание, каким должен быть готовый продукт. Также мы четко установили сроки запуска.

Но из-за задержек и изменений в работе суперсервиса Госуслуг планы немного нарушились. Сначала мы долго ждали API, а потом — в режиме реального времени адаптировали свой сервис к часто изменяющимся условиям. Все это время непрерывно были на связи с представителями СФУ: помогали разобраться в функционале, оперативно реагировали на всплывающие ошибки, исправляли их как можно скорее. Также помогли преодолеть крупную DDoS-атаку на сервер университета.

Скриншоты