Тираж личного кабинета сотрудников «Пятёрочки» на другие бизнес-единицы X5 Group

Главное о кейсе

В 2019 году мы в KTS совместно с командой заказчика и партнером, отвечавшим за SAP, разработали новый личный кабинет для 260 тысяч сотрудников «Пятёрочки». Успехи нового ЛК «Пятёрочки» заметили другие бизнес-единицы X5 Group и захотели внедрить этот продукт у себя.

В 2022 году ЛК был запущен в бизнес-единице X5 Transport, X5 Import, X5 Недвижимость в виде отдельной копии (инстанса) с доработками. Из-за этого тестирование и отладка новых фичей в ЛК «Пятёрочки» тормозилась дополнительной проверкой на инстансе других бизнес-единиц.
В 2023 году было принято решение объединить несколько инстансов в один и адаптировать под новые изменения, а также тиражировать единый ЛК на другие бизнес-единицы — «Чижик», «Перекрёсток», «Синергию», «Корпоративный Центр» и «X5 Tech».

В рамках тиража мы последовательно адаптировали ЛК под развертывание в других бизнес-единицах — настроили интерфейс ЛК, главную страницу и функции под каждую бизнес-единицу.

Кроме того, по требованию заказчика сделали специальный гибридный режим. Он позволял основную часть работы выполнять в новом личном кабинете, а некоторые сервисы, которые еще не адаптированы под новую версию, пока использовать в старой по ссылкам.

Как проект изменил жизнь пользователей

Сотрудники новых бизнес-единиц получили мощный, продвинутый личный кабинет в замен старого. Кроме того, ЛК доступен по единой ссылке для всех подразделений X5 Group. При этом у пользователей, которые переходят по старой ссылке тоже открывается новый личный кабинет.

Бизнес-задача и ее решение

⬤Предыстория

Изначально у всех департаментов X5 Group был личный кабинет для сотрудников на технологии SAP UI 5. Однако «Пятёрочка» столкнулась со сложностями при масштабировании сервиса. В итоге в 2019 году мы в KTS разработали новый личный кабинет поверх SAP для 260 тысяч сотрудников «Пятёрочки».

Благодаря автоматизации кадровых процессов и новым бизнес-результатам, ЛК «Пятёрочки» вырвался вперед по продвинутости личного кабинета для сотрудников. Успехи нового ЛК «Пятёрочки» заметили другие бизнес-единицы и решили адаптировать этот продукт у себя.

Замена SAP UI 5 на новую технологическую платформу позволила ускорить разработку и сделать её более гибкой, а также применить мультикомандный подход.

Новые сервисы стало возможно реализовывать не только на SAP, но и отдельно в новом личном кабинете. На бэкенде в виде микросервисов, а на фронтенде в виде микрофронтендов с помощью федерации модулей и библиотеки готовых UI-компонентов. Такой подход позволил сделать независимым релизный цикл компонентов и подключать независимые команды к их разработке.

Это позволило заказчику существенно увеличить скорость разработки и кратно поддержать возросший спрос на доработки в ЛК.
Таким образом, сейчас больше 20 микросервисов на бэкенде и больше 100 микрофронтендов.

Новый ЛК стал богаче по функционалу и более гибким, это заинтересовало другие бизнес-единицы.

⬤ Тираж

В 2022 году начали первый этап тиражирования ЛК — в него вошли X5 Transport, X5 Import, X5 Недвижимость. Этим бизнес-единицам было важно расположить ЛК на отдельных серверах, чтобы не конфликтовать с «Пятёрочкой» по нагрузке и серверным ресурсам. Поэтому было решено развернуть под них отдельную копию проекта.

⬤ Ситуация на 2023 год

1️⃣ Под другие бизнес-единицы был развернут отдельный инстанс (копия проекта) со своими особенностями. Из-за этого тестирование и отладка новых фичей в ЛК «Пятёрочки» тормозилась дополнительной проверкой на инстансе бизнес-единиц.

По итогу процесс деливери стал более долгим.

2️⃣ Кадровые процессы начали унифицироваться во всех бизнес-единицах.

3️⃣ Источник данных (SAP), корпоративная авторизация ADFS, электронный архив, сервисы электронных подписей были едиными для обоих инстансов.

❗ Это сделало очевидным необходимость объединения всех личных кабинетов в едином продукте, развернутом в едином инстансе.

⬤ Задача

Бизнес-задачей стало: объединить несколько инстансов в один и адаптировать под новые изменения, а также тиражировать единый ЛК на другие бизнес-единицы — «Чижик», «Перекрёсток», «Синергию», «Корпоративный Центр» и «X5 Тech».

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

В рамках тиража мы последовательно адаптировали ЛК под развертывание в новых бизнес-единицах и объединили два инстанса в один:

⬤ Сделали включение нужного стиля ЛК в зависимости от принадлежности сотрудника

В отдельном инстансе личный кабинет был перекрашен в фирменный стиль Х5 Group. Для объединения всех ЛК в единый инстанс мы создали инструмент, который позволяет включать нужную тему в зависимости от принадлежности сотрудника к бизнес-единице.

Кроме того, инструмент позволяет добавлять новые темы, который дает возможность в будущем разворачивать ЛК на другие бизнес-единицы.

Для «Пятёрочки» — красно-зеленая палитра, фирменный шрифт, а также логотип продукта с узнаваемой красной жилеткой. У других департаментов Х5 Group — это корпоративные бело-зеленые цвета, логотип, шрифты и фирменные иконки.

Посмотреть, как это выглядит, можно на скриншотах.

⬤ Адаптировали главную страницу ЛК под бизнес-единицы

Большая часть аудитории сотрудников «Пятёрочки» — линейные работники магазинов. У них есть два ключевых запроса: информация о зарплате и график смен. Потребности работников других бизнес-единиц отличались. Поэтому были разработаны дополнительные виджеты, которые закрывали потребности новой аудитории.

Для ещё более гибкой настройки главной страницы разработали дополнительные настройки. С их помощью заказчик смог наполнить главную для каждой бизнес-единицы по их вкусу.

Также мы освежили дизайн виджетов и запустили следующие новые:

◉ Ближайшие отпуска.
◉ Моя команда — ближайшие дни рождения, отпуска и смены подчинённых.
◉ Количество задач в работе и их статус.
◉ Обучающий виджет-слайдер для онбординга и вывода другой информации.

Количество виджетов и пользователей увеличилось, поэтому количество одновременных запросов в SAP возросло. Чтобы не перегружать систему, мы сделали кэширование данных из SAP на стороне личного кабинета.

⬤ Адаптировали функции личного кабинета под новые бизнес-единицы

Один из ключевых блоков ЛК — раздел задач и заявок. Он агрегирует в себе задачи из разных источников и позволяет отправлять заявки в сторонние системы. В том числе система support — внутренний сервис обработки кадровых заявок в HR ОЦО.

Новые пользователи ЛК имели другой инстанс системы support. При переводе на новый ЛК важно было подключить второй инстанс и настроить отправку сбора заявок из инстанса, который к этой бизнес-единице привязан.

До перехода на новый ЛК сотрудники других бизнес-единиц пользовались отдельным инстансом системы support. При переезде на новый ЛК важно было отправлять заявки и забирать задачи из инстанса, к которому привязана бизнес-единица.

⬤ Бесшовно соединили прежнюю версию ЛК и новую

При тиражировании многие процессы из старого ЛК нужно было реализовать в новой версии. Однако было неоправданно дожидаться реализации всех процессов в новом ЛК, прежде чем релизить его на новые бизнес-единицы.

Поэтому было решено часть процессов оставить в предыдущем ЛК, при этом добавить на них ссылки из нового личного кабинета. Чтобы переход между ними был бесшовный, мы сделали инструмент, который позволяет открывать страницы задач в предыдущем ЛК по адресам нового личного кабинета. Кроме этого кнопки назад и на главную в предыдущем ЛК стали вести на список задач и главную нового продукта.

Когда эти процессы полностью переедут в новый ЛК, для пользователя не меняется ничего кроме интерфейса, так как навигация и все адреса остаются прежними.

⬤ Мультикомандное взаимодействие

Благодаря мультикомандному подходу в проекте тиража участвовали не только KTS, но и другие партнеры заказчика. Каждый отвечал за доработки своих компонентов.

Команда заказчика отвечала за проработку требований и занималась настройками системы.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

⬤ Инсайт №1. При принятии решения о масштабировании на новые бизнес-единицы всегда есть два варианта:

1. Развернуть отдельные инстансы и внести доработки в новую копию, чтобы он соответствовал требованиям новой бизнес-единицы.

В первом случае бизнес-единицы получают независимость в внедрении изменений, однако и объем работ по внедрению фичей в продукт увеличивается. При этом в таком варианте команда, развивающая инстанс, получает полную независимость.

Соответственно нужно заранее определять дополнительные бюджеты на адаптирование фичей с основного инстанса.

2. Адаптировать единый продукт под требования новых бизнес-единиц.

При общем инстансе тестировать новые фичи проще, но развитие для разных бизнес-единиц должно согласовываться между собой.

Во втором кейсе бизнес единицы получают быструю доставку обновлений.

❗ Важно понимать, что независимое развитие увеличивает сложность доставки обновлений.

⬤ Инсайт №2. Важно учитывать контекст использования интерфейса

Основной запрос линейных сотрудников при входе в ЛК — посмотреть зарплату и график работы. Для входа они используют телефон или компьютер руководителя, поэтому вывод данных по зарплате на главный экран удобен.

Однако офисные сотрудники сидят за компьютерами рядом друг с другом, поэтому вывод информации об их зарплате на главный экран будет некомфортным. Было принято решение заблюрить по умолчанию информацию по зарплатам.

Текущая доступность работы

Нет в открытом доступе

Скриншоты

Комментарий заказчика

«Со нашей стороны было несколько ключевых требований к реализации проекта:
1. Подключение новых торговых сетей и бизнес единиц должно было происходить без остановки системы. Никакие данные (заявки, пользовательские настройки) из двух стендов не должны быть утеряны.

2. Пользователи старого ЛК не должны были лишиться каких-то сервисов к которым привыкли. Таким образом, на переходный период нужно было поддержать функционал, когда основной экран уже в новом ЛК, но некоторые сервисы пока доступны на старом портале по ссылке. Некоторые из сервисов работают в таком режиме до сих пор.

3. Переход должен быть максимально комфортный и понятный. Хотя UI сильно меняется, нужно было везде, где можно добавить подсказки и микролёрнинг.

Коллеги из КТС справились с задачей»

Иван Ефремов, владелец продукта «Цифровые HR-сервисы», менеджер направления