Авито Аукцион: миграция CRM c AmoCRM на Битрикс24

Главное о кейсе

В рамках проекта внедрили базовый функционал CRM Битрикс24 и успешно мигрировали данные из AmoCRM. Затем доработали функционал CRM Битрикс24 под требования заказчика и обучили сотрудников «Авито Аукцион» работе в CRM.

Как проект изменил жизнь пользователей

Ранее менеджеры проекта «Авито Аукцион» работали в системе AmoCRM, и к моменту обращения к нам столкнулись с рядом проблем:

— Ограниченный функционал. В AmoCRM не хватало настроек для воронок, сущностей и атрибутов под конкретные бизнес-процессы;

— Скромные возможности программы для кастомных доработок;

— CRM как инструмент управления взаимоотношениями с клиентами использовалась неэффективно: фактически она служила блокнотом для записи статистических данных.

Такому крупному бизнесу, как Авито, требовалась автономная коробочная платформа, которая встроится в закрытый контур группы компаний, без проблем сможет дорабатываться и неограниченно масштабироваться. Кроме того, заказчику было важно оптимизировать работу с клиентами, и CRM Битрикс24 как раз подходила для этих целей.

Ключевой результат проекта: работа сотрудников «Авито Аукцион» без перебоев продолжилась в новой CRM, а миграция на новое решение прошла бесшовно.

Мы развернули портал Битрикс24 и внедрили базовый функционал CRM: создали воронки и назначили стадии для сделок; настроили атрибуты для полей раздела «Сделки», «Контакты» и «Компании».

Затем интегрировали CRM с клиентскими формами на лендингах, настроили ролевую модель и наконец мигрировали данные из AmoCRM в CRM Битрикс24.

Далее развивали функционал CRM Битрикс24: автоматизировали обмен элементов атрибутом «Группа компаний» и «№ личного кабинета» и настроили инструмент для импортирования показателей эффективности работы менеджеров за последний месяц.

Бизнес-задача и ее решение

Бизнес-задача: перейти на CRM Битрикс24 с amoCRM и повысить удобство работы с воронками.

Решение: проект миграции состоял из 5 этапов.

1️⃣ этап. Подготовка к миграции.

• Подготовили «интеграцию» внутри AmoCRM, чтобы упомянутое приложение из Маркета заработало. Это еще не процесс стыковки двух систем, а создание внутри AmoCRM ресурса для мобилизации всех данных и подготовки их к переносу.

• Установили на портале Битрикс24 модуль для миграции из AmoCRM.

• Настроили на портале корректную организационную структуру компании («Отделы», «Сотрудники» и т. д.).

2️⃣ этап. Тестовая миграция с помощью модуля.

• Провели тестовую миграцию из AmoCRM в Битрикс24, проверили связи между элементами, наличие полей и их заполненность, количество перенесенных сделок и соответствие стадий. В предыдущей CRM между Сделками, Компаниями и Контактами были настроены определенные связи и потерять их означало лишить компанию плодов большого труда. Проверку проводили вручную, выборочно сравнивая сущности в обеих системах.

• Выявили ошибки и проанализировали их. Контакты и Компании перенеслись успешно; в Сделках были найдены дубли, а некоторые сделки вообще отсутствовали. Точечно устранить ошибки не получалось, пришлось удалить все данные и заново запустить миграцию. После второй выгрузки мы зафиксировали те же самые проблемы: часть Сделок утеряна, часть – задублирована.

Повторная миграция привела к тому, что Компании и Контакты, созданные первой выгрузкой, замножились. В перенесенных Сделках не хватало некоторых полей, которые были в AmoCRM. Стало понятно, что инструмент-мигратор доставляет больше проблем, чем помогает.

3️⃣ этап. Попытка переноса через CSV-файл.

Минус такого подхода в том, что он не ложится на «чистый» портал без пользователей. Битрикс24 должен назначить ответственного на каждую запись, а перед нами был новый и пока пустой портал.

И еще проблема: для каждого ответственного менеджера необходимо выгружать отдельный CSV-файл. Только на формирование файлов и перенос данных у нас ушло бы около 3 часов. Затем предстояла бы тщательная ручная проверка корректности перенесенных данных.

Мы пошли на эксперимент (напомним, это еще тестовые переносы). Данные, уже перенесенные через первый модуль, удалять не стали. Параллельно к ним выгрузили те же данные через CSV и сравнили, что получается — совпало лишь 34,3%.

Стало очевидно, что использовать модуль для миграции почти грех, так как данные сильно разнятся, а выявить утраты и компенсировать их можно только вручную. Тогда казалось, что это тупик и все усилия были напрасны.

4️⃣ этап. Другой модуль для миграции.

Мы нашли еще один модуль для миграции – «Импорт из AmoCRM» от другого разработчика, и это изменило нашу жизнь:

• Были безошибочно и в полном объеме перенесены Компании, Контакты, Сделки.

• Одна воронка сразу была перенесена в Лиды (это удалось при определенных настройках).

• Сделки были автоматически распределены по нужным воронкам.

5️⃣ этап. Обмен данными.

Так как проведенные манипуляции были тестовой миграцией, а в это время менеджеры продолжали работу в AmoCRM, то для актуализации данных был оговорен момент приостановки работ. Мы выгрузили обновленные данные и перенесли их в Битрикс24.

На период обмена данными был открыт 443 порт. Как правило, он используется для безопасного обмена данными между разными системами. Поэтому в условиях полностью закрытой корпоративной сети передачи данных (КСПД) мы согласовали «окно» для временного открытия порта.

В финале провели обучение менеджеров и ввели в эксплуатацию CRM Битрикс24.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

1. Обследование AmoCRM (сентябрь-октябрь 2023). Сперва мы изучили данные, представленные в старой системе, и оценили план работ для их корректной миграции.

2. Обследование процессов для будущих настроек в Битрикс24 (октябрь-ноябрь 2023).

3. Миграция данных из AmoCRM (ноябрь 2023). В качестве инструмента для миграции мы рассмотрели несколько готовых модулей в Маркете Битрикс24 и остановили выбор на одном из миграторов из AmoCRM. Заходя вперед, скажем, с ним все оказалось не так просто.

4. Настройка портала Битрикс24 (декабрь 2023).

Технологический стек: 1C-Битрикс24, Bitrixmobile, Vue, Push and pull, Nginx, Nodejs, Rest API, Webview, ОpenSSL.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Казалось бы, принцип работы CRM-систем почти всегда одинаков, как одинаковы термины, сущности и бизнес-процессы. Что может быть сложного в том, чтобы перенести «пачку» данных из одной CRM в другую?

При внешней легкости и простоте задачи, а также при наличии рабочих средств в арсенале, все равно приходится рисковать своими нервными клетками. Дотошность и стремление справиться с задачей – лучшие мотиваторы в этом деле. В ходе перебора инструментов и в моменты неожиданности именно они помогли нам дойти до успеха.

Прочая информация о кейсе

Авито Аукцион — канал для продажи/выкупа автомобилей с пробегом внутри сервиса «Автохаб». В качестве продавцов на аукционах выступают частные лица, а в качестве покупателей – компании-автодилеры.

Скриншоты