Цифровая трансформация закупок: личный кабинет поставщика на базе 1С-Битрикс для ТМХ

Главное о кейсе

Идея и концепция будущей системы Кабинет поставщика ТМХ, объединяющей процессы, данные и участников в единый согласованный контур взаимодействия, родилась внутри ТМХ. Для технической реализации этого стратегического и масштабного проекта Заказчику потребовался компетентный IT-партнер, обладающий экспертизой в разработке сложных корпоративных систем.

Наша команда, выступившая в роли Исполнителя, благодаря подтвержденным компетенциям в создании высоконагруженных решений на платформе 1С-Битрикс24, взяла на себя техническое воплощение этой концепции. В тесном партнерском взаимодействии с Заказчиком мы с нуля реализовали и внедрили уникальные сервисы, соответствующие специфике бизнес-процессов ТМХ.

Бизнес-эффекты в цифрах
• Сокращение издержек на 25% за счет автоматизации процессов и ликвидации ручного ввода данных;
• Ускорение согласования документов в 3 раза за счет автоматизированного документооборота;
• Устранение 80% рецидивов через инструменты модуля превентивного разрешения инцидентов;
• Снижение риска человеческого фактора на 70% благодаря интеграции данных поставщика в IT-инфраструктуру ТМХ.
• Сокращение среднего срока работы с запросами на 41% благодаря автоматизации документооборота;
• Снижение операционных расходов на 25% через использование цифрового профиля надежности поставщика.

Как проект изменил жизнь пользователей

Создание единой цифровой платформы по управлению закупочной деятельностью уже трансформировало взаимодействие ПП Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ:
• Единая рабочая среда – создан централизованный канал для коммуникаций и контроля, повысивший скоординированность работы всех участников процессов;
• Стандартизация данных – информация от поставщиков теперь поступает строго в заданном формате, что снижает затраты на ее дальнейшую обработку и верификацию;
• Сохраняемое организационное знание – полная история коммуникаций и архив документов позволяют новым сотрудникам быстро адаптироваться, обеспечивая непрерывность бизнес-процессов;
• Проактивное управление цепочкой поставок – цифровой профиль поставщика стал инструментом для глубокого анализа и выстраивания стратегического партнерства;
• Высвобождение ресурсов – автоматизация рутинных операций позволяет сотрудникам сконцентрироваться на более значимых задачах;
• Бесшовная интеграция – прямая передача данных в IT-системы ТМХ минимизировала количество ошибок и ускорила обмен информацией;
• Скорость принятия решений – механизмы синхронизации данных сократили сроки обработки запросов, предоставив ТМХ столь важное конкурентное преимущество – высокую скорость.

Бизнес-задача и ее решение

В современном мире скорость принятия решений является ключевым конкурентным преимуществом. Стремительный рост ТМХ выявил потребность в создании единой системы для более эффективного взаимодействия производственный предприятий Группы ТМХ (ПП Группы ТМХ) и более 5000 поставщиков товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Основные цели создания системы, которые были обозначены Заказчиком:
1. Создать единое цифровое пространство - централизованную платформу для прозрачного взаимодействия ПП Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ со встроенными инструментами контроля сроков и статусов;
2. Гарантировать качество значимых данных: обеспечить поступление от поставщиков ТМЦ данных и документов в строго регламентированном виде, в полном объеме и без необходимости уточнений;
3. Повысить надежность процессов: минимизировать влияние человеческого фактора за счет сохранения истории коммуникаций и автоматического архивирования данных и документов;
4. Сформировать цифровой профиль поставщика: создать электронный «портфель поставщика» для объективной оценки и выстраивания долгосрочной партнерской стратегии;
5. Автоматизировать рутину: минимизировать ручной ввод и исключить дублирование данных;
6. Обеспечить бесшовную интеграцию: настроить передачу данных между системой и IT-инфраструктурой ТМХ.

Реализация:
В рамках проекта ТМХ были определены ключевые бизнес-процессы для автоматизации:
• Рекламационная работа и Претензионная работа - для оперативного реагирования и решения проблем;
• Аккредитация поставщиков – удобный и прозрачный процесс проверки новых партнеров;
• Корректирующие мероприятия (по методу 8D) – от выявления проблемы до полного ее устранения;
• Оценка поставщиков (QCDT) по ключевым критериям: качество, цена, сроки и технологии для определения перспектив дальнейшего сотрудничества;
• Национальный режим – специализированный модуль для подтверждения соответствия требований в области локализации производства ТМЦ;
• Meeting Room – помощь пользователям в режиме реального времени.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Организация и процесс разработки
Проект реализуется с применением современных подходов к управлению и разработке:
• Предсказуемость и контроль: вся разработка ведется в формате аутстаффинга по заранее согласованному ежемесячному бэклогу. Это дает заказчику полную финансовую и временную предсказуемость, а нашей команде разработки – четкий и измеримый план на каждый месяц;
• Экспертиза и кастомизация: вместо типовых решений все ключевые сервисы и модули были разработаны нами с нуля, что обеспечило их соответствие уникальным бизнес-процессам Заказчика.

Технологический стек и архитектура
Кабинет поставщика ТМХ построен по модульному принципу – вся система состоит из независимых модулей, взаимодействующих через стандартизированные интерфейсы. Это не просто техническое решение, а стратегический выбор, который превращает Кабинет поставщика ТМХ в живую, растущую цифровую экосистему. Она позволяет оперативно реагировать на обратную связь от поставщиков, быстро внедрять улучшения и планомерно наращивать функционал.
По мере развития потребностей ТМХ можно в дальнейшем легко разрабатывать и добавлять новые сервисы, не перестраивая всю систему целиком.
Архитектурные особенности:
• Гибридная архитектура: сочетание возможностей платформы 1С-Битрикс24 и 1С: ERP;
• Событийно-ориентированная модель: автоматическое создание кейсов при событиях в смежных системах;
• Единое рабочее пространство: централизованный канал для всех процессов взаимодействия;
• Сквозное логирование: детальный трекинг операций для анализа и устранения ошибок;
• Бесшовная интеграция: единое пространство данных между всеми системами;
• Безопасность: многоуровневая система защиты корпоративного уровня.
Данная архитектура обеспечивает создание надежной, масштабируемой и безопасной системы по ключевым бизнес-процессам взаимодействия ПП Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Реализация такого масштабного проекта потребовала организации слаженной распределенной команды.
Команда Заказчика:
• Сформулировала стратегическое видение и концепцию системы;
• Смоделировала и оптимизировала бизнес-процессы, подлежащие автоматизации;
• Провела работу по разработке детального технического задания и формализации функциональных требований ко всем модулям системы;
• Спроектировала пользовательский опыт (UX) и интерфейс системы (UI) с учетом отраслевой специфики и потребностей конечных пользователей;
• Взяла на себя работу по управлению проектом (координация и взаимодействие между всеми участниками и контроль соответствия реализуемого решения бизнес-целям), управление продуктом (приоритизация задач разработки).

Команда Исполнителя:
• Как технический партнер, обеспечила полный цикл разработки – от развертывания и подготовки платформы до реализации всех модулей и сервисов согласно утвержденным требованиям Заказчика и дизайн-макетам;
• Реализовала с нуля уникальные сервисы системы, используя эспертизу в разработке на 1С: Битрикс24 и интеграции с 1С;
• Совместно с экспертами со стороны команды Заказчика приняла участие в разработке серверной логики и архитектурных решениях, обеспечивающих надежность и масштабируемость системы;
• Реализовала верстку пользовательского интерфейса Кабинета поставщика ТМХ с обеспечением кросс-браузерной и кросс-платформенной совместимости;
• Внедрила интеграцию с корпоративными системами Заказчика.

Такой подход к организации работ позволил объединить глубокое предметное видение Заказчика с технической экспертизой нашей команды, что гарантировало создание решения, оптимального как с функциональной, так и с технической точек зрения.

Прочая информация о кейсе

В настоящий момент наша команда ведет разработку новых сервисов системы, таких как:
• Аудиты – от уведомления до подготовки отчета по результатам аудита;
• Управление изменениями – удобный сервис для поставщиков при внесении изменений и улучшений в комплектующие;
• Управление сертификатами – централизованный контроль за документами о соответствии;
• Санкционный импорт – информирование поставщиками о наличии санкционного импорта в поставляемых ТМЦ;
• Документация – все необходимые документы в одном месте.

Скриншоты