ХайХаб — система для управления человеческим капиталом и знаниями в компании

Главное о кейсе

Объединить KMS, LMS и HRM в одну цифровую экосистему? Это возможно. ХайХаб – система для управления человеческим капиталом и информацией внутри компании.

Платформа включает в себя 13 сервисов, созданных для решения широкого круга задач: База знаний, Библиотека, Обучение, Тестирование, Оценка, План развития, Скрипты, Табель, Оргструктура, Должности, Компетенции, Есть идея и Обратная связь.

Решение доступно в On-cloud и On-premise форматах. Для коробочной версии системы имеется возможность кастомизации и уникального оформления на основе брендбука компании.

Как проект изменил жизнь пользователей

На сегодняшний день активными пользователями платформы является более 100 тыс. человек. Различные сервисы системы помогают в среднем сократить в 10 раз затраты на адаптацию сотрудников и увеличить на 60% уровень их вовлеченности.

Примеры из кейсов клиентов ХайХаба:

– уже в первый месяц после внедрения сотрудники компании МАЙ оставили 4000 оценок в сервисе Оценка персонала;
– с момента внедрения Базы знаний сотрудники компании «Росгосстрах» создали более 10 тыс. статей с общим количество просмотров более 2,6 млн;
– сотрудники медицинского центра «XXI Век» в несколько раз ускорили процесс обработки входящих заявок: благодаря сервису Скрипты под рукой всегда есть нужная информация о том, куда записать пациента в зависимости от его жалоб или что делать, если его укусил клещ.
- компания МотивТелеком расширила возможности платформы, создав единый корпоративный портал для сотрудников.

Бизнес-задача и ее решение

Одной из центральных идей разработки ХайХаба стало создание универсальной среды для развития команды. При этом мы сосредоточились на добавлении функционала, который обеспечит максимальный комфорт в работе и повысит качество управления в компании.

Для достижения этой цели были определены следующие задачи:

• Охватить весь жизненный цикл сотрудника: от его трудоустройства до увольнения, создав матрицу взаимосвязанных сервисов.
• Разработать отечественный IT-сервис, который не только станет альтернативой Confluence и Notion, но и превзойдёт их по возможностям.
• Создать единое пространство для совместной работы, где будут собраны все важные файлы, видео и документы с гибкой настройкой доступа.
• Автоматизировать ключевые бизнес-процессы, такие как адаптация, обучение и развитие сотрудников.
• Сформировать прозрачную систему оценки сотрудников с чётким определением плана их развития и карьерного роста.
• Упростить коммуникацию между командами и отделами, увеличив вовлечённость сотрудников.
• Предоставить гибкие возможности интеграции с различными системами, такими как Битрикс, 1С, KeyCloak, Active Directory и другими.

Решение:

● Фундаментом ХайХаба служат Должности, Оргструктура и Компетенции. Эти сущности позволяют точно определить место каждого сотрудника в компании и формировать кадровый резерв на основе данных, собранных в сервисах.

● Мы разработали структурированную и интуитивно понятную базу знаний, обеспечивающую быстрый доступ к необходимой информации. В числе внедренных функций: возможность ограничения доступа, мощный алгоритм поиска с возможностью поиска по содержимому прикрепленных файлов, отдельное рабочее пространство для внешних сотрудников, гибкая настройка доступов и автоматизация архивирования статей.

● Сервис Оценка персонала существенно экономит время отдела кадров, формируя всю необходимую автоматическую отчетность. Оценка проводится по методу 360 и Performance Review, что помогает создать более объективную картину о сотрудниках. Полученные результаты позволяют разработать персонализированные цели в Плане развития, направленные на развитие слабых компетенций.

● Табель позволяет отслеживать график рабочего времени, а также фиксировать периоды отсутствия (болезнь, отпуск и т.д.). На основании данных с табеля рассчитывается заработная плата сотрудников, включая начисления за сверхурочные часы и вычеты за неотработанное время.

Эффективный учет рабочего времени помогает в анализе загрузки сотрудников и планировании дальнейших ресурсов в компании. Он позволяет находить графики отработанного времени по отделам, предоставляет унифицированную форму учета Т-13 и возможность выгрузки всей необходимой отчетности в 1С или Excel.

● С помощью сервисов Обучение и Тестирование сотрудники могут повышать свою квалификацию, развивать и подтверждать свои навыки, что положительно сказывается на достижениях и успехе компании.

● Сервисы Есть Идея и Обратная Связь позволяют каждому сотруднику чувствовать свою значимость, что увеличивает вовлеченность в развитие компании. В сервисе Есть Идея любой сотрудник может поделиться своей задумкой и получить отклик от коллег. Сервис Обратная Связь дает возможность выразить благодарность другим сотрудникам и получить отзывы в свой адрес, при этом для скромных сотрудников предусмотрена возможность оставаться анонимными.

● С помощью сервиса Библиотека компания способствует повышению культуры речи среди своих сотрудников, предоставляет возможность получать новые знания и находить единомышленников. Наличие библиотеки в компании также значительно повышает её престиж на рынке.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

1️⃣ Отказоустойчивая архитектура: мы разработали основную архитектуру, которая обеспечивает высокую доступность и отказоустойчивость. Внедрение балансировщика нагрузки в соединении с двумя синхронизированными виртуальными машинами позволило равномерно распределять поток запросов и минимизировать риск сбоев. Это решение гарантирует непрерывность работы сервиса, даже в условиях пиковых нагрузок.

2️⃣ Ежедневное резервное копирование: мы внедрили систему ежедневного резервного копирования, обеспечивающую сохранность данных и способность к быстрому восстановлению в случае непредвиденных ситуаций.

3️⃣ Современный стек технологий: использование стека PHP Laravel и Vue.js позволило создать мощный и гибкий интерфейс, а также обеспечить высокую производительность серверной части приложения. Laravel предоставляет возможности для быстрой разработки и масштабируемости, а Vue.js обеспечивает отзывчивый и интуитивно понятный интерфейс для пользователей.

4️⃣ Эффективные базы данных: для обработки данных были задействованы PostgreSQL для реляционных данных, Clickhouse для аналитической обработки больших объёмов информации и Redis для кэширования, что обеспечило оптимизацию доступа к данным и ускорение общих операций.

5️⃣ Поиск и редактура: внедрение Elasticsearch для мощного и быстрого поиска, а также использование Froala WYSIWYG Editor для удобного редактирования контента позволило создать интуитивно понятный пользовательский интерфейс, способствующий увеличению производительности и снижению времени на поиск необходимой информации.

6️⃣ Интеграция с KeyCloak и Active Directory: мы реализовали интеграцию с KeyCloak для управления идентификацией и доступом, что обеспечило безопасную аутентификацию пользователей и централизованное управление правами доступа.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

В ходе нашего исследования, нацеленного на выявление истинной ценности продукта, мы создали слоган «Ценность в людях».

Каждый сервис, который мы разрабатываем, помогает сотрудникам почувствовать свою значимость в компании, получать удовольствие от взаимодействия с программным обеспечением, ценить свои достижения и учиться у коллег.

Понимание «Ценности в людях» стало основополагающим моментом нашей работы над продуктом ХайХаб. Мы уверены, что для достижения выдающихся результатов каждому сотруднику необходимо ощущать свою важность и уникальность, внося свой вклад в общий успех команды и всей компании.

Прочая информация о кейсе

ХайХаб включен в Единый реестр российского ПО.

О нас пишут:

РБК Тренды https://trends.rbc.ru/trends/industry/66cdcb159a7947654bf87c1b

СберМаркетинг
https://t.me/sbermarketing/6779

Tilda Education
https://tilda.education/11-services-for-creating-knowledge-base

ХайХаб вошел в Топ-3 в независимом исследовании PLUS-Consulting по теме: «Обзор ведущих систем управления знаниями России».

Скриншоты

Комментарий заказчика

Идея продукта развивалась в течение нескольких лет: нам хотелось создать платформу, которая облегчит управление топ-менеджменту и улучшит взаимодействие между линейными сотрудниками.

Опыт внедрения проектов для крупных компаний позволил нам освоить сложные бизнес-процессы и внедрить в продукт решения, которые улучшат жизнь тысячам компаний!

Результатом значительных усилий всей команды стало то, что у нас всё получилось!