Внедрение интранет-портала в компании «МАЙ»

Главное о кейсе

(english version below)

На портал регулярно заходят все сотрудники – более 1800 человек. Большинство из них используют мобильную версию, причем делают это ежедневно. Руководители оценили преимущества создаваемых «на лету» отчетов по обратной связи и возможность оперативно реагировать на получаемые данные. Повысилась вовлеченность персонала, каждый сотрудник получил возможность видеть, что его мнение важно, а его действия влияют на его результаты, результаты команды и всей компании.
Руководство компании МАЙ отмечает более слаженную и эффективную работу подразделений и, как следствие, рост ряда показателей всей компании.

Перспективы развития
Компания МАЙ не останавливается на достигнутом и планирует дальнейшее развитие портала. В ближайших планах – внедрение документооборота, разработка бизнес-процессов, оптимизация работы проектных групп. В планах HR-департамента – внедрение сервиса адаптации, создания кадрового резерва, чат-бота с элементами Искусственного Интеллекта. Развитие системы выполняют совместно ИТ-специалисты компании МАЙ и команда Эм Си Арт.
===

The intranet is regularly visited by all employees - over 1800 people. Most of them use the mobile version, and they do it every day. Executives appreciated the benefits of on-the-fly feedback reports and the ability to react quickly to the recieved information. Employee engagement increased, each employee got the opportunity to see that his opinion is important, and his actions affect his results, the results of the team and the whole company.
The management of the MAY company notes the more coordinated and efficient work of the departments and, as a result, the growth of a number of indicators of the entire company.

Plans
MAY doesn't stop there and plans further intranet development. In the near future - the implementation of document management, development of business processes, optimization of the project teams work. The HR department plans to introduce an adaptation service, create a personnel reserve, and a chat bot with elements of Artificial Intelligence. The development of the system is carried out jointly by the MAY IT specialists and the M.C.Art team.

Бизнес-задача и ее решение

Бизнес-юниты МАЙ расположены в России, Украине, Индии и Шри-Ланке. Многие рабочие вопросы решались по телефону, в мессенджерах и с помощью электронной почты. Коммуникации были достаточно разрознены, документы хранились в разных источниках. Руководство понимало, что для слаженной работы большого территориально-распределенного коллектива необходимо единое коммуникационное пространство и в марте 2019 года приняло решение о внедрении корпоративного портала.

Ситуация осложнялась тем, что большинство сотрудников не имеют компьютеров или ноутбуков: фасовщики чая, мерчандайзеры и многие другие были вынуждены подключаться к корпоративным ресурсам через удаленный рабочий стол на общем ПК, работа при этом шла медленно и неудобно. Из-за этого сотрудники стремились использовать компьютер как можно реже и только для выполнения строго регламентированных задач. Большая часть коллектива «выпадала» из корпоративной жизни: информация приходила к ним с задержками, не в полном объеме, а от них обратная связь зачастую не поступала вовсе.

Топ-менеджеры компании МАЙ хотели создать информационное пространство, в котором сотрудники из разных подразделений смогут вместе работать, обмениваться опытом и давать друг другу быструю обратную связь.

На момент начала проекта самой актуальной задачей было внедрение модуля «HR-сервисы». Близилась дата старта очередной полугодовой оценки персонала. Самописный сервис, который компания использовала раньше, давно не удовлетворял требованиям компании, его развитие становилось всё дороже и сложнее.
Поэтому в первую очередь команда Эм Си Арт разработала HR-модуль. Всем сотрудникам компании стали доступны следующие сервисы:
• Обратная связь – возможность давать быструю обратную связь коллегам после решения любого рабочего вопроса (like / dislike) и дополнять ее развернутым комментарием;
• Оценка 360 – возможность проведения регулярной оценки сотрудников по методу «360 градусов» (работу оценивают руководители, коллеги и подчиненные);
• KPI – отслеживание ключевых показателей эффективности, установленных для каждого сотрудника и компании в целом.

Обратная связь
Эта функция позволяет организовать моментальную обратную связь для всех сотрудников компании. Каждый пользователь может отправить по одной оценке в день каждому коллеге. Кроме кнопок «Молодец!» и «Старайся» есть возможность написать развернутый комментарий. Этой функцией многие сотрудники сразу же начали активно пользоваться, ведь активность приносит баллы, составляющие «социальный капитал» сотрудника и увеличивающие его корпоративный «статус». Уже в первый месяц после внедрения сотрудники оставили 430 оценок с комментариями.
Текст обратной связи автоматически привязывается к соответствующей компетенции. При проведении ежегодной оценки руководитель видит все комментарии за отчетный период. Это помогает объективно оценивать сотрудника, принимая во внимание не последнее запомнившееся достижение или трудный момент, а работу за весь период и мнение всей команды: коллег, руководителей и подчиненных.


Геймификация
На портале реализованы элементы геймификации: сотрудники получают баллы, составляющие их «социальный капитал» и бонусы за достижение KPI, на которые, в том числе, можно купить подарочные карты во внутреннем интернет-магазине.

Баллы начисляются за активную обратную связь и выполнение определенных действий. Например, за прохождение учебных курсов. Причем как самим сотрудником, так и подразделением, в которое он входит. Это стимулирует коллег поддерживать друг друга в стремлении развиваться и улучать командные показатели.

Оценка 360
С помощью нового портала в компании автоматизирован процесс организации, проведения и обработки результатов оценки по профессиональным компетенциям «Оценка 360º».
Раньше оценка проводилась с помощью Excel-файлов: сначала анкету заполнял сотрудник, потом руководитель, после чего проводилась очная встреча. Такой процесс проходил медленно и давал достаточно субъективную картину. Из-за удаленности сотрудников и отсутствия у них компьютеров некоторые категории сотрудников оценку просто не проходили.
Теперь оценка проводится на портале, и ее можно проходить с мобильного телефона. Каждый сотрудник оценивает себя, своих коллег и своего руководителя. Весь необходимый функционал встроен в стандартное мобильное приложение Битрикс24 и доступен на любых смартфонах под управлением Android и iOS.
Данные собираются в удобные и наглядные отчеты. По результатам оценки можно автоматически сформировать задачи, составляющие план карьерного развития.

KPI

На портале реализована функция установки и согласования KPI сотрудников, отслеживается процесс выполнения каждого показателя, доступна визуализация достижений в виде заполняемых линий. Любой сотрудник может открыть приложение на мобильном телефоне и сразу же увидеть % выполнения своего плана и приближение премии.
Для автоматического расчета достижений портал интегрирован с ERP-системой Microsoft Dynamics AX, 1C: Зарплата и Кадры и с Active Directory.

Банк Идей
На портале реализован сервис «Банк Идей» - функция, позволяющая каждому сотруднику предложить руководству идею по оптимизации какого-либо бизнес-процесса, направлению развития, увеличению прибыли или сокращению издержек. Руководство внимательно изучает поступающие предложения, рассматривает возможность внедрения наиболее перспективных предложений.
2 ЭТАП: ДРУГИЕ СЕРВИСЫ
После автоматизации приоритетных HR-сервисов ИТ-специалисты компании МАЙ и сотрудники Эм Си Арт приступили к следующему этапу проекта, который включал:
• Миграцию документов со старого интранет-портала
• Замену внешнего корпоративного мессенджера на чат Битрикс24
• Внедрение возможностей проектного управления

Этими функциями пользуются сотрудники ряда подразделений компании, идет процесс перехода остальных бизнес-единиц.

Прочая информация о кейсе

(english version below)

«МАЙ» — один из крупнейших производителей чая и кофе в России. В компании работает более 1800 человек. Топ-менеджеры компании МАЙ хотели создать информационное пространство, в котором сотрудники из разных подразделений смогут вместе работать, обмениваться опытом и давать друг другу быструю обратную связь.

В рамках проекта команда Эм Си Арт выполнила внедрение и настройку программного продукта Битрикс24: Энтерпрайз, брендирование портала в соответствии с фирменным стилем компании МАЙ, настройку стандартных функций и целый ряд доработок под специфические требования заказчика.
Компании МАЙ были необходимы следующие возможности интранет-портала:
• HR-сервисы (проведение ежегодной оценки, составление индивидуального плана развития, формирование кадрового резерва, функции обратной связи, база знаний, банк идей и другие)
• Интранет-магазин
• Корпоративный мессенджер
• Инструменты проектного управления
• CRM
• Документооборот
• Автоматизация бизнес-процессов
• Личный кабинет дистрибьютора
Одним из ключевых требований к порталу была доступность с любого мобильного устройства. В результате проекта сотрудники Эм Си Арт реализовали доступ ко всем необходимым функциям из штатного мобильного приложения Битрикс24.
===

MAY is one of the largest tea and coffee producers in Russia. The company employs over 1800 people. The top managers wanted to create an information space in which employees from different departments could work together, exchange experiences and give each other quick feedback.

As a part of the project, the M.C.Art team implemented and configured the Bitrix24, branded the portal in accordance with the MAY brandbook, setted up standard functions and a number of improvements for specific customer requirements.

MAY needed the following intranet portal capabilities:
• HR services (annual assessment, individual career plan, talent pool, feedback functions, knowledge base, bank of ideas, and others)
• Intranet store
• Corporate messenger
• Project management tools
• CRM
• Document flow
• Automation of business processes
• Distributor personal areas

Accessibility from any mobile device was one of the key requirements. M.C.Art provided access to all the necessary functions from the standard Bitrix24 mobile application.

Скриншоты

Комментарий заказчика

Команду МАЙ создают талантливые, а значит компетентные и результативные сотрудники, которые вместе добиваются успехов в работе и поддерживают друг друга при выполнении сложных проектов. Мы активно развиваем цифровую восприимчивость наших коллег, а возможности нового портала позволили нам вовлечь в этот процесс сотрудников абсолютно всех должностей. Коллеги осознают, что действия каждого из них влияют и на личный успех и успех компании в целом. После внедрения платформы мы сразу же отметили позитивные изменения в корпоративной коммуникации, рост заинтересованности и улучшения в ежедневной работе. Уверены, что в дальнейшем это принесет ощутимые финансовые результаты