Внедрение корпоративного портала для 5000+ сотрудников РИВ ГОШ

Главное о кейсе

(The English version is below)

1. Высвободили рабочее время сотрудников — вместо поиска или помощи в поиске информации они занимаются своими непосредственными задачами.

2. Минимизировали возможность потери информации — сотрудники получают ее напрямую из проверенного источника.

3. Повысили внутренний корпоративный имидж — команда убеждается в том, что «РИВ ГОШ» является современной компанией, ориентированной на удобство сотрудников.

На данный момент более 95% сотрудников «РИВ ГОШ» хотя бы раз воспользовались возможностями портала.

===

1. We have freed up employees' working time - instead of searching for information or seeking help in finding it, they are able to focus on their immediate tasks.

2. We have minimized the possibility of information loss - employees receive it directly from a verified source.

3. We have enhanced the internal corporate image - the team is convinced that RIVE GAUCHE is a modern company focused on the convenience of its employees. Currently, over 95% of RIVE GAUCHE employees have at least once used the portal's capabilities.

Как проект изменил жизнь пользователей

(The English version is below)

• Уровень информированности сотрудников вырос благодаря внедрению доступного канала проверенной информации.

• Работники офисов и розничных магазинов получили простой и быстрый доступ к необходимой корпоративной информации.

• Заказчики и исполнители теперь более эффективно управляют корпоративными услугами.

• Уровень вовлеченности и мотивации персонала значительно возрос.

• Время на поиск информации и получение нужной услуги существенно сократилось.

===

• The level of employee awareness has increased due to the introduction of an accessible channel of verified information.

• Office and retail store employees now have easy and quick access to necessary corporate information.

• Clients and service providers now manage corporate services more efficiently.

• The level of employee engagement and motivation has significantly increased.

• Time spent on information retrieval and obtaining necessary services has been significantly reduced.

Бизнес-задача и ее решение

(The English version is below)

Перед командой Эм Си Арт стояла задача создать единое окно для обмена информацией и коммуникации, предоставить сотрудникам возможность использовать корпоративные сервисы с ПК и мобильных устройств.

На старте проекта мы провели предпроектное обследование и организовали серию встреч с заказчиком, где сформулировали бизнес-требования к порталу и зафиксировали их в техническом задании, а затем перешли к реализации интерфейсов.

Для заказчика важна не только функциональность интранета, но и его визуальная составляющая — корпоративный портал должен соответствовать фирменному стилю «РИВ ГОШ» и учитывать пользовательское поведение.

Перед разработкой прототипов и макетов мы составили мудборд — подборку лучших сайтов о красоте и косметологии. Анализ лучших решений помог нам точнее понять ожидания заказчика к визуальной составляющей интранета.

На основе собранного мудборда и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, в котором регламентировали цвета, шрифты, отображение иконок и других элементов интерфейса портала. UI-kit постоянно дополнялся по мере развития проекта — впоследствии это ускорило создание новых страниц портала.

===

The MC Art team was faced with the task of creating a single window for information exchange and communication, providing employees with the opportunity to use corporate services from PCs and mobile devices.

At the start of the project, we conducted a pre-project survey and organized a series of meetings with the client, where we formulated business requirements for the portal and recorded them in the technical specifications, and then moved on to the implementation of interfaces.

For the client, not only the functionality of the intranet is important, but also its visual component - the corporate portal must correspond to the corporate style of RIVE GAUCHE and take into account user behavior.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Создание прогрессивного интранета с нуля для крупной компании — само по себе вызов. Необходимо спроектировать и построить многофункциональную инфраструктуру, способную интегрировать 5000+ сотрудников, а также упорядочить и автоматизировать сложные HR-процессы.

Система обязательно должна учитывать поведение конкретной аудитории и удовлетворять эстетический запрос заказчика.

Важнейшее условие — ориентировать портал не только на пользователей ПК, но и смартфонов. Это связано с тем, что значительная часть команды «РИВ ГОШ» работает в розничных магазинах, где нет возможности обеспечить всех персональными компьютерами.

Проект изначально подразумевал обширный пул задач и поэтапность реализации. От обеих сторон требовалась решительная готовность двигаться на длинной дистанции, последовательно и терпеливо. В итоге у нас получился долгий, но очень продуктивный марафон.

Совместно с заказчиком мы решили, что внедрять портал будем постепенно. На время пилотного внедрения заказчик выделил фокус-группу из 20 сотрудников, для которых организовал демонстрацию возможностей портала — впоследствии участники давали ценную обратную связь о разработанных сервисах и «отлавливали» неочевидные баги.

Чтобы завлечь пользователей из розницы на корпоративный портал, в MVP включили самые популярные сервисы, которые нужны всем сотрудникам — заказ справок, формирование расчетных листов и оформление отпусков. Помимо этих сервисов, сотрудники наиболее активно использовали сервисы благодарностей и дней рождения.

Что вошло в MVP:

• Главная страница.
• Личный профиль сотрудника.
• Личный кабинет.
• Расчетный лист.
• Остаток дней отпуска.
• Банк идей.
• Сервисы: благодарности, опросы, документы, медиафайлы, адресная книга, дни рождения, открытки, новые сотрудники.
• Корпоративные новости.
• Организационная структура.
• Ссылки на внешние системы.
• Памятка новичка.
• Медицинское обслуживание.
• История компании.
• Интеграции с внешними системами
• Реализация мобильного приложения на базе платформы Bitrix Mobile.

===

Building a progressive intranet from scratch for a large company is a challenge in itself. It is necessary to design and build a multifunctional infrastructure capable of integrating 5,000+ employees, as well as streamlining and automating complex HR processes.

The system must take into account the behavior of a specific audience and satisfy the aesthetic request of the client.

The most important condition is to target the portal not only to PC users, but also smartphone users. This is due to the fact that a significant part of the RIVE GAUCHE team works in retail stores, where it is not possible to provide everyone with personal computers.

Together with the client, we decided that we would implement the portal gradually. During the pilot implementation, the client allocated a focus group of 20 employees, for whom he organized a demonstration of the portal’s capabilities - subsequently, the participants gave valuable feedback on the developed services and “caught” non-obvious bugs.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Состав команды «РИВ ГОШ» можно условно разделить на 2 категории — офисные сотрудники (топ-менеджмент, бухгалтерия, кадровые службы) и работники розничных магазинов (продавцы-консультанты, мастера по маникюру, администраторы).

Заказчик зафиксировал следующие проблемы при взаимодействии внутри команды:

1. Отсутствовал канал коммуникации, который позволил бы «говорить» напрямую с линейным персоналом и развивать нематериальную мотивацию. Вся коммуникация осуществлялась через руководителя — из-за этого информация передавалась с задержкой или в неполном виде.

2. Сложно было найти информацию по актуальным для всех процессам: как оформить командировку, как зарегистрировать новый договор и т. д. Знания передавалась «из уст в уста» — чтобы решить какую-то задачу, нужно было просить помощи у других сотрудников, что влекло к дополнительным затратам на консультирование.

3. Сотрудникам было неудобно ориентироваться среди набора разрозненных сервисов и систем, необходимых для работы.

4. Увеличивались трудозатраты на консультирование персонала по кадровым вопросам: остаток дней отпуска, стаж, календарь отпусков, расчет заработной платы и пр.

Важно было учитывать, что значительная часть команды «РИВ ГОШ» работает именно в розничных магазинах, где нет возможности обеспечить всех персональными компьютерами, — зачастую у сотрудников есть только смартфон, с помощью которого им приходилось решать кадровые вопросы.

В конечном счете в интранете появились все 5000+ сотрудников «РИВ ГОШ» — этого удалось достичь постепенно и несколькими «волнами». Для новых пользователей было важно донести полезность портала и продемонстрировать его возможности, поэтому представители заказчика использовали несколько инструментов продвижения интранета:

• Заручились поддержкой президента и топ-менеджмента;
• Записали специальное видео с президентом, в котором тот приглашал сотрудников познакомиться с интранетом;
• Сняли подробный видеоролик о возможностях портала;
• Выступали вживую перед линейным персоналом и наглядно демонстрировали, как пользоваться корпоративным порталом;
• Получили помощь в продвижении от территориальных менеджеров — те быстро осознали, что благодаря возможностям интранета высвобождаются десятки часов рабочего времени.

===

It was important to take into account that a significant part of the RIVE GAUCHE team works in retail stores, where it is not possible to provide everyone with personal computers - often employees only have a smartphone, with which they had to solve personnel issues.

Ultimately, all 5,000+ RIVE GAUCHE employees appeared on the intranet - this was achieved gradually and in several “waves.”

Прочая информация о кейсе

Компания «РИВ ГОШ» существует на рынке с 1995 года и является одним из крупнейших операторов парфюмерно-косметического рынка России.

Компания имеет 250+ магазинов по всей России, в ассортименте представлено более 240 мировых брендов.

===

The company RIVE GAUCHE has been operating in the market since 1995 and is one of the largest operators in the perfume and cosmetics market in Russia.

The company has 250+ stores across Russia and offers a range of over 240 global brands.

Скриншоты