Внедрение корпоративного портала и КЭДО для 3000+ сотрудников ГК «Благо»

Главное о кейсе

1. Разработали единое пространство для удобной работы и взаимодействия сотрудников. Для всех 3000+ сотрудников ГК «Благо» теперь доступен корпоративный информационно-сервисный ресурс, который обеспечивает оперативный обмен информацией и доступ к корпоративным сервисам.

2. Ускорили операционную деятельность. С помощью портала удалось оцифровать работу с корпоративными сервисами и заявками в кадровую службу — это помогло устранить внутренние информационные барьеры и сократить потери рабочего времени сотрудников на непрофильные задачи.

3. Оптимизировали документооборот. Благодаря внедрению КЭДО и интеграциям с внешними системами кадровые вопросы решаются с помощью заявок на портале в пару кликов.

4. Увеличили эффективность работы и вовлеченность сотрудников. Внедрение портала позволило повысить уровень информационной открытости, устранить внутренние информационные барьеры, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.

5. Повысили доступность корпоративных сервисов. Работники производственных площадок ГК «Благо» по всей России получили удобный доступ к необходимым возможностям портала не только на персональных компьютерах, но и на смартфонах и инфокиосках.

6. Перенесли управление проектами на единую платформу. Теперь все подразделения ведут свои проекты на корпоративном портале — это позволило повысить эффективность кросс-функционального взаимодействия.

✅ Более 60% сотрудников уже хотя бы раз воспользовались возможностями портала
✅ Ежедневно на портал заходят 400+ уникальных пользователей
✅ Более 70% сотрудников пользователей портала проводят на портале не менее 10 минут

Как проект изменил жизнь пользователей

Состав всей команды заказчика можно разделить на 2 категории:

• ~15% — cотрудники бэк-офиса (в основном в Санкт-Петербурге)
• ~85% — работники производственных площадок (заводов) в регионах

При этом доступом к ПК обладали лишь ~19% работников заводов — это усложняло возможность автоматизации и цифровизации операционных процессов. Дополнительная проблема состояла в том, что производственные площадки находятся в географической удалённости друг от друга: главный офис находится в Санкт-Петербурге, а 7 заводов распределены по 5 регионам в европейской части России и Сибири.

До внедрения портала у заказчика не было централизованного подхода к обмену информацией — чаще всего она распространялась с помощью печатных информационных листов, email-рассылок и из уста в уста. Большое влияние оказывал человеческий фактор: всегда был риск не заметить информационный лист или рассылку, получить информацию с опозданием или в искажённом виде, вовсе забыть её передать сотрудникам.

За распространение информации на производственных площадках отвечали HR-специалисты. Из-за наличия дополнительных участников в цепочке коммуникаций уходило ещё больше времени на передачу и возникал эффект «испорченного телефона», поэтому коммуникации внутри компании были малоэффективны.

Отдельной проблемой была разрозненность в управлении проектами: в каждом подразделении использовали своё решение (Teams, Trello или MS Project), что мешало эффективному кросс-функциональному взаимодействию.

По итогам внедрения корпоративного портала:

• Уровень информированности сотрудников вырос благодаря внедрению доступного канала проверенной информации.

• Сотрудники бэк-офиса и работники заводов получили простой и быстрый доступ к необходимой корпоративной информации.

• Уровень вовлеченности и мотивации персонала значительно возрос.

• Время на поиск информации и получение нужной услуги существенно сократилось.

Бизнес-задача и ее решение

Ключевая бизнес-задача: разработать корпоративный портал на базе «1С-Битрикс24», чтобы сформировать единую информационную среду, автоматизировать HR-процессы и внедрить КЭДО.

Бизнес-требования заказчика:

• Сформировать единый информационно-сервисный ресурс и общую среду для удобства работы, адаптации и развития сотрудников.
• Увеличить эффективность работы и вовлеченность сотрудников: повысить уровень информационной открытости, устранить внутренние информационные барьеры, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.
• Автоматизировать работу с заявками в кадровую службу с помощью внедрения КЭДО.
• Обеспечить оперативный доступ и обмен информацией в общедоступном внутрикорпоративном информационном пространстве.
• Повысить уровень мобильности: сократить потери рабочего времени сотрудников и предоставить доступ к возможностям портала с мобильных устройств.
• Объединить на одной платформе управление проектами в подразделениях.

Работу с проектом мы начали с предпроектного обследования и организации серии установочных встреч с заказчиком — по итогам этих интервью зафиксировали бизнес-требования в техническом задании, затем перешли к подготовке интерфейсов. Для заказчика была важна не только широкая функциональность корпоративного портала, но и его внешний вид, который должен был соответствовать фирменному стилю ГК «Благо».

На основе собранных требований от заказчика и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, где регламентировали внешний вид иконок, кнопок, фильтров и многих других элементов — впоследствии это позволило нам быстрее готовить макеты и выпускать новые разделы портала.

Также мы учли, что сотрудники будут пользоваться порталом не только с ПК, но ещё и на смартфонах и в инфокиосках, поэтому дизайн страниц делали адаптивным для всех устройств.

Совместно с заказчиком мы решили, что разделим проект на 3 этапа: в рамках этапа MVP1 внедрили ключевые базовые возможности портала, а на этапах MVP2 и MVP3 продолжим развитие его возможностей — такой подход позволил быстро запустить сотрудников в интранет и дорабатывать систему с учётом их обратной связи.

1️⃣ Что вошло в MVP1:

• Главная страница аккумулирует основные блоки и меню корпоративного портала.
• Личная карточка сотрудника — классический личный профиль с полной контактной информацией и возможностями личного кабинета, в котором можно заказать справку или расчетный лист, перейти к оформлению отпуска, оформить заявку и отслеживать статус ее выполнения.
• О компании. Помимо классических разделов с историей компании и ключевыми фактами о текущей деятельности, здесь доступна интерактивная карта производственных площадок — в ней можно перейти на страницу конкретного завода, чтобы не только узнать общие факты о площадке, но и посмотреть список сотрудников, получить контакты офис-менеджера или ознакомиться с новостями. Далее есть возможность перейти из карточки сотрудника в его подразделение или в проекты с его участием.
• Новости компании. По запросу клиента мы выполнили небольшую доработку: новости, опубликованные на сайте компании, автоматически появляются и на портале.
• Раздел «Сотрудники»: Справочник сотрудников, Дни рождения, Новые сотрудники, Кадровые назначения, ДМС, Вакансии, Памятка новичку, Для руководителя
• Расчётный лист
• Чаты и центр уведомлений
• Задачи, проекты, рабочие группы
• График отсутствий и остаток отпусков
• Организационная структура
• Страница авторизации и смены пароля
• Интеграции с внешними системами:
- Active Directory
- 1C: ЗУП
- Новости с сайта

2️⃣ Развитие портала (MVP2):

• Cервис КЭДО (подробнее о нём ниже):
- В кадровую службу: отпуска, больничный, отгул, перевод, смена ФИО, запрос заверенных копий документов и др.
- На подбор персонала
- В бухгалтерию
- В административный блок: вызов курьерской службы, заявки АХО, подключение к такси, отправление Почтой России
• Интеграции:
- со сторонней системой КЭДО
- с ПО для автоматизации рекрутинговых процессов (двусторонняя интеграция по заявкам на подбор)
- с SMS-шлюзом (для авторизации пользователей)
• Обратная связь помогает ГК «Благо» развивать культуру обмена идеями и обратной связью — в специальном разделе сотрудник может описать проблему или оставить предложение (при необходимости — анонимно).
• Избранное
• Полезные телефоны
• База знаний и документы

На данный момент на корпоративном портале внедрены и автоматизированы все ключевые бизнес-процессы — в ближайших планах стоят доработки по развитию ранее реализованного функционала.

3️⃣ Развитие портала (MVP3):

• Замена MS Teams на Яндекс Мессенджер (уже реализовано)
• Обращения в юридический отдел
• Сервис «Заявки на подбор персонала»: согласование оффера и доработка интеграции в части публикации вакансий
• Развитие КЭДО

Также в будущем планируется решить на портале задачу по автоматизации учёта рабочего времени.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Как устроен сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО):

До внедрения портала все заявки на получение справок и копий документов отрабатывались через электронную почту. Запросы от сотрудников приходили на почту, Microsoft Teams, через телефон и очное обращение, а отслеживать статус их выполнения было невозможно — это увеличивало срок подготовки документов и повышало вероятности потери заявки.

Мы реализовали интерфейс подачи и обработки запросов в кадровую службу — теперь система оповещает пользователей о поступлении заявки, изменении статуса выполнения и завершении обработки не только с помощью писем на электронную почту, но и в «колокольчике» уведомлений на портале, с помощью SMS-сообщений и уведомлений через телеграм-бота.

Маршруты согласования реализованы на внутренних бизнес-процессах корпоративного портала — процесс подписания и согласования полностью проходит в одной системе как для сотрудника, так и для руководителя, который может быстро согласовать заявление, отправить его на доработку или отклонить. О необходимости подписать документ сотрудники и руководители узнают благодаря уведомлениям в «колокольчике» на портале.

В зависимости от типа заявки для подписания используются:

• ПЭП (только нажатие кнопки на портале)
• УНЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен ввести код из SMS)
• УКЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен подписать документ через КриптоПро с помощью сертификата)

На основании заявления в 1С:ЗУП автоматически создаётся документ (например, на отсутствие) — кадровому специалисту не приходится повторно вносить данные, вся информация доступна в карточке документа.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

В ноябре 2024 г. заказчик провёл внутренний опрос пользователей корпоративного портала — это позволило выяснить, какие сервисы сотрудники оценивают наиболее высоко, что им нравится или не нравится на портале. В опросе была предусмотрена возможность поделиться идеей для улучшения — обратная связь от сотрудников помогает заказчику придерживаться user-friendly подхода при развитии портала.

По итогам опроса:

✅ 96% респондентов готовы рекомендовать портал;
✅ Средняя оценка сервисов на портале — 4,24 балла из 5.
✅ Самые высоко оцененные сервисы: Справочник сотрудников (4,58 баллов из 5) и КЭДО (4,32).

Вот что писали сотрудники в своих отзывах:

• Прекрасная идея, хороший продукт, когда реализуются все проекты, будет быстро, удобно, функционально.
• Мое мнение, что выполнено все на 100%.
• Хотелось бы знать больше новостей именно на том заводе, где непосредственно работаем. Как говорится, мелочи, а приятно быть в курсе всего, что происходит именно там, где я тружусь!
• Трудности были на начальном этапе. Преодолел с помощью специалистов. Всё пояснили, сейчас очень удобно работать.
• Абсолютно понятный интерфейс, хорошее время отзыва при запросе, комфортный дизайн.

Прочая информация о кейсе

ГК «Благо» — один из ведущих производителей растительных масел в России. Входит в число лидеров масложировой отрасли РФ. Продукция представлена во всех ведущих торговых сетях России и экспортируется в 29 стран.

ГК «Благо» в цифрах:

• 1,4 млн тонн масличных переработано на заводах
• Топ-3 крупнейших переработчиков подсолнечника в РФ
• №1 по экспорту бутилированного подсолнечного масла из РФ за 2022 г.
• 20+ стран приобрели продукцию компании

Скриншоты

Комментарий заказчика

Дарья Ш., менеджер проектов цифровой трансформации управления персоналом: «У нас была задача создать единую общую среду, которая будет способствовать развитию, адаптации и удобной работе сотрудников ГК «Благо». Идея была в том, чтобы каждый сотрудник — независимо от того, работает он в офисе или на заводе — мог быстро найти нужную информацию, заказать справку, узнать новости компании и т. д. Вместе с командой «Эм Си Арт» мы создали удобный многофункциональный портал, который стал незаменимым инструментом в ежедневной работе всех сотрудников. Отдельно отметим, что порталом приятно пользоваться благодаря дружелюбному и яркому дизайну в корпоративных цветах».

Илья К., руководитель направления внутренних коммуникаций и работы с вовлеченностью персонала: «Ключевая задача состояла не просто в том, чтобы создать единую информационную среду с доступными цифровыми сервисами, но и реализовать её в user-friendly интерфейсе — таком, чтобы каждому сотруднику было понятно и у него не возникало ситуации “я куда-то ткнул и всё исчезло”. Недавний внутренний опрос показал, что наши совместные усилия с командой “Эм Си Арт” не пропали даром — сотрудники всё активнее знакомятся с возможностями портала».