Внедрение автоматизированной системы отчетности по проектам с почасовой оплатой в digital-агентстве

Главное о кейсе

В агентстве с проектной B2B-разработкой и почасовой оплатой требовалась прозрачная система учета задач, времени, оплат и документов. Ручные процессы занимали много времени, отчеты формировались через сложные фильтры, а после оплаты данные терялись из выборки.

Мы разработали двухэтапную систему отчетности. Первая версия автоматизировала формирование отчетов, но выявила ограничения. Вторая версия — полноценная система учета на базе канбана и смарт-процессов CRM — превратила отчет в отдельную управляемую сущность.

Теперь выстроена сквозная цепочка: задачи → отчет → сделка → документы → оплата. Все данные хранятся централизованно, отчеты доступны в любой момент, а задачи автоматически помечаются как оплаченные.

Результат — снижение времени подготовки отчетов, прозрачность расчетов для клиентов и полный контроль финансовых показателей проектов. Система масштабируется по мере роста количества клиентов и используется в ежедневной работе агентства.

Как проект изменил жизнь пользователей

Менеджеры избавились от ручного сбора данных и проверки задач. Подготовка отчетов стала занимать значительно меньше времени и перестала зависеть от человеческого фактора.

Клиенты получили понятный формат отчетности с доступом к текущим и прошлым периодам. Это повысило доверие к агентству, снизило количество уточняющих вопросов и исключило ошибки в расчетах.

Бухгалтерия получила прозрачную связку отчетов, оплат и документов в одном месте, что упростило финансовый контроль и сопровождение сделок.

Бизнес-задача и ее решение

Бизнесу требовалась система, которая обеспечивает:
- прозрачный учет выполненных работ
- корректное выставление счетов по почасовой модели
- контроль оплаченных и неоплаченных задач
- хранение документов по проектам
- масштабируемость при росте числа клиентов

Решением стала разработка новой версии отчетности на базе CRM-смарт-процессов. Отчет стал отдельной сущностью, связанной с задачами, сделками и документами. Автоматическая обработка оплат исключила повторное попадание задач в отчеты и позволила выстроить полный финансовый цикл по проектам.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Ключевые особенности решения:
- двухэтапная разработка с анализом ограничений первой версии
- перенос логики на канбан и смарт-процессы CRM
- автоматическая связка задач, компаний и проектов
- интеллектуальная фильтрация задач по оплате и статусам
- исключение баг-задач из расчетов
- автоматическое обновление статусов после оплаты
- хранение электронных документов в карточке отчета
- генерация брендированных страниц отчетов для клиентов
Система обеспечивает сквозной контроль от выполненной задачи до поступления оплаты.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Главным инсайтом стало то, что проблема заключалась не в отсутствии отчетов, а в невозможности восстановить историю и контролировать оплату задач.

Первая версия показала, что отчеты на основе фильтров нестабильны: после изменения данных они перестают отражать реальную картину. Поэтому во второй версии отчет был выделен в самостоятельную сущность с фиксированным набором задач.

Также выяснилось, что клиентам важно видеть оплаченные периоды — это снижает тревожность и повышает доверие к подрядчику.

Скриншоты