CRM-система B2CAMP: управление детским лагерем

Главное о кейсе

Уменьшилось время на обработку звонков, сократилась потеря лидов, работа менеджеров стала скоординирована.

Бизнес-задача и ее решение

«Перевести 20-летний опыт работы с детьми в CRM, реализовав гибкий продукт, который будет понятен в работе менеджерам, вожатым и руководителям», — так можно сформулировать задачу, которая стояла перед нами на старте проекта.
Клиенты — это ядро бизнеса. В случае B2CAMP работа ведется с детьми и их родителями. В 7 лет ребенок уже в состоянии впервые отправиться в лагерь, а потом возвращаться до 7 раз в год на протяжении следующих 9 лет.
При таком формате взаимодействия приоритетная задача CRM — обеспечить долгосрочные отношения, когда родители приводят сюда детей вновь и вновь, зная, что о них помнят и их ждут.

Прочая информация о кейсе

Структура и модули CRM
Дети
Исчерпывающая информация о каждом ребенке — золотой актив для лагеря. История взаимодействия с родителями, другими детьми, данные о каждом забронированном сезоне — всё это хранится в CRM и помогает вожатым создать комфортные условия для отдыха, а менеджерам продаж — вовремя позвонить родителям и подобрать идеальное предложение для ребенка.
Задачи
«Тикеты» делают взаимодействие между менеджерами, вожатыми и руководством понятным. Пользователи видят, кто создал задачу, на кого она назначена, устанавливается приоритет и дедлайн.
API дает работать с задачами внешним приложениям. Так, автоматически создается задача по заявке с сайта.
Финансы и бухгалтерия
Договоры, счета, квитанции и акты хранятся в CRM и доступны в любой момент. Финансовые приходы и расходы фиксируются для простоты доступа и оценки текущей ситуации.
Dashboard
На главной странице отображается сводная информация: календарь и текущие задачи, встречи для менеджеров, активности продажников, текущая заполняемость сезонов.

Отчеты
Система позволяет делать отчеты по различным срезам: статистика по менеджерам, по путевкам, отчет о денежных поступлениях, статистика бронирования и покупок, сводные отчеты.

Личный кабинет для родителей
Мы реализовали онлайн-бронирование для родителей в личном кабинете. Менеджер, закрепленный за ребенком, получает задачу в «Тикеты» и оформляет договор, куда автоматически загружаются данные, предоставленные родителем в личном кабинете. Функционал заметно упрощает работу менеджеров.
Помимо оптимизации процесса работы, здесь реализована ещё одна фича — при бронировании места автоматически отображается готовность ребенка к выезду на каждую отдельную программу.

Дополнительные роли
В ходе работы над CRM реализованы роли пользователей: администратор, резидент, наставник, родитель. Каждый видит только необходимую информацию и функционал.
Коробочная версия
CRM вызвала неподдельный интерес у коллег по цеху. Первоначальная система модифицирована под «коробочную версию» и доступна к покупке на официальном сайте: www.b2camp.ru.

Скриншоты

Комментарий заказчика

В начале нулевых мы открыли частный детский лагерь «Синяя птица» — сейчас это лидер на рынке лагерей Новосибирска. Когда мы задумались над внедрением CRM и проанализировали рынок, то поняли, что для нашей сферы нет ни одного специализированного решения. Тогда мы решили создать свой продукт.

Учитывая, что наш бизнес — сезонный, каждый год приходят новые вожатые, CRM обеспечивает качество услуг. Информация о детях хранится в системе и новому человеку проще сориентироваться. С внедрением CRM уменьшилось время на обработку звонков, сократилась потеря лидов (все лиды видно, как на ладони), работа менеджеров стала скоординирована.

Уже в 2017 году нашими клиентами стали 63 лагеря. Мы видим как меняется лицо отрасли, как повышается качество предоставляемых услуг, как растет количество довольных детей и их родителей!